Benachrichtigungen spielen eine zentrale Rolle in der Kommunikation und im Management deines Events. Hier erfährst du alles, was du darüber wissen musst.
Benachrichtigungen sind automatische Nachrichten, die auf bestimmte Aktionen oder Ereignisse im System reagieren. Sie werden durch sogenannte Trigger ausgelöst und sofort an die entsprechenden Empfänger:innen gesendet. Im Gegensatz zu Kampagnen werden sie individuell nach dem Auslösen dieser Trigger versendet (z.B. nach einer Buchung durch einen Gast oder einer Stornierung einer Buchung etc.) Kampagnen werden immer an größere Zielgruppen versendet (z.B. Einladung zu einem Event).
In jeder Veranstaltung sind bereits vordefinierte Benachrichtigungen hinterlegt. Du brauchst also nichts zu tun - wir haben bereits alle wichtigen Benachrichtigungen eingerichtet, die z.B. bei Buchung, Stornierung, Buchung auf der Warteliste usw. versendet werden. Nur, wenn du diese Benachrichtigungen individuell anpassen möchtest, musst du sie bearbeiten.
Die vorhandenen Vorlagen pro Veranstaltung werden automatisch aus dem übergeordneten Workspace übernommen und können für jede Veranstaltung individuell angepasst werden. Es empfiehlt sich, in deinem Workspace eine Vorlage einzurichten, die dem Wording deiner Organisation entspricht. So musst du die Benachrichtigungen nicht für alle Events anpassen. Wenn du in deinem Workspace beispielsweise nur interne Events für Mitarbeitende organisierst, kannst du alle Vorlagen so anpassen, dass die Gäste mit "du" statt "sie" angesprochen werden.
Möchtest du eine Benachrichtigung, wie beispielsweise die Buchungsbestätigung, in deinem Event bearbeiten, so kannst du diese direkt im Event anpassen. Diese Anpassung gilt dann nur für dein Event. Du hast die Möglichkeit, die vordefinierten Benachrichtigungen zu überschreiben, zu deaktivieren oder neue Benachrichtigungen hinzuzufügen.
Um eine Benachrichtigung anzupassen, kannst du wie folgt vorgehen:
Achte darauf, die Buchungsskripte nicht zu löschen, es sei denn, du möchtest explizit bestimmte Elemente wie den persönlichen Link oder die Buchungszusammenfassung aus deiner Benachrichtigung entfernen.
Standardmäßig ist in Oniva pro Workspace eine E-Mail-Absenderadresse für den Versand von E-Mails hinterlegt. Um diese E-Mail Adresse für einzelne Events zu überschreiben, muss die E-Mail Einstellung in den Event-Einstellungen überschrieben werden. Siehe How To: die eigene E-Mail-Absenderadresse für den Versand von Event-Kommunikationen hinterlegen.
Hinweis: Eigene E-Mail-Absenderadresse hinterlegen
Melde dich bei unserem Support über das Formular unten auf diese Seite, wenn eine zusätzliche E-Mail-Absenderadresse hinterlegt werden soll. Je nach Berechtigungsstufe müssen wir auch bei bereits eingerichteter Mailadresse die Anpassungen für deine Veranstaltungen vornehmen.
Jede Benachrichtigung hat eine Aktion bzw. einen Trigger, der sie auslöst, einen Kanal und eine(n) Empfänger:in, der/die die Benachrichtigung erhält. Für manche Benachrichtigungen sind pro Trigger mehrere Empfänger:innen konfiguriert. Ein Beispiel hierfür ist die Benachrichtigung "Buchung bestätigt", die sowohl an den Gast (Benutzer:in) als auch an den/die Event-Verantwortliche(n) gesendet werden. Auch SMS-Benachrichtigungen können aufgrund von bestimmten Aktionen konfiguriert werden.
Für spezielle Funktionen, wie z.B. Buchungen auf Anfrage oder Wartelisten, stehen eigene Benachrichtigungen zur Verfügung. Diese werden nur versendet, wenn die entsprechende Funktion aktiviert ist. Die genaue Funktionsweise ist im jeweiligen Artikel zu den Funktionen beschrieben. Die häufigsten Aktionen für Benachrichtigungen sind "Buchung erstellt" und "Buchung storniert".
Diese Benachrichtigungen können in allen Events ausgelöst werden.
Wurde bei der Eingabe oder beim Import der Kontakte ein Account Manager hinzugefügt, kann diese/r Benachrichtigungen erhalten, wenn der Kontakt bucht, eincheckt oder seine Buchung storniert. Auf diese Weise wird der Account Manager direkt über die Aktivitäten seiner Gäste informiert ohne direkt mit dem Event-Verantwortlichen kommunizieren oder das Tool öffnen zu müssen.
Die Benachrichtigung kann per SMS oder E-Mail erfolgen. Für die Benachrichtigung per SMS muss eine Mobilfunknummer bekannt sein. Diese kann entweder im Anmeldeformular abgefragt oder importiert werden.
Die Benachrichtigungen werden in HTML editiert. Du kannst den Fließtext anpassen, wenn du die Benachrichtigung bearbeiten möchtest. Die Benachrichtigungen können jederzeit über das Aktionsmenü (···) wieder zurückgesetzt werden, um den Standard wiederherzustellen.
Die Fußzeile und das Design der Benachrichtigungen können in den Event-Einstellungen angepasst werden. Auch auf dem Workspace kann ein Standard-Design festgelegt werden.
Über das Aktionsmenü kannst du ein Testmail auslösen. Diese wird in allen Sprachen versendet und beinhaltet keine Variablen wie Name, E-Ticket etc. Um die Benachrichtigung mit Variablen zu testen, melde dich für dein Event über die Event-Website an.
.svg){kind=icon}
{user.fullName} - Vor- und Name des Gast{user.firstName} - Vorname des Gast{user.lastName} - Nachname des Gast{user.additional.organization} - Organisation des Gast{user.additional.function} - Funktion des Gast{event.title} - Event Titel{event.dateDisplay} - Event Datum{event.venue.name} - Event Ort{booking.distinctBookingOperations.0.title} - Titel der gebuchten Optionen anzeigen{booking.distinctBookingOperations.0.operationDate} - Daten der gebuchten Optionen anzeigen{event.identifier} - Event ID{booking.bookingNr} - BuchungsnummerIn den standardisierten Vorlagen aller Benachrichtigungen in Oniva wird die Anrede "Guten Tag [Vorname] [Nachname]" verwendet. Diese allgemeine Form gewährleistet eine korrekte Generierung der Anrede, selbst bei fehlender Geschlechtsangabe oder unsauberer Datenqualität.
Falls gewünscht, kann die Anrede individuell angepasst werden, um spezifischere Formulierungen wie "Hallo Herr [Nachname]" oder "Hallo Frau [Nachname]" zu verwenden. Beachte hierbei bitte, dass diese Form der Anrede nur dann korrekt funktioniert, wenn die Daten vollständig und präzise sind. Insbesondere muss die Anrede immer im Format "Herr" oder "Frau" eingetragen werden.
Um sicherzustellen, dass die Anrede korrekt generiert wird, empfiehlt es sich, im Anmeldeformular eine Auswahlmöglichkeit für die Anrede mit den Optionen "Herr" und "Frau" zu konfigurieren. Wenn den Gästen die Möglichkeit gegeben werden soll, keine Auswahl oder eine andere Auswahl (z.B. "divers") zu treffen, muss ein Fallback definiert werden. In diesem Fall wird die Anrede auf "Hallo [Vorname] [Nachname]" zurückgesetzt.
Um die Vorlage zu verwenden, ersetze die bestehende Anrede mit der folgenden:
("Sehr geehrter Herr Muster" / "Sehr geehrte Frau Muster" / "Guten Tag Jamie Doe")
<f:if condition="{user.additional.title} == 'Herr'">
<f:then><p>Sehr geehrter Herr {user.lastName}</p></f:then>
<f:else>
<f:if condition="{user.additional.title} == 'Frau'">
<f:then><p>Sehr geehrte Frau {user.lastName}</p></f:then>
<f:else><p>Guten Tag {user.fullName}</p></f:else>
</f:if>
</f:else>
</f:if>
("Lieber Max" / "Liebe Julia" / "Hallo Jamie")
<f:if condition="{user.additional.title} == 'Herr'">
<f:then><p>Lieber {user.firstName}</p></f:then>
<f:else>
<f:if condition="{user.additional.title} == 'Frau'">
<f:then><p>Liebe {user.firstName}</p></f:then>
<f:else><p>Hallo {user.firstName}</p></f:else>
</f:if>
</f:else>
</f:if>
Der folgende Code Auszug muss in der Benachrichtigung platziert werden, um Informationen aus einem Formularfeld anzuzeigen, das im Anmeldeformular konfiguriert ist. Dabei muss das Wort IDENTIFIKATOR mit dem Identifikator des gewünschten Formularfelds ersetzt werden.
Für Informationen aus dem Anmeldeformular
<f:if condition="{user.additional.IDENTIFIKATOR}">{user.additional.IDENTIFIKATOR}</f:if><br>Für Informationen aus zusätzlichen Abfragen
<f:for each="{booking.bookingOperations}" as="bookingOperation">{bookingOperation.IDENTIFIKATOR}<br></f:for>
Wenn du weitere Fragen hast oder Unterstützung benötigst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team steht bereit, um dir zu helfen und sicherzustellen, dass du das Beste aus unserem Benachrichtigungssystem herausholst.
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