Hybride Events - was Event Manager dabei beachten sollten

Vorteile von hybriden Events

• Die virtuelle Durchführung erhöht die Reichweite des Events und erlaubt Teilnehmenden ohne Reiseaufwand teilzunehmen
• Aufgezeichnete Inhalte können sowohl den virtuell wie auch den physisch Teilnehmenden live oder On-demand zur Verfügung gestellt werden (auch gegen Bezahlung)
• Die oftmals hohen Kosten für die Durchführung vor Ort können aufgrund der eingeschränkten Teilnehmerzahl reduziert werden
• Die Teilnahme vor Ort erhält durch die eingeschränkte Verfügbarkeit einen höheren, exklusiven Stellenwert
• Die standortunabhängige Teilnahme ist auch für Referenten möglich

Eine hybride Durchführung hat somit zum Ziel, die Vorteile aus der virtuellen und physischen Welt geschickt miteinander zu kombinieren, um das volle Potential eines Events auszuschöpfen. Gleichzeitig stellen die Besonderheiten von hybriden Events Event Manager jedoch vor neue Herausforderungen.

‍

Wie konzipiere ich den Inhalt für einen hybriden Event, damit dieser das Publikum sowohl virtuell als auch physisch überzeugt?

Je nach Ziel des Events sind verschiedene Ansätze denkbar. Dauert der formelle Teil eines physischen Events länger als 90 Minuten sollte bedacht werden, dass diese Dauer für die virtuelle Teilnahme in der Regel zu lang ist. In einem solchen Fall empfiehlt es sich für die virtuelle Teilnahme einen verkürzten Teil live zu übertragen und ausgewählte Inhalte im Nachgang zur Verfügung zu stellen. Beide Teilnehmergruppen sollten außerdem während des Live Events aktiv mit einbezogen werden.

‍

Wie gestalte ich für Besucher vor Ort und virtuelle Teilnehmende individuelle User-Journeys?

Von der Event-Einladung über die Event-Anmeldung bis zum Zutritt zum Event-Zutritt und er Nachkommunikation gilt es für beide Teilnehmendengruppen individuelle User-Journeys zu gestalten. Die User-Journeys richten sich optimalerweise nach den übergeordneten Event-Zielen und werden dann auf die individuellen Bedürfnisse der unterschiedlichen Teilnahmeformen ausgerichtet. Während zum Beispiel für den Besucher vor Ort ein reibungsloser Einlass ohne Wartezeiten wichtig ist, so ist für virtuelle Teilnehmende ein unkomplizierter Online Zugang wünschenswert.

‍

Wie behalte ich als Event Manager den Überblick, wer physisch und wer virtuell teilnimmt?

Um alle Registrationen im Blick zu behalten wird eine Lösung benötigt, die:

• eine Kontingentierung erlaubt
• verschiedene Teilnahmeoptionen zulässt
• die Bildung von Ziel- und Berechtigungsgruppen ermöglicht
• ein physisches und virtuelles Check-in abdeckt

Von Vorteil ist zudem, wenn der hybride Event innerhalb einem einzigen Eventtool abgewickelt werden kann, damit für die Benutzerführung von der Event-Anmeldung bis zur Teilnahme keine Unterbrüche und Verwirrungen entstehen.

‍

Welche Plattform oder Technologie setze ich für die virtuelle Event-Durchführung ein?

Welche Ziele du mit dem Event erreichen möchtest ist davon abhängig, ob der virtuelle Teil als Video Konferenz mit gegenseitigen Kommunikationsmöglichkeiten oder als Live Webcast durchgeführt werden soll.

Die erwähnten Vorteile sprechen dafür, dass hybride Event-Formate bei Events mit hoher Nachfrage ein fester Bestandteil in der Planung jedes Event Managers haben sollten. Die Emotionalität einer Live Durchführung mit virtueller Reichweite zu kombinieren bietet eine höchst spannende Ausgangslage zur Erreichung der Event-Ziele. Die damit verbundene, höhere Komplexität sollte jedoch nicht unterschätzt und idealerweise mit einer geeigneten Event-Softwarelösung wie Oniva abgedeckt werden.