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Le marketing événementiel est un élément clé du mix marketing pour de nombreuses entreprises. Selon un article de la Harvard Business Review, 54% des entreprises en B2B affirment obtenir un ROI plus élevé grâce aux événements qu'avec d'autres formes de marketing.
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Les solutions existantes au sein d'une entreprise ne répondent souvent pas aux exigences d'un marketing événementiel professionnel. Avec l'automatisation des processus commerciaux via des solutions numériques, l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements professionnel est de plus en plus envisagée. C'est pourquoi nous avons développé un modèle pour aider les entreprises à trouver un logiciel de gestion d'événements adapté.
Avant de commencer à chercher une solution, tu devrais répondre aux questions essentielles suivantes :
Répondre à ces questions demande un effort initial, mais cela aide à la fois à choisir la bonne plateforme et à potentiellement étendre la solution à toute l'organisation.
En général, le cahier des charges peut être structuré comme suit :
Il est recommandé de définir les critères de mesure des exigences en les classant en "Obligatoire, Souhaitable, Optionnel" et en utilisant une échelle de satisfaction de "0 non satisfait à 3 entièrement satisfait".
Les réponses élaborées aux questions mentionnées ci-dessus doivent être clairement présentées dans la section Situation de départ et Objectifs pour le fournisseur.
Des informations transparentes sur le fournisseur aident à le comparer selon des critères objectifs. Ce point est souvent complété par des régulations internes en matière de taille minimale ou de critères de durabilité.
Les exigences fonctionnelles d'un logiciel de gestion d'événements varient d'une organisation à l'autre. Si aucun logiciel de gestion d'événements n'est encore utilisé, définir les exigences fonctionnelles peut être un défi. Contacte-nous pour obtenir un modèle des fonctionnalités de base essentielles.
Les exigences non fonctionnelles comprennent des points tels que la disponibilité, la protection des données ou le service de support. N'oublie pas que ton fournisseur doit être joignable dans un délai raisonnable lors de moments de stress liés à l'événement.
Une fois le cahier des charges défini, il est temps de trouver les fournisseurs appropriés et de fixer une échéance pour répondre aux exigences. Pour la sélection finale, il est recommandé de choisir entre 2 et 4 fournisseurs de plateformes événementielles. Les conseils suivants peuvent t'aider à trouver le bon fournisseur pour ton organisation.
Demande un accès de test et essaie la plateforme dans un environnement de démonstration ou de test pour vérifier ses possibilités et son ergonomie pour tes cas d'utilisation. Peut-être peux-tu organiser une réunion interne via la solution événementielle pour te faire une première idée.
Modélise un scénario d'utilisation réel avec un exemple d'événement et évalue la plateforme selon les critères définis.
Il existe des projets logiciels qui échouent en raison de leur taille et de leur complexité. Avant l'intégration complète dans le système global de l'entreprise, il est recommandé de procéder par étapes, par exemple en utilisant la plateforme pour un événement ponctuel.
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