Was sind virtuelle Events?
Virtuelle Events sind die Durchführung von Ereignissen, bei welchen mehrere Personen sich gleichzeitig zur Mitverfolgung oder Interaktion zu einem bestimmten Inhalt online miteinander verbinden. Bereits ein online Meeting, wie man es von gängigen Kommunikationslösungen kennt, hat den Charakter eines virtuellen, mikro Events.
Welche Arten von virtuellen Events gibt es?
Live Webcasting
Von Webcasting spricht man, wenn Video Inhalte ähnlich wie bekannt aus Radio- oder Fernsehsendungen übers Internet an eine Vielzahl von Zuschauern übertragen wird. Der Fokus liegt dabei vordergründig in der Übertragung von Inhalten von einer oder wenigen Speakern zu mehreren Personen.
Video Konferenz
Dank moderner Collaboration- und Cloudtechnologie lassen sich Konferenzen heute auch im virtuellen Raum abhalten. Mit wechselnden Speakern, Q&A-Sessions, verschiedenen virtuellen Räumen können sowohl Konferenzen, wie auch kollaborative Workshops online durchgeführt werden.
Virtuelle Town Halls
Virtuelle Town Halls werden von immer mehr Unternehmen für die interne Kommunikation genutzt. Diese bieten die Möglichkeit Live (interne) Video Inhalte an eine große Masse gesichert an Mitarbeitern zu übertragen, ohne dabei Einbußen an Qualität und Interaktion hinnehmen zu müssen.
Hybride Events
Als hybride Events werden Events bezeichnet, wenn diese sowohl physisch wie auch virtuell durchgeführt werden. Diese Möglichkeit wird genutzt, um das Problem einer Raumkapazität zu umgehen, oder Personen, welche selber nicht vor Ort sein können Inhalte zugänglich zu machen.
Exhibition Streaming
Exhibition Streaming bietet Ausstellern die Möglichkeit, eine Messepräsenz mit Rundgängen, Referaten etc. zu virtualisieren. Kunden können so in das Messeerlebnis eintauchen und aus erster Hand von den neusten Innovationen von Ausstellern erfahren, ohne physisch präsent sein zu müssen.
Vorteile von virtuellen Events
- Reichweite: Mit einem virtuellen Event können sämtliche Personen auf dieser Welt, welche über einen leistungsfähigen Internetanschluss verfügen zum Zielpublikum werden.
- Kosten: Auch wenn virtuelle Events ebenfalls wie physische Events sehr aufwändig durchgeführt werden können, so entfallen trotzdem typische Event-Kosten wie Miete von Räumlichkeiten, Catering, Sicherheitspersonal. Auch die Kosten für die Event-Technik sind in den meisten Fällen um einiges tiefer.
- Nachhaltigkeit: Virtuelle Events tragen zur Nachhaltigkeit bei. Einerseits durch die Einsparung von Reiseemissionen der Teilnehmenden und anderseits durch die Möglichkeit Event-Inhalte länger verfügbar zu machen.
- Analysen in Echtzeit: Obwohl auch bei physischen Events in der heutigen Zeit bereits viele Kennzahlen vorhanden sind, so bieten virtuelle Events die Möglichkeit die effektive Verweildauer eines Teilnehmenden an der jeweiligen Online Session exakt zu messen.
Nachteile von virtuellen Events
- Begrenztes Networking: Obwohl es verschiedene Technologien und Ansätze gibt, wie virtuell auch Networking betrieben werden kann, so ist der spontane und physische Austausch von Menschen untereinander nicht 1:1 zu ersetzen.
- Mögliche technologische Barrieren: Auch wenn der Trend stark zu nahtlosen Technologien geht, so gibt es immer wieder Lösungen, die technologische Barrieren aufweisen und zum Beispiel in gewissen Browsern nicht verfügbar sind, eine aufwändige Registration, einen Software-Download benötigen oder bei hohen Nutzerzahlen nicht performant sind.
- Fehlende, kulinarische Highlights: Zu den meisten Events gehört neben dem eigentlichen Programm auch das gemeinsame kulinarische Erlebnis vor Ort. Mit der reinen virtuellen Durchführung entfällt dieses.
- Vermittlung von Emotionen: Erlebnisse und Emotionen wie wir sie mit Events verbinden, entstehen durch gemeinsame Erlebnisse und Interaktionen untereinander. Den einzigartigen Moment auf den Punkt zu bringen ist bei einem virtuellen Event um einiges schwieriger, da die Dramaturgie eines physischen Events auf ein ganzheitliches Erlebnis aus Inszenierung des Inhalts, Licht, Ton, Bild und einzigartiger Location perfekt aufeinander abgestimmt werden kann.
Das gilt es zu beachten
- Konzeption: Analog zu einem physischen Event, muss eine ganzheitliche Konzeption des Events von der Event-Einladung über die Teilnahme, bis zur Content Verfügbarkeit nach des Events erstellt werden.
- Einladung: Mache dir Gedanken darüber, ob das virtuelle Event für eine öffentliche oder geschlossene Teilnehmergruppe verfügbar sein soll. Je nach Art, benötigst du einen geschützten Zugriff auf das virtuelle Event.
- Einfacher Registrationsprozess: Achte darauf, dass die Event-Anmeldung zum virtuellen Event GDPR-Compliant, möglichst einfach ist und eine Teilnahme möglichst nahtlos ohne aufwändige Registration erfolgen kann.
- Testings: Teste vor der Durchführung analog zu einer Hauptprobe eines Events die technischen Gegebenheiten in Bezug auf Verfügbarkeit, Zugänglichkeit des virtuellen Events. Achte darauf, dass auch die Referenten über einen leistungsfähigen Internetanschluss und genügend Bandbreite verfügen.
- Sicherheit: Prüfe die sicherheitsrelevanten Aspekte in Bezug auf die End2End-Verschlüsselung der Lösung sowie Vorgaben innerhalb von deinem Unternehmen.
- Unterschiedliche Zeitzonen des Zielpublikums: Beachte, dass ein internationales Zielpublikum sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden kann. Ermögliche den Zugriff auf die Inhalte auch außerhalb der eigentlichen Durchführung.
- Performance in Bezug zur Anzahl Teilnehmenden: Kläre die mögliche Performance in Bezug auf die Anzahl Teilnehmenden. Bei einer Vielzahl an Teilnehmenden benötigt die Durchführung eines virtuellen Events allenfalls spezifische interne oder externe Netzwerkoptimierungen. Beachte zudem, dass einige Lösungen auf eine bestimmte Anzahl Teilnehmende begrenzt sind.
- Content Verfügbarkeit: Stelle sicher, dass Content auch nach der Veranstaltung verfügbar ist. So verlängerst du den Wert deiner Event-Inhalte nachhaltig.
Fazit
Virtuelle Events sind in vielen Fällen eine echte Alternative oder Ergänzung zur Durchführung von physischen Events. Insbesondere wenn Inhalte einer Vielzahl von Personen, unabhängig von Ort und Zeit zugänglich gemacht werden sollen, sind virtuelle Events ein Mehrwert für Veranstalter und Teilnehmende.
.svg){kind=icon}
