Que comprend le budget d’un événement ?
Un budget événementiel complet couvre tous les coûts directs et indirects. Parmi eux :
- Location : loyer, nettoyage, électricité
- Catering : nourriture, boissons, personnel
- Personnel : équipes internes et externes
- Technique & infrastructure : lumière, son, scène, mobilier
- Marketing & communication : invitations, publicité, site de l’événement
- Logiciel de gestion des invité·e·s : licence, check-in, badges, support
- Orateur-trice-s & artistes : cachets pour leur intervention
- Frais de déplacement, repas et hébergement : pour les orateur-trice-s, VIP et collaborateur·trice·s
- Décoration & branding
- Sécurité & éventuelles taxes, assurances
- Imprévus & marge de sécurité
Comme le montre ce dernier point, un budget réaliste devrait toujours inclure une marge financière pour les imprévus. Il est rare qu’un budget événementiel final soit inférieur aux prévisions initiales à cause de variables inconnues.
Quelles sont les estimations usuelles pour calculer un budget événementiel ?
Le montant dépend fortement du type d’événement, de sa taille et du public cible. Voici quelques repères :
- Événements internes : CHF 100 à 250 par personne
- Événements clients ou partenaires : CHF 200 à 500 par personne
- Grandes conférences ou salons : CHF 500 à 1 500 par personne
Ces chiffres varient également selon la région, le lieu, le nombre de participant·e·s et le type de catering choisi.
Astuce pour le calcul initial : Base-toi sur la valeur que représente l’événement. Par exemple, si le coût d’acquisition moyen d’un·e nouveau·elle client·e via d’autres canaux est de CHF 250, tu peux utiliser cette base pour fixer le budget d’un événement ciblant de nouveaux·elles client·e·s.
Quelles lignes budgétaires peuvent faire exploser les coûts ?
Certaines dépenses ont un fort potentiel de dérive :
- Technique : des demandes de dernière minute de la part des artistes ou orateur-trice-s peuvent faire grimper les coûts.
- Taux de no-show inconnu : un taux élevé de no-show augmente inutilement les frais de catering et de personnel. À l’inverse, plus de participant·e·s que prévu peut entraîner des coûts imprévus – surtout si l’inscription n’est pas limitée par des capacités.
- Météo : pour les événements en extérieur, des changements de plan dus au mauvais temps peuvent générer des coûts additionnels.
- Dépassement de la durée prévue : certaines dépenses sont liées à la durée. Une prolongation implique souvent des frais supplémentaires.
- Réservations de dernière minute : hôtels, transferts ou matériel commandés en express coûtent souvent plus cher.
Notre conseil : prévois toujours une marge de 10 à 15 % de ton budget pour les imprévus.
Les hacks budgétaires pour les événements
Ces 7 approches permettent d'économiser des coûts en amont de la planification d'un événement.
1. Choisis une date stratégique
Les tarifs de location varient selon la saison, le jour de la semaine et la demande. Planifie ton événement lors de périodes creuses pour bénéficier de meilleurs tarifs.
2. Mutualise l’infrastructure
Un autre événement a lieu juste avant ou après le tien ? Échange avec l’autre organisateur·trice ! En partageant mobilier, technique ou coûts de montage, tu peux réaliser des économies considérables.
3. Réutilise les matériaux
Imprime des panneaux de signalisation neutres, opte pour une déco modulaire et investis dans des éléments de branding réutilisables. Tu pourras ainsi les réutiliser pour de futurs événements.
4. Planifie le personnel intelligemment
Inutile de couvrir tous les rôles en continu : dimensionne les besoins selon les phases clés (montage, pics d’activité, démontage). Le personnel non requis à certains moments peut être affecté à d’autres tâches.
5. Opte pour un catering flexible
Un buffet à nombre variable de personnes ou des foodtrucks rémunérés à la consommation sont souvent plus avantageux qu’un menu fixe – surtout si tu ne connais pas le nombre exact de participant·e·s ou le taux de no-show.
6. Utilise un logiciel événementiel au lieu d’une agence
Avec des outils comme Oniva, tu peux facilement tout gérer toi-même : site de l’événement, invitations, check-in… Tu gardes la main sur l’organisation, tu réduis les frais externes et tu peux réutiliser les événements passés comme modèles.
7. Implique ton équipe
Ton équipe a du potentiel ! Beaucoup de collaborateur·trice·s aiment changer de routine – et leur implication dans l’événement renforce l’esprit d’équipe. Tu économises ainsi sur les frais de personnel externe et renforces l’adhésion autour de ton projet.
Conclusion
Un budget événementiel bien pensé est la base du contrôle des coûts. Avec quelques astuces simples, tu peux déjà réaliser des économies importantes. En planifiant tôt, en te basant sur des hypothèses réalistes et en misant sur des outils efficaces et les ressources internes, tu peux créer un événement à fort impact même avec un budget modeste.