Des informations utiles pour les responsables d'événements.
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Un facteur décisif pour le succès d'un événement est l'inscription. Sans elle, les responsables de l'événement n'ont pas de sécurité de planification. Une inscription fluide et efficace permet aux participant·e·s de vivre une expérience événementielle sans soucis et donne aux responsables de l'événement contrôle et sécurité. Dans cet article, nous te donnons un aperçu des points les plus importants de l'inscription à un événement.
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Les capacités permettent de limiter le nombre de places pour un événement ou pour des options d'inscription spécifiques et permettent un meilleur contrôle.
Les capacités sont utiles en cas de capacité limitée. Elles peuvent également contribuer à augmenter la demande par la rareté. Consulte aussi notre article de blog sur les astuces d'inscription à un événement.
Avec des capacités, tu peux mieux contrôler le nombre de participant·e·s à ton événement. Elles te permettent ainsi une meilleure planification de l'ensemble de l'événement ou de certains points du programme. Les capacités garantissent qu'il n'y ait pas de surbooking.
Lorsque la limite de ton événement est atteinte, aucun autre·trice participant·e ne peut s'inscrire, ce qui peut te faire perdre des potentiels intéressé·e·s. Même en tenant compte d'un taux de no-show potentiel, il se peut que la capacité souhaitée ne soit pas entièrement atteinte. Une liste d'attente peut remédier à cela.
Essaie de planifier ton événement de manière flexible. Si la demande est supérieure à ta capacité, tu peux apporter des ajustements de dernière minute à ton concept d'événement. Si la demande est inférieure, ajuste ta location ou ta commande de fournitures. Sache que si tu actives l'affichage des places disponibles sur ton site web et qu'il y a peu d'inscriptions au début, cela peut avoir un effet dissuasif.
Une liste d'attente permet aux invité·e·s intéressé·e·s de s'inscrire sur une liste lorsque l'événement ou une option d'inscription est complet. Les invité·e·s intéressé·e·s peuvent ainsi être placé·e·s en attente si des places se libèrent en raison d'annulations.
Une liste d'attente n'a de sens qu'en combinaison avec des capacités et si une certaine probabilité existe que des invité·e·s inscrit·e·s se désistent. Une liste d'attente est utile lorsque la demande pour ton événement ou une option d'inscription dépasse l'offre.
Grâce à la liste d'attente, tu peux enregistrer les potentiels intéressé·e·s pour ton événement ou pour des options d'inscription spécifiques. Une liste d'attente t'aide ainsi à identifier la demande excédentaire et à adapter la configuration de ton événement en conséquence.
En activant une liste d'attente, tu crées automatiquement de l'espoir chez les participant·e·s qu'une place se libère. Si cela ne se produit pas, cela peut entraîner une déception.
Il est logique de définir également le nombre de places sur la liste d'attente. Une liste d'attente illimitée peut, comme mentionné, entraîner la frustration de ton public cible. Réfléchis au nombre de places sur la liste d'attente qui seraient raisonnablement libérées. Pour qu'une place se libère, il doit y avoir une possibilité de désinscription pour les inscrit·e·s. Souvent, les participant·e·s décident seulement quelques jours avant l'événement s'ils peuvent y assister. C'est pourquoi il est utile d'envoyer un e-mail de rappel avant la date de l'événement pour rappeler aux participant·e·s la possibilité de se désinscrire.
Oui, une liste d'attente peut être automatisée. Oniva propose une liste d'attente automatique. Elle fonctionne ainsi : après une désinscription, la première personne sur la liste d'attente reçoit une invitation automatique pour s'inscrire à l'événement. Si cette personne ne s'inscrit pas dans le délai défini, la personne suivante reçoit une possibilité d'inscription, et ainsi de suite.
Les sessions sont des points du programme au sein d'un événement, qui servent à la conception du programme. Elles peuvent offrir de la variété, comme des sessions en petits groupes, ou inclure des points du programme individuels.
Les sessions offrent la possibilité de proposer des choix individuels aux participant·e·s. Le défi réside souvent dans la planification des capacités à l'avance, car les intérêts exacts des participant·e·s sont encore inconnus. Une enquête préalable à l'inscription peut aider et fournir des informations précieuses pour une meilleure planification.
Les accompagnant·e·s sont des personnes supplémentaires que les participant·e·s peuvent inscrire lors de l'inscription à un événement. Le nombre d'accompagnateur·trice·s peut varier selon le concept de l'événement, allant de 1 à plusieurs.
En général, la communication de l'événement se fait uniquement avec la personne principale, c'est-à-dire les participant·e·s qui ont effectué l'inscription. Cela est également logique pour des raisons de protection des données, car les accompagnant·e·s ne peuvent pas donner leur consentement pour la communication de l'événement et la collecte des données.
Pour les accompagnant·e·s, il faut également prendre en compte que la personne accompagnatrice peut changer jusqu'à la date de l'événement. Les participant·e·s à l'événement doivent donc avoir la possibilité de modifier les informations concernant l'accompagnant·e.
Lors de l'entrée à l'événement, l'inscription avec accompagnant·e·s peut générer une complexité supplémentaire, par exemple si l'accompagnant·e n'arrive pas en même temps que la personne principale à l'événement.
Le formulaire d'inscription sert à collecter les données nécessaires pour la participation à l'événement. Les formulaires d'inscription numériques contiennent généralement au minimum le prénom, le nom et l'adresse e-mail.
En général, moins c'est mieux. Réduire les champs obligatoires augmente le taux d'inscription et aide à respecter les exigences de protection des données concernant la collecte de données. Néanmoins, pour la participation à l'événement, il peut être nécessaire de collecter des informations individuelles, comme les préférences alimentaires pour les commandes de restauration ou pour envoyer des informations pendant l'événement sur le smartphone des participant·e·s. Sache que le formulaire d'inscription implique une collecte de données et que tu dois donc intégrer ta politique de confidentialité pour obtenir le consentement des participant·e·s.
Les questions supplémentaires sont des informations nécessaires (comme les préférences alimentaires) que les participant·e·s doivent fournir pour participer à l'événement. Un autre exemple peut être si l'inscription à l'événement inclut la participation au dîner ou non.
La date limite d'inscription fixe la date limite à laquelle les participant·e·s peuvent s'inscrire à l'événement. En pratique, il y a souvent une distinction entre la date à laquelle les responsables de l'événement souhaitent recevoir une réponse et la date limite effective pour s'inscrire. Avec une date limite d'inscription avancée, les responsables de l'événement espèrent obtenir une meilleure sécurité de planification. Une date limite d'inscription trop anticipée peut cependant empêcher les invité·e·s intéressé·e·s de s'inscrire tardivement.
La date limite d'inscription dépend du concept de l'événement. Si tu dois obligatoirement informer tes fournisseurs de la nombre de participant·e·s et que cela a des conséquences en termes de coûts ou de ressources, il est judicieux de fixer la date limite d'inscription en accord avec tes fournisseurs. Si ton événement n'est pas impacté par ces contraintes, laisse l'inscription ouverte jusqu'à la date de l'événement pour permettre des inscriptions spontanées.
Astuce : La date limite d'inscription peut contribuer à la rareté. Consulte notre article de blog sur Event Registration Hacks – avec ces astuces, tu génères plus d'inscriptions à ton événement.
En plus de la date limite d'inscription, une date limite de désinscription peut également être définie. Jusqu'à la date limite de désinscription, il est possible de se désinscrire de l'événement après s'être inscrit. Une désinscription après la date limite peut entraîner des frais, car à ce stade, une réduction du nombre d'invité·e·s a des conséquences en termes de coûts pour les fournisseurs de l'événement.
La date limite de désinscription concerne principalement la planification des ressources et devrait donc être discutée avec les fournisseurs de l'événement.
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