Hilfreiche Informationen für Event Verantwortliche.
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Dein Event steht kurz bevor und die Spannung steigt. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt für dich als Event Manager, deine Teilnehmenden mit den letzten Informationen zu versorgen. In diesem Beitrag erfährst du, welche Informationen unverzichtbar sind und wie du diese optimal kommunizierst.
Die letzten Event-Informationen sind entscheidende Details, die Event Manager kurz vor dem Event an die Teilnehmenden kommuniziert werden. Oft werden sie auch als "Reminder-E-Mail" bezeichnet, da sie als Erinnerung und Zusammenfassung dienen.
Nach Wochen oder Monaten seit der Event-Anmeldung ist eine erneute Kommunikation unerlässlich. Die letzten Event-Informationen dienen dazu, die Teilnehmenden noch einmal an das bevorstehende Ereignis zu erinnern, Änderungen mitzuteilen und sicherzustellen, dass alle deine Gäste gut informiert sind.
Der beste Zeitpunkt für den Versand von letzten Event-Informationen hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art des Events und der Zielgruppe. Idealerweise sollten die Informationen kurzfristig rund 2-3 Tage vor dem Event verschickt werden, um allfällige kurzfristige Änderungen berücksichtigen zu können.
Digitale Kanäle wie E-Mail, SMS oder soziale Medien eignen sich am besten für die kurzfristige Kommunikation. Die Wahl des Kanals sollte auf denjenigen fallen, der bereits für die Event-Einladung genutzt wurde, um eine zuverlässige Erreichbarkeit sicherzustellen. Die Nutzung mehrerer Kanäle kann die Reichweite erhöhen.
Eine E-Mail mit letzten Event-Informationen sollte klar und prägnant sein. Welche Punkte relevant sind, ist für jeden Event individuell zu bestimmen. Folgende Punkte können in den letzten Event-Informationen enthalten sein:
Hebe wichtigsten Informationen deutlich hervor, um sicherzustellen, dass sie von den Teilnehmenden wahrgenommen werden.
Die Kommunikation vor dem Event kann auch dazu beitragen, die No-Show-Rate zu reduzieren und damit das Event Marketing zu verbessern. Weitere Tipps dazu findest du in unserem Blogbeitrag zum Thema Reduktion der No-Show-Rate.
Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Durchführung deines Events und hoffen, dass dir als Event Manager diese Tipps dabei helfen reibungslose Events durchzuführen.
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