Des informations utiles pour les responsables d'événements.
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Ton événement approche à grands pas et l'excitation monte. C'est le moment idéal pour toi, en tant que gestionnaire d'événements, de fournir aux participant·e·s les dernières informations. Dans cet article, tu découvriras quelles informations sont incontournables et comment les communiquer de manière optimale.
Les dernières informations sur l'événement sont des détails cruciaux que les gestionnaires d'événements communiquent aux participant·e·s juste avant l'événement. Elles sont souvent appelées « e-mail de rappel », car elles servent de rappel et de résumé.
Après des semaines ou des mois depuis l'inscription à l'événement, une nouvelle communication est essentielle. Les dernières informations sur l'événement ont pour but de rappeler aux participant·e·s l'événement imminent, d'annoncer les éventuels changements et de s'assurer que toutes tes invité·e·s sont bien informé·e·s.
Le meilleur moment pour envoyer les dernières informations sur l'événement dépend de divers facteurs, y compris le type d'événement et la cible. Idéalement, les informations devraient être envoyées 2 à 3 jours avant l'événement, afin de pouvoir prendre en compte d'éventuels changements de dernière minute.
Les canaux numériques tels que les e-mails, les SMS ou les réseaux sociaux sont les mieux adaptés pour une communication de dernière minute. Le canal choisi devrait être celui qui a déjà été utilisé pour l'invitation à l'événement, afin de garantir une accessibilité fiable. Utiliser plusieurs canaux peut augmenter la portée.
Un e-mail avec les dernières informations sur l'événement doit être clair et concis. Les points pertinents peuvent varier d'un événement à l'autre. Voici quelques éléments à inclure dans les dernières informations sur l'événement :
Mets en évidence les informations les plus importantes pour t'assurer qu'elles sont bien remarquées par les participant·e·s.
La communication avant l'événement peut également contribuer à réduire le taux de No-Show et améliorer ainsi le marketing de l'événement. Tu trouveras d'autres conseils à ce sujet dans notre article de blog sur la réduction du taux de No-Show.
Nous te souhaitons beaucoup de succès pour la réalisation de ton événement et espérons que ces conseils t'aideront à organiser un événement sans accroc.
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