Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?

Un événement virtuel est la réalisation d'un événement où plusieurs personnes se connectent simultanément en ligne pour suivre ou interagir autour d'un contenu spécifique. Même une réunion en ligne, telle que celles proposées par les solutions de communication courantes, a le caractère d'un micro-événement virtuel.

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Quels types d'événements virtuels existent ?

Webcasting en direct

On parle de webcasting lorsque des contenus vidéo sont diffusés sur Internet à un grand nombre de spectateurs, de manière similaire aux émissions de radio ou de télévision. L'accent est principalement mis sur la diffusion de contenu d'un ou plusieurs orateur·trice·s à plusieurs personnes.

Conférence vidéo

Grâce aux technologies de collaboration et au cloud modernes, les conférences peuvent aujourd'hui se tenir également dans l'espace virtuel. Avec des orateur·trice·s changeant, des sessions de questions-réponses, et divers espaces virtuels, il est possible de réaliser des conférences ainsi que des ateliers collaboratifs en ligne.

Assemblées générales virtuelles

Les assemblées générales virtuelles sont de plus en plus utilisées par les entreprises pour la communication interne. Elles permettent de diffuser en direct des contenus vidéo internes à une large masse de salarié·e·s sans compromettre la qualité et l'interaction.

Événements hybrides

Les événements hybrides désignent les événements qui se déroulent à la fois physiquement et virtuellement. Cette option permet de contourner les problèmes de capacité des salles ou de rendre les contenus accessibles aux personnes qui ne peuvent pas être présentes sur place.

Diffusion de salons

La diffusion de salons permet aux exposant·e·s de virtualiser leur présence lors d'un salon avec des visites guidées, des conférences, etc. Les client·e·s peuvent ainsi plonger dans l'expérience du salon et découvrir les dernières innovations des exposant·e·s sans avoir besoin d'être physiquement présent·e·s.

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Avantages des événements virtuels

• Portée : Avec un événement virtuel, toutes les personnes dans le monde disposant d'une connexion Internet performante peuvent faire partie de ton public cible.
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• Coûts : Bien que les événements virtuels puissent également être très sophistiqués, ils permettent d'économiser sur des coûts typiques d'événements comme la location de lieux, le catering et le personnel de sécurité. Les coûts pour la technologie de l'événement sont généralement beaucoup plus faibles.
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• Durabilité : Un événement virtuel contribue à la durabilité en réduisant les émissions de voyage des participant·e·s et en rendant les contenus de l'événement disponibles plus longtemps.
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• Analyses en temps réel : Bien que de nombreux indicateurs soient déjà disponibles pour les événements physiques, un événement virtuel permet de mesurer précisément la durée de présence des participant·e·s à chaque session en ligne.

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Inconvénients des événements virtuels

• Networking limité : Bien qu'il existe diverses technologies et approches pour le networking virtuel, les échanges spontanés et physiques entre personnes ne peuvent pas être entièrement remplacés.
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• Barrières technologiques possibles : Même si la tendance est à des technologies sans couture, certaines solutions présentent des barrières technologiques, comme une disponibilité limitée dans certains navigateurs, des processus d'inscription complexes, des téléchargements de logiciels nécessaires ou des performances insuffisantes en cas de nombreux utilisateur·trice·s.
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• Absence de points culinaires : La plupart des événements incluent un aspect culinaire partagé sur place. Avec une réalisation purement virtuelle, cet aspect est absent.
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• Transmission des émotions : Les expériences et émotions que nous associons aux événements naissent des interactions et expériences partagées. Capturer l'instant unique est beaucoup plus difficile dans un événement virtuel, car la dramaturgie d'un événement physique se compose d'une mise en scène du contenu, de l'éclairage, du son, de l'image et d'un lieu unique parfaitement harmonisés.

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Points à considérer

• Conception : Comme pour un événement physique, il est nécessaire de concevoir l'événement de manière globale, de l'invitation à la participation, jusqu'à la disponibilité du contenu après l'événement.
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• Invitation : Réfléchis si l'événement virtuel doit être accessible à un public ouvert ou à un groupe d'invité·e·s fermé. Selon le type d'événement, il te faudra un accès sécurisé.
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• Processus d'inscription simple : Assure-toi que l'inscription à l'événement virtuel soit conforme au RGPD, aussi simple que possible, et que la participation soit aussi fluide que possible sans inscription complexe.
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• Tests : Avant la réalisation de l'événement, teste les aspects techniques concernant la disponibilité et l'accessibilité de l'événement virtuel, comme lors d'une répétition générale. Assure-toi également que tes orateur·trice·s disposent d'une connexion Internet performante et d'une bande passante suffisante.
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• Sécurité : Vérifie les aspects sécuritaires liés au chiffrement de bout en bout de la solution ainsi que les exigences de ton entreprise.
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• Différentes zones horaires du public cible : Prends en compte que ton public cible international peut être réparti sur différentes zones horaires. Permets l'accès aux contenus même en dehors de l'événement réel.
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• Performance en fonction du nombre de participant·e·s : Évalue la performance en fonction du nombre de participant·e·s. Pour un grand nombre de participant·e·s, la réalisation d'un événement virtuel peut nécessiter des optimisations réseau spécifiques internes ou externes. Note également que certaines solutions peuvent être limitées à un nombre spécifique de participant·e·s.
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• Disponibilité du contenu : Assure-toi que le contenu soit disponible après l'événement. Ainsi, tu prolongeras la valeur de ton contenu de manière durable.

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Conclusion

Les événements virtuels sont souvent une véritable alternative ou un complément aux événements physiques. En particulier, lorsque les contenus doivent être accessibles à un grand nombre de personnes, indépendamment du lieu et du temps, les événements virtuels apportent une valeur ajoutée pour les organisateur·trice·s et les participant·e·s.