Cet article propose un guide pour configurer les accompagnant·e·s lors d'événements sur Oniva, tant pour les personnes qui comptent dans le contingent des invité·e·s que pour celles qui ne doivent pas y être incluses.
Les accompagnant·e·s sont des personnes inscrites avec la même réservation que le contact principal. Voici quelques points importants à propos des accompagnant·e·s :
Pour activer les accompagnant·e·s dans ton événement, suis ces étapes :
L'entrée des accompagnant·e·s se fait directement lors de la réservation. Les invité·e·s ont la possibilité de choisir quels accompagnant·e·s ils·elles souhaitent amener pour quelles options. Ils·elles ne peuvent pas dépasser le contingent défini dans leur groupe d'autorisations. Les invité·e·s peuvent également s'inscrire avec des accompagnant·e·s sur la liste d'attente ou effectuer des réservations sur demande.
Après l'inscription, les accompagnant·e·s peuvent être vus dans la réservation de la personne principale. Aucun contact distinct n'est créé pour les accompagnant·e·s et ils·elles ne peuvent pas être contacté·e·s via des campagnes ou des notifications. Sous "options réservées", la liste des invité·e·s est visible, chaque accompagnant·e étant affiché·e sur une ligne séparée. En appliquant un filtre à droite par option de réservation, la liste des invité·e·s de toutes les personnes inscrites (y compris les accompagnant·e·s) pour cette option s'affiche.
Les accompagnant·e·s sont inclus·e·s dans le contingent de la personne principale. Cela signifie que lors de l'ajout d'accompagnant·e·s, le contingent total des places disponibles pour une option de réservation ne doit pas être dépassé. Par exemple, si un invité·e ajoute deux accompagnant·e·s, cela compte comme trois participants dans le contingent. S'il ne reste plus qu'une place pour une option, l'invité·e ne pourra pas inscrire d'accompagnant·e.
Si un invité·e avec des accompagnant·e·s se trouve sur la liste d'attente, l'invitation ne sera envoyée que lorsqu'il y aura suffisamment de places disponibles pour inscrire à la fois la personne principale et tous les accompagnant·e·s ensemble. L'invitation sera envoyée à l'ensemble du groupe (personne principale + accompagnant·e·s).
Pour chaque réservation avec des accompagnant·e·s, un onglet distinct s'affichera dans le contact de la personne principale. Dans cet onglet, les données personnelles des accompagnant·e·s, telles que les noms ou les adresses e-mail, peuvent être modifiées.
Aucun billet électronique distinct n'est émis directement pour les accompagnant·e·s. Si l'option "billet électronique par réservation totale" est choisie, la personne principale recevra un billet qui s'applique à elle ainsi qu'à tous ses accompagnant·e·s. Si l'option "billet électronique par réservation partielle" est sélectionnée, un billet distinct avec un code QR individuel sera créé pour chaque option réservée. La personne principale pourra transmettre ce billet directement à ses accompagnant·e·s. Si les billets électroniques sont activés sous forme de badges, un badge sera également généré pour les accompagnant·e·s et ajouté au PDF.
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