Des informations utiles pour les responsables d'événements.
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Un moment de tension pour les organisateur·trice·s d'événements est sans doute juste avant l'ouverture des portes. Pour les invité·e·s, l'entrée est la première impression qu'ils ont de l'événement. Bien que l'enregistrement des invités puisse sembler banal, il est un élément crucial qui contribue considérablement à l'atmosphère et forme la première impression. Une préparation minutieuse est la clé pour garantir un déroulement sans heurts.
L'enregistrement d'événement se réfère au contrôle de l'entrée lors des manifestations. Les invité·e·s sont accueilli·e·s pour vérifier leur autorisation d'accès et enregistrer leur présence. Il existe essentiellement deux types de contrôles d'accès :
Tous les événements ne nécessitent pas de contrôle d'accès. Les événements sans possibilité d'inscription n'ont généralement pas besoin de contrôle d'accès. Un contrôle d'accès est utile lorsque :
Sans contrôle d'accès, les organisateur·trice·s d'événements manquent également des données cruciales pour l'organisation et l'optimisation du marketing de l'événement.
Avant l'ouverture des portes, il est essentiel que les responsables de l'événement réfléchissent aux scénarios possibles et au déroulement :
Garde toujours à l'esprit qu'il peut y avoir des Early Birds ainsi que des retardataires. Pour les deux cas, tu devrais être préparé·e.
Pour les grands événements avec plus de 200 participant·e·s, un support desk est indispensable pour répondre à des questions spécifiques et gérer des cas particuliers comme les visiteur·euse·s sans billet valide. Le support desk devrait, si possible, être placé séparément de l'entrée principale pour éviter des retards dans le flux des visiteur·teuse·s.
Mets-toi mentalement à la place de tes invité·e·s et optimise l'expérience de l'événement étape par étape :
Intègre tes constatations dans le briefing du personnel avant l'ouverture des portes afin que tout le monde soit à jour.
Pour assurer une entrée à un événement sans temps d'attente significatif, il est nécessaire de calculer ou d'estimer le temps requis par invité·e. Ce temps dépend fortement de la manière dont le contrôle d'accès est effectué et des étapes que chaque invité·e doit suivre. Si tu n'as pas de valeurs de référence, il est préférable de simuler le processus plusieurs fois et de chronométrer le temps nécessaire par invité·e. Ensuite, multiplie ce temps par le nombre total de participant·e·s pour obtenir le temps total nécessaire pour l'enregistrement. Avec cette valeur, tu pourras estimer combien de stations d'enregistrement sont nécessaires. En général, l'entrée des 80 % de tes invité·e·s ne devrait pas prendre plus d'une heure. Note que les invité·e·s arrivant en avance risquent de devoir attendre trop longtemps avant le début de l'événement.
Note également qu'une solution numérique est plus rapide qu'une solution manuelle. Environ 5 secondes peuvent être considérées comme une référence par invité·e pour se présenter, montrer le QR code ou le billet électronique, et scanner. Si chaque invité·e doit être interrogé·e sur son nom et qu'il y a des malentendus, l'entrée d'un seul invité·e peut rapidement prendre plusieurs minutes.
Les avantages sont évidents. En combinant la solution d'inscription et l'enregistrement, les données de l'événement peuvent être gérées à un endroit central. Cela offre les avantages suivants :
La plupart des lieux d'événements disposent d'une infrastructure WLAN puissante ou d'une très bonne couverture mobile. Cependant, la perte de connexion Internet au moment de l'ouverture des portes est le pire des scénarios pour tout·te responsable d'événement. Si ta solution d'enregistrement d'événement ne dispose pas de fonction hors ligne, il est conseillé d'avoir un plan B pour ce scénario. Un plan B pourrait consister, par exemple, à avoir une liste physique des invité·e·s imprimée pour être préparé·e dans ce cas.
Le check-out signifie que les invité·e·s passent par un processus de check-out en quittant l'événement, ce qui permet d'enregistrer leur départ. Pour les événements avec obligation de présence, une fonction de check-out peut avoir son utilité. En pratique, la mise en œuvre n'est pas toujours triviale, car il faut parfois enregistrer des départs temporaires, par exemple pour un appel téléphonique. Cette exigence peut être plus élégamment résolue avec un cadeau (give-away) qui est distribué à partir d'un certain moment de l'événement.
En savoir plus sur la solution de check-in événementiel d'Oniva.
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