Was ist Teilnehmermanagement?
Teilnehmermanagement umfasst alle Aktivitäten, die mit der Verwaltung von Teilnehmenden an einer Veranstaltung zusammenhängen. Dazu gehören die Anmeldung, die Verwaltung von Daten, die Kommunikation vor und nach dem Event, sowie die Auswertung und Nachverfolgung der Teilnehmenden. Beim Teilnehmermanagement geht es darum sicherzustellen, dass jede Person eine reibungsloses und einzigartiges Event-Erlebnis hat und die notwendigen Informationen rechtzeitig erhält.
Warum ist das Teilnehmermanagement für Events zentral?
Ein effizientes Teilnehmermanagement ist der Schlüssel, um Events reibungslos ablaufen zu lassen. Es stellt sicher, dass Teilnehmende korrekt erfasst werden, die Kommunikation personalisiert erfolgt und der Veranstalter jederzeit den Überblick behält. Eine schlecht organisierte Verwaltung von Teilnehmenden führt zu Missverständnissen, Verwirrung und im schlimmsten Fall zu einem enttäuschten Publikum. Daher ist ein gut durchdachtes und automatisiertes Teilnehmermanagement unerlässlich für den Erfolg jedes Events.
Welche Phasen und Aufgaben gibt es im Teilnehmermanagement?
Das Teilnehmermanagement umfasst mehrere Phasen:
- Save-the-date: Bei wichtigen Events, wird Teilnehmenden möglichst frühzeitig ein Save-the-date verschickt, damit das Eventdatum im Kalender vorgemerkt werden kann.
- Einladung: Die Teilnehmenden werden für die Veranstaltung eingeladen und aufgefordert, sich anzumelden.
- Event-Anmeldung: Die Teilnehmenden müssen sich für die Veranstaltung registrieren, was entweder mit oder ohne Bezahlung erfolgen kann.
- Anmeldebestätigung: Nach der Anmeldung erhalten Teilnehmende eine Bestätigung für die Event-Anmeldung.
- Event-Kommunikation: Wichtige Informationen zum Event müssen regelmässig geteilt werden.
- Check-in und Onsite-Management: Am Event-Tag müssen die Teilnehmenden schnell und einfach eingecheckt werden. Vor Ort müssen Teilnehmende sich zurecht finden können und über das Eventprogramm auf dem Laufenden gehalten werden.
- Nachverfolgung: Nach dem Event erfolgt oft eine Umfrage zur Zufriedenheit oder eine Follow-up-Kommunikation, um Teilnehmende auch für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen.
- Nachbearbeitung: Abschliessend erfolgt eine Auswertung der verschiedenen Event-Kennzahlen und je nach IT-Infrastruktur eine Rückführung der Event-Daten ins eigene CRM.
Welche Herausforderungen existieren im Teilnehmermanagement?
In einer perfekten Welt erledigst du dein Teilnehmermanagement mit wenigen Klicks und sorgst damit im Handumdrehen für eine ausgebuchte Veranstaltung. Die Realität sieht jedoch oftmals komplexer aus. Verschiedene Zielgruppen und individuelle Anmelde-Optionen können rasch zu hoher Komplexität führen. Die grössten Herausforderungen im Teilnehmermanagement sind:
- Mangelnde Qualität der Gästedaten
- Fehlende Übersicht wegen dem Einsatz verschiedenster Systeme
- Unklare oder inkonsistente Gästekommunikation
- Manuelle Prozesse, die viel Zeit und Ressourcen kosten
- Fehlende Planbarkeit aufgrund von fehlenden Event-Daten
- Automatisierung von komplexen Anmeldeoptionen
- Aufwändiges und zeitintensives Check-in
- Abwicklung von Events gegen Bezahlung
- Keine Analyse- oder Auswertungsmöglichkeiten aufgrund von fehlenden Eventdaten
Diese Herausforderungen können bei Event-Verantwortlichen zu hohem Aufwand und Frustrationen führen. Nicht zuletzt leidet schlimmstenfalls auch das eigentliche Event-Erlebnis deiner Gäste darunter. Das muss jedoch nicht sein. Wir haben dir 15 verschiedene Tipps zusammen gestellt, wie du dein Teilnehmermanagement verbessern kannst.
Mit diesen 15 Tipps kannst du dein Teilnehmermanagement vereinfachen und automatisieren!
Durch Automatisierung des Teilnehmermanagements können eine Vielzahl von Aufgaben optimiert werden. Diese 15 Tipps helfen dir dabei, deine Event-Prozesse zu automatisieren:
- Sorge für eine gute Datenqualität deiner Kontaktlisten. Doubletten oder fehlerhafte Daten führen automatisch zu Mehraufwand oder tieferen Anmelderaten.
- Setze auf personalisierte Event-Einladungen, um eine höhere Öffnungs- und Anmelderate zu erhalten. Damit reduzierst du Nachfassaktionen auf ein Minium.
- Automatisiere die Event-Anmeldungen und biete eine benutzerfreundliche Event-Registrierung, bei der Teilnehmende sich mit wenigen Klicks selbstständig anmelden können. Die Auswahl von verschiedenen Sessions oder zusätzlichen Abfragen soll so einfach wie möglich gehalten werden.
- Führe alle relevanten Informationen zur Veranstaltung, der Event Location der Anreise und dem Programm übersichtlich auf der Event Website auf, damit möglichst wenig Rückfragen generiert werden. Prüfe bei umfassenden Events die Integration eines FAQs.
- Biete die Möglichkeit für selbstständige Event-Abmeldungen, damit sich deine Teilnehmenden bei Verhinderung unkompliziert und ohne dein Zutun abmelden können.
- Nutze automatische Bestätigungsemails, um Teilnehmende nach der Anmeldung automatisch eine Bestätigung und eine personalisierte E-Mail mit allen relevanten Event-Informationen zukommen zu lassen.
- Automatisiere deine Event-Kommunikation - E-Mails oder SMS an Teilnehmende können vollständig automatisiert und terminiert werden, etwa für Erinnerungen oder letzte Event-Informationen.
- Nutze integrierte Zahlungsabwicklungen - online Zahlungen können durch direkte Integration in die Event-Anmeldung nahtlos abgewickelt werden. Erspare dir dadurch aufwändige Rechnungserstellungs- und Mahnprozesse beim Verkauf von Event-Tickets.
- Führe einen individuellen Status pro Teilnehmenden, damit du mit deiner automatisierten Kommunikation die richtige Zielgruppe erreichst.
- Setze auf digitale E-Tickets, die nach der Event-Anmeldung den Teilnehmenden automatisch zugestellt werden. Sende vor dem Event erneut die E-Tickets zu, damit alle deine Gäste ihr Ticket beim Einlass sofort zur Hand haben.
- Setze auf eine automatische Check-in-Lösung - mit QR-Codes können Teilnehmende beim Event Check-in schnell und ohne lange Wartezeiten vor Ort eingecheckt werden.
- Automatisches Dankesmail, Feedback und Follow-up – sende nach dem Event Umfragen oder Dankensmail automatisch an alle eingecheckten Teilnehmenden, um damit wertvolles Feedback zu sammeln oder die Beziehung zu den Teilnehmenden zu pflegen.
- Nutze Analysefunktionen, um detaillierte Analysen der Teilnehmendendaten zu erstellen, die dir helfen, die Eventplanung zu optimieren und zukünftige Veranstaltungen weiter zu optimieren.
- Dupliziere vergangene Events, die bisher für deine Event-Prozesse gut funktioniert haben und die gewünschten Anmelde- und Teilnahmeraten gebracht haben.
- Nutze eine professionelle Event Software, die sämtliche Prozesse integriert und automatisiert abwickeln kann. Der Einsatz von verschiedenen Lösungen führt automatisch zu Mehraufwand und erhöht die Fehlerquote.
Welche Unterstützung bietet eine Event Software wie Oniva, um das Teilnehmermanagement zu automatisieren?
Eine Event Software wie Oniva bietet zahlreiche Funktionen, die das Teilnehmermanagement erheblich erleichtern. Neben verschiedenster Automatisierungen der Event-Prozesse wie die Event-Kommunikation, Event-Anmeldung oder Event Check-in bietet Oniva für das Teilnehmermanagement zusätzlich:
- Zentrale und sichere Verwaltung deiner Gästedaten: Alle Informationen zu deinen Gästen sind an einem zentralen Ort gespeichert und dank der sicheren, cloudbasierten Lösung jederzeit von überall verfügbar. Dabei bleiben deine Daten DSGVO und DSG konform auf Schweizer Rechenzentren gespeichert.
- Echtzeit-Reporting: Oniva bietet Echtzeit-Daten zu sämtlichen Statistiken wie Anzahl Event-Anmeldungen, eingetroffene Gäste, No-Show-Rate und vielem mehr, was eine schnelle und zuverlässige Entscheidungsfindung für eine erfolgreiche Event-Durchführung ermöglicht.
- Einfache Bedienung: Oniva ist benutzerfreundlich und ermöglicht dir daher durch wenige Klicks Events in kurzer Zeit live zu schalten. Dank verschiedenen Grundkonfigurationen profitierst du bei wiederkehrenden Events von erheblichen Zeitersparnissen.
- Grenzenlose Skalierbarkeit: Oniva ist ideal für Veranstaltungen jeder Grösse – von kleinen Meetings bis hin zu grossen Konferenzen. Dank den flexiblen Registrationslogiken lässt sich Oniva für das Teilnehmermanagement unterschiedlichster Events einsetzen.
Fazit
Die Automatisierung im Teilnehmermanagement ist der Schlüssel zu mehr Effizienz und weniger Stress bei der Planung und Durchführung von Events. Mit der richtigen Event Software, wie Oniva kannst du viele manuelle Prozesse optimieren und wertvolle Zeit sparen. Von der Event-Einladung über die Event-Anmeldung bis hin zum Check-in – die Automatisierungen machen das Teilnehmermanagement nicht nur schneller, sondern auch effektiver. Nutze diese Technologien, um dein Eventerlebnis für alle Beteiligten zu verbessern und dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
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