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Welche Veränderungen bringt das digitale Zeitalter für Business Events und Event Manager? Fakt ist, mit der rasanten technologischen Entwicklung ist bereits heute fast nichts mehr so wie es einmal war. In diesem Beitrag möchten wir die wichtigsten Auswirkungen der Digitalisierung auf Business Events aufzeigen.
Die Kundenerlebniskette oder auf Englisch «Customer Journey» wurde nicht zuletzt durch die Entwicklung von Software-Lösungen stark mitgeprägt. Auch bei Business Events spielt eine ganzheitliche «Event-Erlebnis-Kette» eine immer entscheidendere Rolle. Das Erlebnis beginnt bereits mit der ersten Information zur Veranstaltung für den Besucher. Dabei soll dem Besucher sowohl vor, während wie auch nach der Veranstaltung ein einmaliges, durchgehendes und überraschendes Erlebnis geboten werden. Einen Firmenevent über den gesamten Zeitraum visuell darzustellen kann dabei helfen, die Dramaturgie bis zum Event entsprechend aufzubauen.
Im analogen Zeitalter waren Veranstaltungen noch an den jeweiligen Ort gebunden. Nur wer selber vor Ort war, konnte eine Veranstaltung «erleben». Heute hingegen können Interessierte dank leistungsfähigen Event-Internet-Lösungen oder dem Mobilfunkstandard 5G Events jederzeit und ortsunabhängig auf ihrem Device mitverfolgen. Mittels Live-Replays, sowie individuellen Kamerapositionen entstehen neue Möglichkeiten, um Events aus der eigenen Perspektive erleben zu können. Dabei ist auch denkbar, dass eine Unterscheidung zwischen den Möglichkeiten an Events selber und den Zuschauern zuhause vor dem Bildschirm erfolgt. Bewegtbilder sind somit noch wichtiger geworden. Einen relevanten Beitrag dazu leisten kosteneffiziente Produktionstechnologien, die es auch Veranstaltenden mit kleinem Budget erlauben, für ihren Event-Inhalte zu produzieren.
Das digitale Zeitalter hat eine Vielzahl neuer digitaler Lösungen für das Planen und Organisieren von Firmenevents hervorgebracht. Sei dies eine digitale Teilnehmermanagement-Lösung, Event Apps, Live Voting Systeme oder Live Streaming Lösungen. Die Frage, ob und vor allem wie solche Systeme sinnvoll und effizient eingesetzt werden können, ist dabei nicht immer ganz leicht zu beantworten. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, empfehlen wir auf das Besuchererlebnis zu fokussieren und sich zu überlegen, wo welche Systeme für ein nahtloses Event-Erlebnis und effizientes Event-Marketing verbunden werden müssen.
Digitale Marketingkampagnen erlauben es heute, bis aufs kleinste Detail Auswertungen zur Marketingeffizienz zu erhalten. Klar macht diese Transparenz auch vor dem Event-Marketing keinen Halt. Insofern wird das Marketing-Controlling auch bei Veranstaltungen immer wichtiger, mit dem Wunsch, die Effizienz von Event Management-Maßnahmen messen zu können. Mögliche KPIs können etwa die Zufriedenheit der Besucher einer Veranstaltung sein oder aber die effektive Anzahl Neukunden, welche mit einer Veranstaltung gewonnen werden konnten. Mehr dazu in diesem Beitrag.
Events sind in Bezug auf die Umweltbilanz nicht immer geprägt von hoher Nachhaltigkeit. Die Digitalisierung kann jedoch insbesondere auch in diesem Punkt Abhilfe schaffen. Das beginnt damit, dass Event-Einladungen oder Zutrittstickets nicht mehr auf dem Postweg, sondern digital verschickt werden und geht weiter mit der Möglichkeit die Veranstaltung über Live Streamings zur Verfügung zu stellen, um die Reiseemissionen zu verringern. Zudem hilft das Wissen über die Kennzahl "No Show Rate" "Food Waste" zu verhindern. Auch nach den Events können Event Manager mit der Zurverfügungstellung von Inhalten die eigene Event-Nachhaltigkeit verbessern.
Abschließend kann festgehalten werden, dass das eigentliche, emotionale Event-Erlebnis wohl nie komplett digital ersetzt wird. Jedoch bieten die digitalen Technologien unzählige Möglichkeiten, das Event-Erlebnis überraschender, einfacher und emotionaler zu gestalten. Der Einsatz von entsprechenden Event-Lösungen im Kontext von Business Events hilft dir zudem dabei, deine Event-Prozesse übersichtlicher und effizienter zu gestalten und dabei Zeit und Geld zu sparen.
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