Les solutions existantes au sein d'une entreprise ne répondent souvent pas aux exigences d'un marketing événementiel professionnel. Avec l'automatisation des processus commerciaux via des solutions numériques, l'utilisation d'un logiciel de gestion d'événements professionnel est de plus en plus envisagée. C'est pourquoi nous avons développé un modèle pour aider les entreprises à trouver un logiciel de gestion d'événements adapté.
Les questions centrales au début
Avant de commencer à chercher une solution, tu devrais répondre aux questions essentielles suivantes :
- Quelles sont les activités de l'entreprise en matière de marketing événementiel ?
- Quels types d'événements doivent être professionnalisés ?
- Quels sont les problèmes et défis auxquels les event manager·trice·s sont confronté·e·s aujourd'hui ?
- Quels sont les objectifs principaux de l'acquisition d'un logiciel de gestion d'événements ?
- La solution doit-elle couvrir uniquement les événements externes, ou les événements internes peuvent-ils aussi bénéficier de la centralisation et de l'économie de temps ?
- Quel est le volume en termes de nombre d'événements et de participants ?
- Qui seront les principaux utilisateurs·trices du système ?
- À quoi ressemble le processus événementiel typique aujourd'hui du point de vue des event manager·trice·s et des participant·e·s ?
- Quels systèmes existants doivent être intégrés à la solution ?
- Quelles sont les exigences internes générales en matière de solutions logicielles ?
Répondre à ces questions demande un effort initial, mais cela aide à la fois à choisir la bonne solution et à potentiellement étendre la solution à toute l'organisation.
Les contenus clés de l'évaluation du logiciel
En général, le cahier des charges peut être structuré comme suit :
Définition des critères d'exigence
Il est recommandé de définir les critères de mesure des exigences en les classant en "Obligatoire, Souhaitable, Optionnel" et en utilisant une échelle de satisfaction de "0 non satisfait à 3 entièrement satisfait".
Situation de départ & objectifs
Les réponses élaborées aux questions mentionnées ci-dessus doivent être clairement présentées dans la section Situation de départ et Objectifs pour le fournisseur.
Informations générales sur le fournisseur
Des informations transparentes sur le fournisseur aident à le comparer selon des critères objectifs. Ce point est souvent complété par des régulations internes en matière de taille minimale ou de critères de durabilité.
Exigences fonctionnelles
Les exigences fonctionnelles d'un logiciel de gestion d'événements varient d'une organisation à l'autre. Si aucun logiciel de gestion d'événements n'est encore utilisé, définir les exigences fonctionnelles peut être un défi. Contacte-nous pour obtenir un modèle des fonctionnalités de base essentielles.
Exigences non fonctionnelles
Les exigences non fonctionnelles comprennent des points tels que la disponibilité, la protection des données ou le service de support. N'oublie pas que ton fournisseur doit être joignable dans un délai raisonnable lors de moments de stress liés à l'événement.
Conseils pour choisir les fournisseurs
Une fois le cahier des charges défini, il est temps de trouver les fournisseurs appropriés et de fixer une échéance pour répondre aux exigences. Pour la sélection finale, il est recommandé de choisir entre 2 et 4 fournisseurs de solutions événementielles. Les conseils suivants peuvent t'aider à trouver le bon fournisseur pour ton organisation.
Demande d'accès de test
Demande un accès de test et essaie la solution dans un environnement de démonstration ou de test pour vérifier ses possibilités et son ergonomie pour tes cas d'utilisation. Peut-être peux-tu organiser une réunion interne via la solution événementielle pour te faire une première idée.
Représentation de cas d'utilisation réels
Modélise un scénario d'utilisation réel avec un exemple d'événement et évalue la solution selon les critères définis.
Commencer petit
Il existe des projets logiciels qui échouent en raison de leur taille et de leur complexité. Avant l'intégration complète dans le système global de l'entreprise, il est recommandé de procéder par étapes, par exemple en utilisant la solution pour un événement ponctuel.