Was ist ein Serienbrief?

Ein Serienbrief ist ein Dokument, das als Vorlage für eine Vielzahl von Empfängern und Empfängerinnen dient. Jeder Empfänger erhält eine personalisierte Kopie des Dokuments, wobei individuelle Daten wie Name, Adresse und andere Informationen automatisch eingefügt werden. Microsoft Word bietet eine Seriendruckfunktion, mit der solche personalisierten Dokumente effizient erstellt werden können.

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Anleitung für das Erstellen von Event-Einladungen per Seriendruck in Microsoft Word mit Daten aus Oniva

Generierung des persönlichen Links durch Oniva

• Logge dich mit deinem Oniva-Konto ein
• Bereite eine Excel-Datei vor mit allen relevanten Kontaktdaten deiner einzuladenenden Gäste
• Importiere deine Kontakte in Oniva. Achte darauf, einen sinnvollen Identifikator zu verwenden, gerade wenn du keine E-Mailadresse deiner Kontakte hast. Diese hilft dir, deine Kontakte wiederzuerkennen. Als Identifikator bietet sich beispielsweise die Kontaktnummer aus deinem CRM an.
• Sobald der Import abgeschlossen ist, kannst du die Daten wieder aus Oniva herunterladen. Jeder Kontakt hat von Oniva einen persönlichen Event Link erhalten, welcher für die Druck-Einladung verwendet werden kann.

Überprüfung der Daten

• Stelle sicher, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind und die Daten sauber und korrekt formatiert sind.
• Speichere die Datei an einem leicht zugänglichen Ort.

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Erstellung der Einladung mit einem Programm, das Serienbriefe unterstützt (z.B. Microsoft Word oder Adobe InDesign)‍

Erstellen der Einladungsvorlage

• Lege ein neues Dokument im besagten Tool an
• Gestalte das Layout deiner Einladung nach deinen Wünschen. Füge Platzhalter für personalisierte Daten ein, wie z.B. [Name], [Adresse], [QR Code], etc.

Seriendruck einrichten (am Beispiel mit Microsoft Word)

• Start des Seriendruck-Assistenten.
• Gehe zum Reiter «Sendungen» und wähle «Serienbriefe starten».
• Wähle «Briefe» als Dokumenttyp.

Auswahl des Empfänger-Datenquells

• Klicke auf «Empfänger wählen» und wähle «vorhandene Liste».
• Navigiere zur zuvor gespeicherten Excel-Datei aus Oniva.

Verknüpfung der Felder

• Klicke auf «Empfängerliste bearbeiten» um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt verknüpft sind.
• Füge Platzhalter in dein Dokument ein, indem du auf «Sendungen» > «Seriendruckfeld einfügen» klickst und das entsprechende Feld auswählst.
• Platziere das Feld am entsprechenden Ort.

Einfügen des QR-Codes

• Wechsle zum Reiter «Einfügen» und wähle dort «Schnellbausteine» > «Feld».
• Wähle «Formel» und gebe die folgende Formel im Feld ein: DisplayBarcode «XXX» QR
• Nun erscheint ein QR Code mit der Information «XXX».

Einfügen des persönlichen Links in den QR Code

• Um diese Information mit dem persönlichen Link zu ersetzen, muss zunächst in den Feldfunktionen-Anzeigemodus gewechselt werden, in dem du ALT + F9 auf deiner Tastatur wählst. Feldfunktionen sind Codes, die in Word verwendet werden, um dynamische Inhalte in ein Dokument einzufügen, wie z.B. Seriendruckfelder, Datums- und Zeitfelder, Referenzfelder usw.
• Wähle das «XXX» an und navigiere dann zu  «Sendungen» > «Seriendruckfeld einfügen» und wähle «Persönlichen Event Link"
• Die Formel sollte neu wie folgt aussehen:

• Beende den Feldfunktionen-Anzeigemodus, in dem du erneut auf ALT + F9 klickst.