Des informations utiles pour les responsables d'événements.
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Un événement hybride combine une réalisation virtuelle et physique. Lors de ces événements, certain·e·s participant·e·s assistent en personne à l'événement à un lieu spécifique, tandis que d'autres se connectent virtuellement au même événement. La raison de choisir ce type d'événement est généralement une contrainte de capacité pour la réalisation physique et une demande supérieure au nombre de places disponibles sur place.
Un événement hybride vise ainsi à combiner habilement les avantages du monde virtuel et physique pour exploiter tout le potentiel de l'événement. Cependant, les particularités des événements hybrides présentent de nouveaux défis pour les responsables d'événements.
Selon l'objectif de l'événement, différentes approches sont possibles. Si la partie formelle d'un événement physique dure plus de 90 minutes, il faut considérer que cette durée est généralement trop longue pour la participation virtuelle. Dans ce cas, il est recommandé de diffuser en direct une partie raccourcie pour les participant·e·s virtuels et de mettre à disposition des contenus sélectionnés par la suite. Les deux groupes de participant·e·s doivent également être activement impliqué·e·s pendant l'événement en direct.
De l'invitation à l'inscription jusqu'à l'accès à l'événement et la communication post-événement, il est essentiel de concevoir des parcours utilisateur·trice distincts pour les deux groupes de participant·e·s. Les parcours utilisateur·trice doivent idéalement suivre les objectifs globaux de l'événement et être adaptés aux besoins spécifiques des différentes formes de participation. Par exemple, pour les visiteur·teuse·s sur place, un accès fluide sans temps d'attente est crucial, tandis que pour les participant·e·s virtuels, un accès en ligne sans complication est souhaitable.
Pour garder une vue d'ensemble de toutes les inscriptions, il est nécessaire d'utiliser une solution qui :
Il est également avantageux si l'événement hybride peut être géré au sein d'une seule solution, afin d'éviter les interruptions et les confusions dans le parcours utilisateur, de l'inscription à la participation.
Les objectifs que tu souhaites atteindre avec l'événement détermineront si la partie virtuelle doit être réalisée sous forme de visioconférence avec possibilités de communication mutuelle ou de webcast en direct.
Les avantages mentionnés montrent que les formats d'événements hybrides devraient être un élément fixe dans la planification de tout·e responsable d'événements pour des événements à forte demande. Combiner l'émotion d'une réalisation en direct avec la portée virtuelle offre une opportunité très stimulante pour atteindre les objectifs de l'événement. La complexité accrue qui en découle ne doit cependant pas être sous-estimée et devrait idéalement être couverte par une solution logicielle adaptée, telle qu'Oniva.
En savoir plus sur les événements hybrides et virtuels avec Oniva.
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