Workspaces

Im Workspace zurecht finden

Du kannst deine Workspaces bearbeiten, indem du sie über die obere Navigationsleiste aufrufst. Falls dieses Menü nicht sichtbar ist, fehlen dir die notwendigen Berechtigungen. Wende dich in diesem Fall an deinen Admin oder unseren Support.

Nach dem Öffnen deines Workspaces gelangst du zunächst auf das Workspace Dashboard. Hier kannst du Event-Daten einsehen sowie Einstellungen und Konfigurationen für deinen Workspace vornehmen.

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Organisationen

Im Bereich Organisationen können relevante Organisationen erfasst werden. Diese lassen sich:

• In den Event Informationen hinterlegen. In den Event Informationen hinterlegte Organisationen werden auf der event Website angezeigt und können von Gästen kontaktiert werden.
• Als Kontakt für Zahlungsbelege in den Event Einstellungen nutzen.

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Kategorien

Unter Kategorien lassen sich individuelle Untergruppen für den Workspace erstellen. Diese Kategorien stehen in den Events des Workspaces zur Navigation und Filterung zur Verfügung.

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Standorte

Im Bereich Standorte können allgemeine Standorte für den Workspace hinterlegt werden. Falls du mehrere Standorte einpflegen möchtest, kannst du dies über die Importfunktion tun. So wird die Eventkonfiguration erleichtert und die Datenqualität gesichert.

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Medien

Hier kannst du allgemeine Bilder für den Workspace speichern. Dadurch wird die Erstellung von Events mit standardisierten Bilddateien vereinfacht.

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Benachrichtigungen

Hier können Benachrichtigungsregeln eingerichtet werden, welche automatisch bei Event Buchungen, Stornierungen und weiteren Triggern ausgelöst werden. Jeder neu erstellte Event deines Workspaces wird initial mit den auf dem Workspace eingerichteten Benachrichtigungen ausgestattet, welche wiederum auf dem Event überschrieben werden können. Siehe Artikel zu den Benachrichtigungen.

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Unterseite(n)

Unterseiten sind nur bei aktivierter Bibliothek verfügbar. Mit ihnen können individuelle Seiten erstellt werden, etwa für Teilnahmebedingungen oder Veranstaltungsinformationen.

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Buchungen

Im Bereich Buchungen können Event-übergreifende Exporte erstellt werden. Nach Definition der Parameter (z. B. Zeitraum oder Event-Status) wird der Export als Excel-Datei bereitgestellt. Enthält der Export mehr als 150 Zeilen, erhältst du einen Download-Link per E-Mail.

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Formularvorlagen

Formularvorlagen sind vordefinierte Gruppen von Formularfeldern. Diese können in den Events eines Workspaces verwendet werden, sodass Standardfelder nicht für jedes Event einzeln erstellt werden müssen.

In den Workspace Einstellungen kann ein Standardformular definiert werden, das in allen neuen Events verwendet wird.

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Kontogruppen

Voraussetzung: Die Events deines Workspaces müssen auf Konten eingeschränkt sein.

Mit Hilfe von Kontogruppen können individuelle Zielgruppen für Events erstellt werden. So kann z.B. für wiederkehrende Events die gleiche Zielgruppe verwendet werden. Kontogruppen können innerhalb eines Events für folgende Vorgänge verwendet werden:

• Du kannst eine vordefinierte Gruppe von Konten verwenden, um Kontakte zu importieren und dann Einladungen an diese Kontakte zu versenden
  Kontogruppen können verwendet werden, um Event-Kontakte in die Kontaktliste zu importieren.
• Du kannst eine vordefinierte Gruppe von Konten verwenden, um den Zugriff auf dein Event einzuschränken
  Auf Eventebene kann unter Berechtigungsgruppen unter Zugriff auf Event-Website nur für ausgewählte Kontogruppen erlauben die Kontogruppe hinterlegt werden. Mit dieser Einstellung haben nur Benutzende der entsprechenden Gruppe Zugriff auf das Event.

Konto zu Kontogruppen hinzufügen

1. Den entsprechenden Workspace öffnen
2. Den Menüpunkt Kontogruppen wählen
3. Eine neue Kontogruppe erstellen oder eine bestehende auswählen, Konten bearbeiten wählen
4. Konto über die E-Maildresse hinzufügen oder entfernen
5. Nach einigen Minuten wird eine E-Mail an die E-Mailadresse des Admin Kontos eine E-Mail gesendet, die über den Erfolg des Imports informiert

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Berechtigungen

Über die Workspace-Einstellungen kannst du Berechtigungen verwalten:

• Event-Admins: Dürfen Events erstellen und verwalten, können den Workspace jedoch nicht bearbeiten.
• Event-Operatoren: Können Buchungen bearbeiten, jedoch keine Events anlegen oder bearbeiten.

Berechtigungen für Event-Admins werden über Gruppen gesteuert, die in den Event Einstellungen hinterlegt sind.

Einstellungen

• Bild: Das Bild wird in der Anzeige der übergeordneten Event-Bibliothek oder als Titelbild angezeigt, wenn die Bibliothek aktiviert ist.
• Darstellung: Hier können individuelle Branding-Einstellungen für den Workspace vorgenommen werden, darunter Logo, Farben und Schriftart für alle Events
• E-Mail Template
• E-Mail
• Sprachen: Legt die Standardsprache fest, die standardmäßig für alle untergeordneten Events verwendet wird.
• Lieferscheine: Lieferscheine können bei Aktivierung pro Buchung vom Admin herunterladen werden und können genutzt werden, wenn beispielsweise Tickets oder andere gebuchte Optionen per Post versendet werden müssen.

Event Standard Einstellungen

• Anzeige der Gäste, Kommentare, E-Ticket, Buchungen auf Anfrage: Aktiviert diese Funktionen standardmäßig für alle untergeordneten Events. Die Funktion kann auf jedem Event einzeln wieder aktiviert oder deaktiviert werden.
• Standard Anmeldeformular: Definiere hier das standardmäßig verwendete Anmeldeformular für die Events deines Workspaces. Das Formular wird automatisch in allen neu erstellten Events geladen und kann dort bei Bedarf angepasst werden. Wird kein eigenes Fomular hinterlegt, wird das Oniva standard Formular verwendet (ausser bei Workspaces mit Anmeldung über Konten).
• ‍Dateianhänge: Dateianhänge können als Bedingung für die Registrierung oder als Anhang zur Buchungsbestätigung konfiguriert werden. Hier kann beispielsweise deine Datenschutzerklärung hinterlegt werden.
• Zusätzliche Abfragen bei Buchungen: Die Zusatzabfragen bei Buchungen werden pro Buchung abgefragt und nicht pro Kontakt wie die Angaben im Anmeldeformular. Wenn ein Kontakt mehrere Buchungen vornimmt, muss er diese Daten erneut angeben. Diese Daten können nicht pro Event deaktiviert werden.