Lors de la participation à un événement, il est nécessaire que les participant·e·s fournissent des données personnelles. Les données personnelles sont essentielles pour presque tous les événements et servent notamment à :

• La communication entre l'organisateur·trice de l'événement et les participant·e·s.
• Le contrôle d'accès à l'événement.
• La création de badges pour l'événement.
• La personnalisation de la participation à l'événement.
• La facilitation du networking.

Mais qui est réellement responsable de la protection des données des participant·e·s lors des événements ? Il est important de clarifier ce point.

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Qui est responsable de la conformité aux réglementations sur la protection des données lors des événements ?

La législation sur la protection des données distingue entre le responsable du traitement des données et le sous-traitant. Un responsable du traitement des données est une entreprise ou une organisation qui décide des finalités et des moyens du traitement des données personnelles. En tant que tel, l'organisateur·trice de l'événement est le responsable du traitement, car il ou elle poursuit un but spécifique (l'événement) et décide ainsi de la gestion des données des participant·e·s. Un sous-traitant ou un processeur de données est une entreprise ou une organisation qui traite des données personnelles pour le compte (et aux fins) du responsable du traitement dans le cadre d'un contrat de sous-traitance. Par exemple, si une solution de gestion d'événements est utilisée, le rôle de sous-traitant revient au fournisseur de cette solution.

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Quelles sont les obligations d'un organisateur·trice d'événements ?

Les organisateur·trice·s d'événements en tant que responsables du traitement des données doivent :

• Publier une politique de protection des données claire et transparente et fournir des informations sur les objectifs et la durée du traitement des données.
• Répondre aux demandes des personnes concernées en fournissant des informations sur le traitement des données et les supprimer si demandé.
• Conclure un contrat de sous-traitance avec les sous-traitants concernés.
• Être responsables des éventuels dommages causés par des violations des réglementations sur la protection des données.

Comment un·e gestionnaire·trice d'événements peut-il·elle contribuer à une gestion de données personnelles digne de confiance ?

Les gestionnaire·trice·s d'événements ayant accès aux données des participant·e·s ont une grande responsabilité dans la gestion de ces données. Pour une gestion de confiance, il est recommandé de prendre en compte les points suivants lors de la réalisation de l'événement :

1. Intègre les politiques de protection des données de ton organisation dans le processus d'inscription.
2. Assure la transparence sur l'utilisation des données personnelles.
3. Évite l'envoi inutile de listes Excel contenant des données personnelles par email.
4. Limite l'accès aux données personnelles aux personnes strictement nécessaires dans ton organisation.
5. Évite les listes d'invité·e·s imprimées, qui peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Utilise plutôt des solutions numériques pour événements avec les droits d'accès appropriés.
6. Centralise les données nécessaires après l'événement dans un système et assure leur suppression dans les éventuels systèmes secondaires.
7. Choisis des outils événementiels fiables comme Oniva, qui disposent de politiques de protection des données transparentes et de mesures de protection adéquates.
8. Ne collecte que les données réellement nécessaires à la réalisation de l'événement.

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Conclusion

Dans l'environnement événementiel dynamique, la rigueur dans la gestion des données personnelles des participant·e·s peut facilement être négligée. Il est donc recommandé de se familiariser avec ce sujet dès le début et de mettre en place les bases nécessaires. Cela te permettra non seulement de créer une expérience événementielle unique, mais aussi digne de confiance.