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Lors de la gestion des listes d'invité·e·s, les responsables d'événements sont souvent confronté·e·s à une montagne de données à traiter. La gestion des listes d'invité·e·s dans Excel peut souvent être longue, stressante et sujette à erreurs. Dans cet article, nous expliquons les meilleures astuces pour gérer tes listes d'invités et ta gestion des invité·e·s dans Excel, afin de réduire le travail au minimum.
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Pour formater un fichier Excel en tableau, il faut sélectionner toutes les données puis, via 'Insertion > Tableau', créer un tableau. Les tableaux permettent de filtrer et d'analyser les données dans les colonnes.
Parfois, plusieurs données apparaissent dans une seule colonne. C'est le cas, par exemple, des fichiers .CSV (Comma-Separated Values). Un fichier .CSV peut être converti en format Excel en utilisant 'Données > Outils de données > Convertir le texte en colonnes' pour séparer les données en plusieurs colonnes. Dans l'assistant de conversion de texte qui s'ouvre, il faut choisir le type de fichier 'Délimité', puis sélectionner le délimiteur, comme 'Virgule' pour les fichiers .CSV. Une fois terminé, les données seront séparées en plusieurs colonnes.
Les doublons peuvent être soit marqués par couleur, soit supprimés automatiquement dans un fichier Excel.
Pour marquer les doublons, sélectionne la colonne désirée, puis via 'Accueil > Styles > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Valeurs en double', choisis une couleur pour marquer les valeurs en double.
Pour supprimer les doublons, sélectionne la colonne désirée, puis via 'Données > Outils de données > Supprimer les doublons', tous les doublons seront supprimés.
Parfois, il est nécessaire de modifier des données dans tout un fichier. Par exemple, les invités d'un·e gestionnaire de comptes doivent être attribué·e·s à un autre, ou le traitement dans un autre outil nécessite que la langue de contact soit dans un format spécifique. Pour cela, tu peux utiliser la fonction 'Rechercher et remplacer' d'Excel.
Via 'Accueil > Modifier > Rechercher et sélectionner > Remplacer' ou le raccourci 'Ctrl + F', tu peux ouvrir la fenêtre de dialogue. Tu peux alors choisir de 'Remplacer tout' ou de 'Remplacer' ou 'Rechercher suivant' les données individuellement.
Pour déterminer rapidement le nombre de champs de données marqués, tu peux utiliser le 'Nombre' en bas à droite. Ainsi, tous les invité·e·s, par exemple, ceux·celles qui se sont inscrit·e·s à un certain programme, peuvent être sélectionné·e·s et le nombre peut être lu en bas.
La fonction RECHERCHEV dans Excel permet de faire correspondre des enregistrements. Avec RECHERCHEV, tu peux par exemple fusionner deux tableaux avec des informations sur le·la même invité·e.
Exemple : Il existe deux tableaux et l'ID de compte doit être transféré, là où elle est présente, pour les invité·e·s dans le premier tableau. Pour cela, utilise 'Insérer une fonction' pour rechercher et sélectionner RECHERCHEV.
Nous espérons que ces conseils t'aideront en tant que responsable d'événement dans la gestion de tes listes d'invité·e·s. Si tu souhaites tout de même utiliser une solution numérique, prends rendez-vous pour une démo gratuite avec nous.
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