Was gehört alles zum Event-Budget?
Ein vollständiges Event-Budget deckt alle direkten und indirekten Kosten deines Events ab. Dazu gehören:
- Locationkosten: Miete, Reinigung, Strom
- Catering: Speisen, Getränke, Personal
- Personal: internes und externes Personal
- Technik & Infrastruktur: Licht, Ton, Bühne, Mobiliar
- Marketing & Kommunikation: Einladung, Werbung, Event Website
- Teilnehmermanagement-Software: Lizenz, Check-in, Badges, Betreuung
- Referierende & Künstler: Gagen für den Auftritt
- Reisekosten, Verpflegung & Unterkunft: für Referierende, VIPs und Mitarbeitende
- Dekoration & Branding
- Sicherheit & allfällige Gebühren, Versicherungen
- Unvorhergesehenes & Puffer
Wie der letzte Punkt zeigt, sollte ein realistisches Budget auch immer einen finanziellen Spielraum für Eventualitäten berücksichtigen. Ein Event-Budget fällt aufgrund von Unbekannten selten tiefer aus als ursprünglich geplant.
Welche Erfahrungswerte gibt es für die Kalkulierung des Event-Budgets?
Die Höhe des Event-Budgets hängt stark von der Art, der Grösse des Events und der Zielgruppe ab. Als grober Richtwert gilt:
- Interne Events: 100.- bis 250.- pro Person
- Kunden- oder Partnerevents: 200.- bis 500.- pro Person
- Grosse Konferenzen oder Messen: 500.- bis 1'500.- pro Person
Diese Werte variieren zusätzlich je nach Region, Location, Anzahl Teilnehmende und Cateringform.
Tipp für die initiale Kalkulation: Kehre die Kostenberechnung um, nach dem Nutzen des Events. Ein Event kann immer auch nach vorhandenem Budget gestaltet werden. Wenn zum Bespiel Erfahrungswerte im Marketing von CHF 250.- pro Neukunden über andere Kanäle gelten, kannst du diesen Wert für ein Event mit Neukundengewinnung als Ansatz nehmen.
Welche Budgetpositionen können unvorhergesehene Kosten verursachen?
Gerade folgende Kostenpositionen können sich zum Budget-Killer entwickeln:
- Technik: Steigende Kosten für zusätzliche Anforderungen von Künstlern, oder Referierenden
- Unbekannte No-Show-Rate: Eine hohe No-Show-Rate führt zu unnötig höheren Catering- und Personalkosten. Anderseits führt eine höhere Anzahl Teilnehmende als geplant zu zusätzlichen Kosten. Dies insbesondere wenn die Event-Anmeldung nicht mit einem Kontingent begrenzt ist.
- Wetterbedingte Änderungen: bei Outdoor-Events können wegen Planänderungen zu zusätzlichen Kosten führen.
- Überschreitung der Eventdauer: Viele Kostenpositionen richten sich nach der geplanten Eventdauer. Wird diese überschritten, können zusätzliche Kosten für Personal entstehen.
- Last-Minute-Buchungen: Kurzfristige Buchungen von Hotels, Transfers oder Material, welches per Express bestellt werden muss, können unerwartete Kosten verursachen.
Unser Tipp: Plane immer einen Puffer von 10–15% deines Event-Budgets für Unvorhergesehenes ein.
Event-Budget Hacks
Mit diesen 7 Ansätzen lassen sich Kosten bereits im Vorfeld der Eventplanung einsparen
1. Wähle dein Eventdatum strategisch
Die Mietpreise für Event-Locations schwanken stark – je nach Monat, Wochentag oder Nachfrage. Plane dein Event zu einem Zeitpunkt mit tieferer Nachfrage, um von besseren Konditionen zu profitieren.
2. Infrastruktur gemeinsam nutzen
Findet vor oder nach dir ein weiteres Event statt? Dann lohnt sich der Austausch mit anderen Veranstaltenden. Die Gemeinsame Nutzung von Mobiliar, Technik oder Aufbaukosten können wesentliche Einsparungen bringen.
3. Materialien mehrfach verwenden
Drucke zum Beispiel die Beschilderung neutral, setze auf modulare Deko und investiere in wieder verwendbare Branding-Elemente. So kannst du dieselben Materialien auch für zukünftige Events einsetzen.
4. Personal effizient planen
Statt durchgehend alle Rollen voll zu besetzen: Plane den Personalbedarf punktgenau – insbesondere in Aufbau-, Peak- und Abbauphasen. Wer zu gewissen Zeiten nicht benötigt wird, kann an anderen Stellen eingesetzt werden.
5. Flexibles Catering buchen
Ein Buffet mit flexibler Personenanzahl oder Foodtrucks auf Umsatzbasis sind meist günstiger als ein fixes Menü. Gerade bei unklarer Teilnehmendenzahl oder unbekannter No-Show-Rate zahlt sich das aus.
6. Setze eine Event-Software statt Agenturarbeit ein
Viele Aufgaben lassen sich heute einfach selbst erledigen – mit Eventmanagement-Tools wie Oniva. Von der Event Website über das Einladungsmanagement bis hin zum Check-in: Du behältst die Kontrolle, reduzierst externe Kosten und kannst vergangene Events als Vorlage nutzen, um Zeit zu sparen.
7. Eigene Mitarbeitende einbinden
Nutze das Potenzial deines Teams! Viele Mitarbeitende freuen sich über einen Tapetenwechsel und der Einsatz am Event stärkt gleichzeitig den Teamspirit. Das spart externe Personalkosten und sorgt für mehr Identifikation mit dem Event.
Fazit
Ein durchdachtes Event-Budget ist die Grundlage für die Kostenkontrolle. Mit einfachen Ansätzen können relevante Kosten bei Events eingespart werden. Wer frühzeitig plant, realistische Annahmen trifft und auf effiziente Eventmanagement Tools, sowie interne Ressourcen setzt, kann auch mit kleinerem Budget grosse Wirkung erzielen.