Ein Workspace ist ein virtueller Arbeitsbereich auf Oniva, in dem Teams zusammenarbeiten können. Hier könnt ihr Berechtigungen für eure Events vergeben, Daten zu euren Events einsehen und Standards definieren. Es ist ein Ort, an dem sich alles für euer Team an einem Ort befindet.
Du kannst deine Workspaces bearbeiten, indem du sie in der oberen Navigationsleiste aufrufst. Wenn du kein entsprechendes Menü siehst, fehlt dir die Berechtigung. Solltest du eine solche benötigen, kannst du dich an deinen Admin oder unseren Support wenden.
Nachdem du deinen Workspace geöffnet hast, landest du zunächst auf dem Workspace Dashboard. Hier kannst du Daten zu deinen Events einsehen oder weitere Einstellungen und Konfigurationen zu deinem Eventtyp einsehen.
Aus den Workspace-Einstellungen erreichst du die Berechtigungen für diesen Workspace.
Event Admins können direkt im Workspace berechtigt werden. Event Admins werden über Gruppen gesteuert, die in den Einstellungen eines Events hinterlegt werden können. Nach der Hinterlegung haben alle Event Admins der Gruppe Zugriff. Event Admins können den Workspace nicht bearbeiten.
Hier können Organisationen erfasst werden. Diese können dann in den Events deines Workspace als Event Kontakt hinterlegt werden. Außerdem kannst du hier festlegen, welche Angaben bei kostenpflichtigen Events auf dem Zahlungsbeleg erscheinen sollen.
Unter Kategorien können individuelle Untergruppen für den jeweiligen Workspace angelegt werden. Die Kategorien werden in den Events des jeweiligen Workspace unter Event Informationen zur Verfügung gestellt. Die Kategorien dienen der Navigation und Filterung auf der Plattform.
Hier können allgemeine Standorte für den Workspace hinterlegt werden. Wenn du mehrere Standorte hinterlegen möchtest, kannst du eine Liste über die Importfunktion hochladen. Dadurch wird die Eventkonfiguration vereinfacht und die Qualität der Standortdaten sichergestellt.
Formularvorlagen sind vordefinierte Gruppen von Formularfeldern. Die Vorlage kann dann in den Events des jeweiligen Workspaces verwendet werden. Auf diese Weise müssen die Standardfelder nicht in jedem Event einzeln eingegeben werden, sondern die Vorlagen können direkt importiert werden. In den Workspace-Einstellungen kann ein Standardformular ausgewählt werden, das in allen neu angelegten Events verwendet wird.
Voraussetzung: Die Events deines Workspaces müssen auf Konten eingeschränkt sein.
Mit Hilfe von Kontogruppen können individuelle Zielgruppen für Events erstellt werden. So kann z.B. für wiederkehrende Events die gleiche Zielgruppe verwendet werden. Kontogruppen können innerhalb eines Events für folgende Vorgänge verwendet werden:
Unter Buchungen können Event-übergreifende Exporte generieret werden. Nach der Definition der entsprechenden Parameter wie Zeitraum oder Eventstatus wird der Export in Excel mit herunterladen generiert. Bei mehr als 150 Zeileneinträgen wird der Export als Download-Link per E-Mail zur Verfügung gestellt.
Unterseiten können nur für Workspaces mit aktivierter Bibliothek verwendet werden. Mit Unterseiten können individuelle Seiten erstellt werden, auf denen z.B. Teilnahmebedingungen oder andere Informationen zu Veranstaltungen in der Bibliothek aufgeführt werden können.
Hier können allgemeine Bilder für den Workspace hinterlegt werden. Das kann die wiederholte Erfassung von Events mit standardisierten Bilddateien vereinfachen.
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