Hilfreiche Informationen für Event Verantwortliche.
Entdecke spannende Artikel rund um die Umsetzung von unvergesslichen Events.
Event-Marketing ist für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Marketing-Mix. Laut einem Artikel in der Harvard Business Review geben 54% der Unternehmen im B2B-Umfeld an, dass sie aus Veranstaltungen einen höheren ROI ziehen als aus anderen Formen des Marketings.
Bestehende Lösungen innerhalb eines Unternehmens erfüllen jedoch oftmals nicht die Anforderungen an ein professionelles Event-Marketing. Im Zuge der Automatisierung von Geschäftsprozessen durch digitale Lösungen wird daher vermehrt der Einsatz einer professionellen Event Management Software geprüft. Aus diesem Grund haben wir ein Template entwickelt, das Unternehmen bei der Suche nach einer geeigneten Event Management Plattform unterstützen soll.
Bevor du mit der Suche nach einer Lösung beginnst, solltest du die folgenden Kernfragen beantworten:
Die Erarbeitung der Antworten erfordert einen initialen Zeitaufwand, hilft aber einerseits bei der Auswahl der richtigen Lösung und anderseits bei der potenziellen Skalierung der Lösung innerhalb einer gesamten Organisation.
Generell kann der Anforderungskatalog in die nachfolgende Struktur aufgeteilt werden.
Einleitend sollten die Messkriterien der Anforderungen definiert werden. Es eignet sich eine Klassifizierung der Anforderungen nach "Muss, Soll, Kann" sowie eine Skala des Erfüllungsgrades nach "0 nicht erfüllt bis 3 vollständig erfüllt".
Die erarbeiteten Antworten aus den oben erwähnten Fragestellungen werden im Abschnitt Ausgangslage und Zielsetzung transparent für den Anbieter aufgeführt.
Eine transparente Anbieterinformation hilft den Anbieter nach objektiven Kriterien zu vergleichen. Dieser Punkt wird oftmals durch interne Regulatorien in Bezug auf Mindestgröße oder Nachhaltigkeitskriterien ergänzt.
Die funktionalen Anforderungen an eine Event Management Software sind von Organisation zu Organisation verschieden. Sofern noch keine Event Management Software im Einsatz ist, können die funktionalen Anforderungen zur Herausforderung werden. Kontaktiere uns für ein Template mit den wichtigsten, grundlegenden Funktionalitäten.
In den nicht funktionalen Anforderungen werden Punkte wie Verfügbarkeit, Datenschutz oder Support Service definiert. Vergisst nicht, dass im stressigen Event-Moment dein Anbieter in angemessener Zeit erreichbar sein sollte.
Ist der Anforderungskatalog definiert, gilt es geeignete Anbieter zu finden und ein Zeitfenster für die Beantwortung der Anforderungen festzulegen. Für die finale Auswahl sollten maximal 2-4 Eventtool-Anbieter selektiert werden. Die folgenden Tipps sollen dir dabei helfen, den richtigen Event Management Software-Anbieter für deine Organisation zu finden.
Fordere einen Testzugang an und teste die Event-Lösung in einer Demo- oder Testumgebung auf die Möglichkeiten für deine Anwendungsfälle und Benutzerfreundlichkeit. Vielleicht kannst du es einrichten, ein kleineres, internes Business Meeting über die Event Plattform abzuwickeln, um ein erstes Gefühl für die Lösung zu bekommen.
Bilde ein reales Anwendungsszenario eines Beispielevents ab und prüfe die Lösung auf die definierten Kriterien.
Es gibt immer wieder Softwareprojekte, die aufgrund der Größe und Komplexität scheitern. Vor der eigentlichen Integration ins Gesamtsystem eines Unternehmens, empfehlen wir ein schrittweises Vorgehen, indem die Event Plattform zum Beispiel für ein einmaliges Event zum Einsatz kommt.
Erfahre mehr über die Möglichkeiten der Event Plattform von Oniva für deine Organisation.
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