Begleitpersonen

Was sind Begleitpersonen?

Begleitpersonen sind Personen, die mit der gleichen Buchung angemeldet werden. Hier einige wichtige Punkte zu Begleitpersonen:

• Sie erscheinen in der Buchung der Hauptperson.
• Es wird kein eigener Kontakt für sie angelegt, daher können sie nicht über Kampagnen kontaktiert werden.
• Sie erhalten keine eigene Buchungsbestätigung oder andere Benachrichtigungen.
• Sämtliche Kommunikation sowie die Zustellung von E-Tickets, Kampagnen und Benachrichtigungen laufen über die Hauptperson.

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Im Admin konfigurieren

Um Begleitpersonen in deinem Event zu aktivieren, gehe wie folgt vor:

1. Event bearbeiten: Gehe im Admin-Bereich und bearbeite den Event.
2. Berechtigungsgruppen konfigurieren: Öffne die gewünschte Berechtigungsgruppe(n), für welche Begleitpersonen aktiviert werden sollen. Soll nur ein Teil deiner Gäste Begleitpersonen mitbringen dürfen, kannst du eine eigene Berechtigungsgruppe für diese Gäste erstellen.
3. Funktionalität aktivieren: Aktiviere die Funktion und gebe an, wie viele Begleitpersonen hinzugefügt werden können.
4. Anmeldeformular konfigurieren: Konfiguriere das Anmeldeformular für die Begleitpersonen. Die Vorlage für das Formular wird, wie die Vorlage für den oder die Hauptbuchende(n), von der Konfiguration auf dem Workspace übernommen.

Wie funktionieren Begleitpersonen?

Ansicht für Gäste

Die Eingabe erfolgt direkt während der Buchung. Gäste haben die Möglichkeit, auszuwählen, welche Begleitpersonen sie zu welchen Optionen mitnehmen möchten. Dabei können sie das in ihrer Berechtigungsgruppe definierte Kontingent nicht übertreten. Gäste können sich auch mit Begleitpersonen auf die Warteliste eintragen oder Buchungen auf Anfrage vornehmen.

Ansicht im Admin

Nach der Anmeldung können Begleitpersonen in der Buchung des Hauptbuchenden eingesehen werden. Für Begleitpersonen werden keine eigenen Kontakte angelegt, und sie können nicht über Kampagnen oder Benachrichtigungen kontaktiert werden. Unter "gebuchte Optionen" ist die Gästeliste einsehbar, wobei jede Begleitperson als separate Zeile angezeigt wird. Wenn man rechts einen Filter nach einer Buchungsoption setzt, wird die Gästeliste aller angemeldeten Personen (einschließlich der Begleitpersonen) für diese Option angezeigt.

Begleitpersonen und Kontingente

Begleitpersonen werden im Kontingent des Hauptbuchenden berücksichtigt. Das bedeutet, dass bei der Buchung von Begleitpersonen das Gesamtkontingent der verfügbaren Plätze für eine Buchungsoption nicht überschritten wird. Wenn ein Gast beispielsweise zwei Begleitpersonen hinzufügt, zählt dies als drei Teilnehmer im Kontingent. Ist nur noch 1 Platz für eine Option verfügbar, kann der Gast keine Begleitperson anmelden.

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Begleitpersonen und Warteliste

Wenn ein Gast mit Begleitpersonen auf der Warteliste steht, erfolgt eine Einladung erst, sobald ausreichend Plätze verfügbar sind, um sowohl den Hauptbuchenden als auch alle Begleitpersonen gemeinsam anzumelden. Die Einladung wird dabei für die gesamte Gruppe (Hauptbuchende:r + Begleitpersonen) verschickt.

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Buchungen mit Begleitpersonen bearbeiten

Für jede Buchung mit Begleitpersonen wird ein eigenes Tab im Kontakt des Hauptbuchenden angezeigt. In diesem Tab können die Personendaten der Begleitpersonen, wie Namen oder E-Mail-Adressen, bearbeitet werden.

Check-In und E-Ticket

Für Begleitpersonen wird kein eigenes E-Ticket direkt ausgestellt. Wird die Option „E-Ticket pro Gesamtbuchung“ gewählt, erhält der Hauptbuchende ein Ticket, das für ihn sowie alle seine Begleitpersonen gilt. Bei der Option „E-Ticket pro Teilbuchung“ wird für jede gebuchte Option ein eigenes Ticket mit individuellem QR-Code erstellt. Der Hauptbuchende kann dieses Ticket direkt an seine Begleitpersonen weiterleiten. Falls E-Tickets als Badges aktiviert sind, wird auch für die Begleitpersonen ein Badge generiert und dem PDF hinzugefügt.