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Blog événementiel

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10 conseils pour une planification d'événement réussie : Guide pour les organisateur·trice·s d'événements

La planification d'un événement réussi nécessite une préparation détaillée, de la créativité et un bon sens des besoins des participant·e·s. Que tu organises un petit événement d'entreprise ou une grande conférence, le rôle de la planification est crucial pour le succès global. Cet article de blog te montre comment transformer chaque événement en un moment fort grâce à une planification stratégique.

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October 1, 2024
5 min
Dernière édition : 
December 3, 2024
Portraitbild von Anna Fredholm

Anna apporte plus de 6 ans d'expérience dans la gestion d'événements numériques, dont 2 ans en tant que responsable marketing chez START Global pour le START Summit, et est experte en développement de produits et en réussite client chez Oniva. Elle est titulaire d'un master en Business Innovation de la HSG.

Expertise
#Marketing événementiel #Innovation #Technologie événementielle
Co-Founder
Oniva
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Travail sur ordinateur portable pour la planification du prochain événement

Quel est l'objectif de la planification d'événements ?

L'objectif principal de la planification d'événements est de créer une manifestation qui répond aux attentes des organisateur·trice·s et des participant·e·s. Il ne s'agit pas seulement d'organisation logistique, mais aussi de la création d'une expérience inoubliable. La planification d'événements doit veiller à ce que tous les éléments de l'événement – du déroulement à l'interaction des participant·e·s – s'imbriquent harmonieusement pour atteindre l'objectif défini.

Qu'est-ce qui rend la planification d'événements réussie ?

Une planification d'événements réussie repose sur une préparation minutieuse, une planification détaillée et une communication claire. Les facteurs clés du succès comprennent un concept bien pensé, le bon choix de lieu et une communication ciblée avec le public souhaité. La flexibilité est également essentielle : les organisateur·trice·s doivent être en mesure de réagir aux changements imprévus tout en gardant un œil sur tous les détails.

Quels sont les risques liés à la planification d'événements ?

La planification d'événements comporte de nombreux risques, allant des défis logistiques aux incidents imprévus. Les risques les plus courants incluent les annulations liées à la météo pour les événements en plein air, des problèmes techniques avec l'équipement ou l'absence de prestataires. Une planification soignée et l'élaboration de plans d'urgence peuvent toutefois aider à minimiser ces risques et à assurer le succès de l'événement.

10 conseils pour une planification d'événement réussie

1. Choisir la bonne date d'événement

Choisir la bonne date est crucial pour garantir que suffisamment de participant·e·s pourront assister. Évite les jours fériés ou d'autres grands événements qui pourraient concurrencer ton événement. Prévois suffisamment de temps à l'avance pour envoyer les invitations et informer les participant·e·s. Découvre les moments les plus populaires pour les événements professionnels sur notre blog.

2. Choisir le lieu d'événement adéquat

Le lieu influence grandement l'atmosphère de ton événement. Une bonne planification prend en compte non seulement la taille et le design du lieu, mais aussi son accessibilité et ses installations. Pense aux exigences techniques telles que les prises électriques, le Wi-Fi et l'éclairage. Tu trouveras un aperçu des meilleurs lieux de congrès et de conférence en Suisse dans cet article.

3. Créer un concept d'événement convaincant

Un concept clair est le cœur de toute planification réussie. Définit le message et l'objectif de ton événement et structure le programme en conséquence. Que ce soit pour le réseautage, le divertissement ou le partage de connaissances, le concept doit être cohérent dans tous les aspects de l'événement. Trouve ici 15 idées pour diversifier ton événement professionnel.

4. Définir le bon public cible

Pour réussir ton événement, il est essentiel de toucher le bon public cible. Adapte la communication et le marketing de ton événement aux besoins et aux intérêts de ton audience. En tant qu'organisateur·trice, tu dois savoir exactement qui assistera à l'événement et ce que ces personnes attendent.

5. Choisir les bonnes technologies événementielles

Les technologies événementielles modernes comme Oniva simplifient non seulement la planification, mais améliorent également l'expérience des participant·e·s. Des logiciels d'inscription aux applications de check-in, la bonne technologie aide à maintenir l'organisation et assure une exécution fluide.

6. Choisir les bons prestataires pour ton événement

Les organisateur·trice·s qui réussissent collaborent étroitement avec divers prestataires – des traiteur·euse·s aux technicien·ne·s du son en passant par les décorateur·trice·s. Choisis des prestataires fiables qui répondent à tes exigences et sont capables de soutenir sans accroc ton événement. Si tu manques de contacts, il est recommandé de faire appel à une agence événementielle. Tu trouveras ici une liste des meilleures agences événementielles pour les événements professionnels en Suisse.

7. Communiquer clairement et en temps voulu

Une communication claire est essentielle dans la planification d'événements. Informe toutes les parties concernées – prestataires, équipe événementielle et participant·e·s – des détails essentiels en temps voulu. Envoie régulièrement des mises à jour pour t'assurer que tout le monde est bien informé.

8. Créer un processus d'entrée fluide

Les longues files d'attente à l'entrée peuvent nuire à l'humeur des participant·e·s. Planifie l'entrée de manière à ce qu'elle soit efficace et sans stress. Tu peux utiliser des billets numériques et du personnel bien formé pour éviter les retards. Dans cet article, tu trouveras plus d'informations sur le thème du check-in d'événement sans problème.

9. Assurer le bon déroulement du programme

Un calendrier détaillé et une bonne coordination de toutes les parties impliquées sont essentiels pour assurer le bon déroulement de l'événement. Les organisateur·trice·s doivent passer en revue tous les points du programme avec les responsables et prévoir des marges de sécurité suffisantes.

10. Apprendre à partir des données de l'événement pour les futurs événements

Après l'événement, utilise les données collectées, telles que les retours des participant·e·s, les statistiques d'inscription ou les évaluations techniques, pour améliorer les événements futurs. Les organisateur·trice·s qui réussissent analysent les données pour savoir ce qui a bien fonctionné et où il y a des marges d'amélioration. Tu trouveras ici une liste des principaux KPI pour ton événement.

Conclusion

Une planification réfléchie est la clé de tout événement réussi. En suivant les conseils ci-dessus, tu peux t'assurer que ton événement devient une expérience inoubliable. Une bonne préparation, une communication claire et la flexibilité face aux défis imprévus font la différence entre un bon événement et un événement exceptionnel.

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En tant que conseiller·ère·s, Live Lab conçoit la bonne stratégie pour transformer ta marque en événement. En tant que partenaire créatif·ve·s, Live Lab développe des histoires riches en émotions et en moments mémorables. En tant qu’agence événementielle, Live Lab produit des campagnes avec des événements qui touchent les gens.
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En direct, virtuel ou hybride, les conférences et événements de MCI captivent le public de manière personnelle et engageante, transformant les participant·e·s en co-créateur·trice·s actif·ve·s. MCI conçoit et réalise des conférences, foires, cérémonies de remise de prix, forums exécutifs, événements sportifs et de divertissement, événements sur plusieurs jours et lancements de produits.
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Pemotion est une agence de marketing de la région de Lucerne, proposant des services et conseils en communication, gestion d’événements et formation pour les PME, grandes entreprises et entreprises individuelles.
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Standing ovation est une agence leader en conception d’expériences. Basée en Suisse et aussi internationale que ses mandats, Standing ovation collabore avec des entreprises et organisations qui attendent des résultats mesurables de leurs expériences de marque.
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Chez T’nt Events, le plaisir sous toutes ses formes est au centre des priorités. Qu’ils soient grands ou petits, T’nt Events est spécialisé dans les événements d’entreprise, grands projets et incentives.
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L'agence événementielle Alleslöser est une agence full-service avec des sites à Francfort et Sundern, spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements en direct, de mariages, d'événements d'entreprise, de galas, d'événements en ligne, de fêtes d'anniversaire, d'événements d'équipe et d'Holoevents. Avec une équipe dédiée et un large éventail de services, elle crée des expériences uniques qui suscitent un enthousiasme durable.
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ARISE GmbH est une agence événementielle basée à Dresde, spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements d'entreprise uniques, de participations à des salons et d'incentives. Avec plus de 20 ans d'expérience, ARISE propose des concepts sur mesure qui séduisent par des idées créatives et une exécution précise.
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L'agence BR Event à Hambourg est spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements d'entreprise et de grands événements sur mesure. Avec des concepts créatifs et une exécution professionnelle, elle crée des expériences événementielles inoubliables à Hambourg et dans le nord de l'Allemagne.
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L'agence événementielle benninger.eberle de Munich est spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements individuels pour les entreprises et les particuliers. Avec une équipe créative et un large réseau de partenaires, elle crée des expériences événementielles sur mesure qui laissent une impression durable.
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DAPP AG est une agence événementielle dirigée par son propriétaire, située à Kirchheim près de Munich, spécialisée dans la planification et l'organisation d'événements d'entreprise exceptionnels, d'incentives, de VIP-Hospitality et de voyages de jeux-concours. Forts de plus de 30 ans d'expérience, ils proposent des concepts sur mesure qui éveillent les cinq sens et font de leurs clients des hôtes parfaits.
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ELLIS EVENTS GmbH est une agence événementielle full-service située à Balingen, réalisant des événements uniques à l'échelle mondiale pour 10 à 13 000 participants depuis 1987. Avec une équipe de plus de 25 personnes, elle propose des solutions sur mesure pour des conférences, des événements d'entreprise, des incentives et des roadshows.
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Eventrebellen est une agence événementielle située à Munich, spécialisée dans la planification et la réalisation d'événements d'entreprise uniques, de voyages incentives et de campagnes promotionnelles. Avec des concepts sur mesure et un réseau international, elle organise des événements de toutes tailles et types, visant toujours à créer des expériences inoubliables.
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First Class Concept GmbH est une agence événementielle basée à Dresde, offrant depuis plus de 20 ans une gestion professionnelle d'événements et de lieux. Avec un large portefeuille de lieux uniques tels que l'OSTRA-DOME, les OSTRA-STUDIOS et le Kurländer Palais, elle organise des événements allant des événements d'entreprise aux présentations de produits, en passant par des dîners-spectacles comme "Mafia Mia".
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L'agence événementielle fünfdrei de Bonn est spécialisée depuis 2008 dans la planification et la réalisation de fêtes d'entreprise, de conférences et d'événements publics. Avec une équipe créative et un souci du détail, elle crée des expériences événementielles inoubliables.
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GO EXPERIENCE GmbH est une agence événementielle située à Neusäß, spécialisée dans la planification et la mise en œuvre de mesures de communication en direct. Avec plus de 20 ans d'expérience, elle propose des concepts sur mesure pour des événements, des actions spéciales, des services et des services numériques, tout en tenant compte de la durabilité et des approches innovantes.
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Intercom Köln GmbH est une agence événementielle basée à Cologne, qui combine des concepts non conventionnels avec la technologie de communication et d'information la plus moderne. Elle offre des services complets dans les domaines des réunions, des incentives, des congrès et des événements, en mettant l'accent sur la créativité et la passion.
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Joke Event AG est une agence événementielle renommée, basée à Brême avec une filiale à Munich. En tant que l'une des agences leaders dans le domaine des expériences live et des événements de marque, Joke Event propose un large éventail de services, de la conception à la réalisation des événements.
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M:con

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m:con – mannheim:congress GmbH est un fournisseur leader de gestion de congrès et d'événements, spécialisé dans les congrès médicaux et scientifiques. Avec une infrastructure moderne et un service complet, m:con crée des événements sur mesure qui répondent aux plus hautes exigences.
Logo MCI Allemagne

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MCI Deutschland GmbH est un prestataire de premier plan dans le domaine de la gestion d'événements et de congrès, qui aide les entreprises et les organisations à planifier et à réaliser des événements inoubliables. Grâce à un large portefeuille de services alliant stratégie, créativité et technologie, MCI crée des expériences sur mesure qui inspirent et offrent une valeur ajoutée durable.
Logo METZLER : VATER group GmbH

METZLER : VATER group GmbH

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METZLER VATER group GmbH est une agence de communication événementielle gérée par ses propriétaires, basée à Munich et employant plus de 180 personnes. Elle crée depuis plus de 20 ans des expériences de marque activantes et propose des solutions interdisciplinaires dans les domaines de l'architecture, des événements, du design, du numérique et de la gestion de projet.
Logo de l'agence événementielle Morella

Morella Eventagentur

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L'agence événementielle Morella d'Hanovre est connue pour sa planification créative et sur mesure d'événements d'entreprise et privés. Avec un large réseau de partenaires et de lieux, elle garantit des expériences exceptionnelles et une mise en œuvre sans faille de chaque événement.
Logo de l'événement Peppermint

Peppermint Events

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Hanovre
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Peppermint Event GmbH est une agence full-service pour les événements d'affaires, basée à Hanovre et Hambourg. Elle propose des solutions sur mesure pour des événements analogiques, hybrides et numériques et a réalisé avec succès plus de 3 000 projets depuis 2005.
Logo de u-motions GmbH

U-motions GmbH

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U-motions GmbH est une agence événementielle forte de plus de 30 ans d'expérience, spécialisée dans la planification et la mise en œuvre d'événements d'entreprise, d'anniversaires, de congrès et de lancements de produits. Avec une équipe créative et des solutions numériques innovantes, elle crée des expériences événementielles inoubliables.
Uniplan GmbH & Co. Logo KG

Uniplan GmbH & Co. KG

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Uniplan est une agence indépendante et dirigée par ses propriétaires, spécialisée dans l'expérience de marque, fondée en 1960 à Cologne par Hans Brühe. Avec plus de 600 employés répartis sur neuf sites mondiaux, l'entreprise accompagne ses clients de l'idée initiale à la mise en œuvre, transformant des concepts visionnaires en expériences de marque uniques.
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Upstairs GmbH est une agence événementielle indépendante basée à Seligenstadt, créant des expériences de marque sur mesure pour ses clients depuis 1996. Avec plus de 4 200 événements réalisés et plus de 10,2 millions d'invités accueillis dans 42 pays, elle offre un large éventail de services, allant des événements classiques aux formats hybrides et aux solutions numériques.
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VOK DAMS

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VOK DAMS Events GmbH est une agence de premier plan dans le domaine de l'événementiel et du marketing live avec plus de 40 ans d'expérience. Avec un portefeuille de services complet, incluant des événements, des solutions hybrides et numériques, des concepts créatifs ainsi que des conseils stratégiques, elle réalise des expériences de marque et des événements sur mesure dans le monde entier.

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Capture d'écran d'un site web d'événement, d'un agenda d'événement, d'une invitation par e-mail et de l'app check-in avec la même marque, réalisée avec la plateforme événementielle Oniva.
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