Des informations utiles pour les responsables d'événements.
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La digitalisation ne fait pas exception pour les événements d'entreprise. Les solutions de gestion des participants numériques aident les responsables d'événements en entreprise à économiser du temps et de l'argent tout en offrant à vos invités une expérience fluide. Aujourd'hui, il existe diverses plateformes, logiciels et outils pour organiser les événements d'entreprise de manière plus efficace. Mais avant de faire un choix, vous devez examiner les offres en détail et les comparer aux besoins spécifiques de votre organisation.
Il arrive souvent que les employé·e·s d'une entreprise ne soient pas chargé·e·s quotidiennement de l'organisation d'événements. Dans ce cas, l'utilisation du logiciel de gestion d'événements doit être intuitive, et les événements simples doivent pouvoir être enregistrés sans formation.
En tant que responsable d'événements d'entreprise, votre organisation est l'expéditeur. Cela doit être évident dès l'envoi des invitations et sur le site de l'événement. Assurez-vous que votre identité visuelle et votre design graphique puissent être intégrés de manière transparente dans la solution événementielle.
Une simple possibilité d'inscription à l'événement peut généralement être couverte par diverses solutions. Mais que se passe-t-il s'il existe plusieurs options d'inscription, comme des sessions, différents jours ou même des règles ? Assurez-vous que le logiciel de gestion d'événements peut couvrir votre cas d'utilisation.
Les gestionnaires d'événements expérimenté·e·s savent que la gestion des participant·e·s ne se termine pas après l'inscription. L'accès à l'événement doit être une partie intégrée et automatisée du logiciel de gestion d'événements pour garantir une expérience fluide. Notez que personne n'aime faire la queue trop longtemps. Une solution de check-in performante est donc un critère essentiel pour choisir votre logiciel.
À l'ère des lois renforcées sur la protection des données, l'organisateur·trice d'événements est responsable des données des participant·e·s. Depuis l'introduction du RGPD européen et suisse, les entreprises doivent respecter ces régulations. Vous devez donc obtenir des informations transparentes sur la manière dont les données des participant·e·s sont stockées. Le logiciel doit respecter les exigences minimales en matière de protection des données, de sécurité et de conformité.
Les données personnelles des participant·e·s ou des événements peuvent être sensibles même au sein des organisations. Une gestion des utilisateur·trice·s bien pensée vous aide à distribuer les droits aux administrateur·trice·s d'événements de manière à ce que seules les personnes autorisées aient accès aux données sensibles.
Les plateformes gratuites de gestion des participant·e·s peuvent sembler attractives en termes de coûts, mais le contrôle des données n'y est souvent pas garanti. Vous devez avoir un contrôle total et être propriétaire de vos données clients.
Après une inscription à un événement, les participant·e·s reçoivent généralement une confirmation de réservation automatique. Assurez-vous que cette confirmation puisse être personnalisée. Cela vous permet de respecter votre concept de communication spécifique et de personnaliser l'approche.
Pour les événements professionnels, il est souvent nécessaire de limiter la participation à un groupe cible spécifique. Assurez-vous que le logiciel de gestion d'événements permet de restreindre l'accès à l'inscription pour certaines personnes sélectionnées.
Vous organisez peut-être aujourd'hui de petits événements avec jusqu'à 50 participant·e·s, mais envisagez qu'un jour, vous devrez peut-être organiser l'anniversaire de l'entreprise avec jusqu'à 2 000 visiteur·se·s. Votre logiciel doit pouvoir gérer une capacité élevée. Renseignez-vous auprès du fournisseur sur les performances du logiciel en termes de nombre de participant·e·s simultanés et assurez-vous que les numéros de réservation ne puissent pas être doublés pour éviter une sur-réservation.
Ces exigences s'accompagnent souvent de besoins supplémentaires spécifiques à chaque organisation lors du choix d'un logiciel de gestion d'événements. Les enquêtes auprès des futur·e·s utilisateur·trice·s ou les discussions avec des entreprises ayant déjà numérisé leurs processus événementiels peuvent aider à garantir que votre liste d'exigences soit complète.
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