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In der dynamischen Welt des Event Marketings sind Key Performance Indicators (KPIs) unerlässlich, um den Erfolg und die Effizienz von Veranstaltungen zu messen. Durch die Kenntnis der Benchmarks können Event Manager ihre Strategien verfeinern, die Zielgruppenansprache verbessern und Ressourcen effizienter nutzen.
KPIs liefern wertvolle Einblicke in die Performance verschiedener Veranstaltungsaspekte und ermöglichen eine fundierte, datengestützte Entscheidungsfindung. Zwei Beispiele verdeutlichen die Bedeutung von KPIs:
Anmelderate: Mit Kenntnis der Anmelderate lässt sich die benötigte Größe der Zielgruppe kalkulieren, um die gewünschte Teilnehmerzahl zu erreichen. Erwartet man beispielsweise 200 Teilnehmende und liegt die Anmelderate bei 50 %, sollte die Zielgruppe mindestens 400 Personen umfassen.
No-Show-Rate: Die No-Show-Rate hilft bei der präzisen Ressourcenplanung, etwa im Catering-Bereich, und kann unnötige Ausgaben vermeiden. Bei einer No-Show-Rate von 20 % bedeutet dies, dass von 100 angemeldeten Personen nur 80 tatsächlich erscheinen.
Eine ausführliche Erklärung zu den essenziellen KPIs und deren Berechnung im Event Marketing findest du in unserem Blogpost "Event Marketing: Das sind die wichtigsten KPIs". Zu den zentralen Kennzahlen gehören:
Für die Ermittlung der Benchmarks werden Business-Events in drei Hauptkategorien unterteilt:
Interne Events: Diese richten sich ausschließlich an Mitarbeitende eines Unternehmens. Sie bilden eine eigene Kategorie, da die Qualität der Kontaktdaten hier in der Regel sehr hoch ist und solche Veranstaltungen oft verpflichtenden Charakter haben. Dadurch unterscheiden sie sich in der Planung und Durchführung deutlich von externen Events.
Kostenfreie Events: Bei kostenfreien Events fallen für die Teilnehmenden keine Gebühren an. Die Einladungen richten sich meist an eine klar definierte externe Zielgruppe, wie beispielsweise Kunden eines Unternehmens. Diese Events haben den Vorteil, dass sie eine niedrige Eintrittsbarriere aufweisen und somit häufig eine höhere Teilnahmebereitschaft erzeugen.
Kostenpflichtige Events: Diese unterscheiden sich grundlegend von den anderen Kategorien, da die Teilnehmenden für die Teilnahme bezahlen müssen. Dies erfordert eine gezielte und differenzierte Gestaltung sowohl des Inhalts als auch der Bewerbung, um den Mehrwert klar zu kommunizieren und die Zielgruppe zu überzeugen.
Die Öffnungsrate zeigt, wie viele Empfänger die Event-Einladungen tatsächlich öffnen. Die Benchmarks hierfür sind:
Eine gute Öffnungsrate hängt in erster Linie von der Qualität der Kontaktdaten und der Zustellbarkeit der Event-Einladungen ab. Es gibt verschiedene Maßnahmen, um eine hohe Öffnungsrate zu erzielen. Passende Tipps dazu findest du in unserem Blog zum Thema Tipps für eine hohe Zustell- und Öffnungsrate von Event-Einladungen.
Die Anmelderate zeigt, wie viele der erreichten Kontakte sich tatsächlich für das Event anmelden. Durchschnittliche Benchmarks sind:
Wie bereits erwähnt, haben interne Events einen verpflichtenden Charakter und eine hohe Qualität der Kontaktdaten. Kostenpflichtige Events bieten eine Kostenhürde und haben daher niedrigere Benchmarks bei der Anmelderate. Wie du die Anzahl der Event-Anmeldungen steigerst, erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Die Antwortrate umfasst alle Reaktionen auf eine Einladung, einschließlich Abmeldungen. Durchschnittliche Benchmarks sind:
Auch die Antwortrate bei internen Events ist aufgrund der genannten Gründe hoch. Bei kostenfreien Events lässt sich aus dem Vergleich der Anmelde- und Antwortrate schließen, dass sich etwa 5% der Kontakte aktiv abmelden. Bei kostenpflichtigen Events ist eine Abmeldung eher unüblich.
Die No-Show-Rate gibt an, wie viele angemeldete Gäste nicht erscheinen. Die Benchmarks hierfür sind:
Bezahlte Events haben tendenziell die niedrigste No-Show-Rate, da die Teilnehmenden sich durch den Ticketkauf stärker verpflichtet fühlen. Bei kostenfreien Events mit einer externen Zielgruppe ist die Verbindlichkeit meist geringer, was zu einer höheren No-Show-Rate führen kann. Warum dein Business-Event eine Teilnahmegebühr erheben kann, erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Die genannten Benchmarks basieren auf der Auswertung von Events, die über die Eventplattform Oniva durchgeführt wurden. Die Event Management Software Oniva bietet umfassende Möglichkeiten zur Verbesserung des Event Marketings durch fundierte Eventdaten.
In der Praxis sind KPIs nicht immer vollständig validierbar. Wenn ein Event beispielsweise über mehrere Kanäle beworben wird, kann die Anmelderate von den Benchmarks abweichen.
Das Verständnis und die Analyse von KPIs im Event Marketing sind entscheidend, um den Erfolg von Veranstaltungen zu maximieren. Die Kenntnis der Benchmarks ermöglicht es Eventmanagern, ihre Strategien zu verfeinern, die Zielgruppenansprache zu verbessern und Ressourcen effizienter zu nutzen. Verwende diese Benchmarks als Orientierungshilfe, um deine Event-Marketing-Aktivitäten zu optimieren und deine Ziele zu erreichen.
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