Formulaire d'inscription et Requêtes supplémentaires dans Oniva

Une collecte efficace des données des invités est essentielle pour une organisation d'événements réussie. Oniva propose à cet effet le formulaire d'inscription et les requêtes supplémentaires pour recueillir des informations pertinentes de manière systématique et ciblée.

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Structure de la collecte de données dans Oniva

Oniva utilise trois éléments clés :

• Contacts : Personnes ou entités individuelles stockées dans la base de données de l'événement. Un contact peut être inscrit à plusieurs événements.
• Réservations : Une réservation représente l'inscription d'un contact à un événement spécifique et le relie aux options réservées.
• Options réservées : Composants spécifiques d'une réservation adaptés aux besoins individuels de l'événement.

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Formulaire d'inscription

Le formulaire d'inscription est un formulaire standardisé pour recueillir des informations générales pertinentes pour tous les invités. Cela inclut :

• Champs obligatoires comme le nom et l'adresse e-mail, que tous les invités d'un groupe d'autorisations doivent remplir.
• Champs personnalisables pour des besoins spécifiques selon le groupe d'autorisations, tels que le département ou le conseiller client pour les invités internes et externes.

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Requêtes supplémentaires

Les requêtes supplémentaires sont des champs optionnels qui apparaissent lors de la réservation de certaines options et recueillent des informations spécifiques uniquement pour des réservations individuelles. Par exemple, les préférences alimentaires pour un déjeuner ou les préférences pour des ateliers peuvent être recueillies. Elles offrent :

• Flexibilité pour des options de réservation individuelles.
• Questions adaptées qui n'apparaissent que lors de la sélection de l'option concernée.

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Différentes méthodes de stockage des données

• Formulaire d'inscription : Les données sont associées au contact (personne) et sont applicables de manière générale.
• Requêtes supplémentaires : Les données sont spécifiques à la réservation et capturent des informations contextuelles.

Configuration des champs de formulaire

Tous les champs suivent la même logique de configuration, que ce soit dans le formulaire d'inscription ou dans les requêtes supplémentaires :

• Libellé et type de saisie (par exemple, texte, sélection, téléchargement de fichier) définissent le contenu.
• Valeurs prédéfinies et indications servent de guide pour la saisie.
• Paramètre de champ obligatoire et masquer pour le contact permettent une personnalisation flexible des champs.

Des identifiants personnalisés et des champs masqués sont également disponibles si nécessaire, par exemple pour des notes internes ou des numéros de client

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Que ce soit pour des requêtes supplémentaires ou des champs dans le formulaire d'inscription, tous les champs de formulaire suivent la même logique. Lors de la création d'un nouveau champ, vous pouvez choisir d'importer un modèle ou de créer un nouveau champ. Les modèles peuvent être créés et modifiés dans votre espace de travail.

Après avoir créé un champ ou ouvert un champ existant, vous pouvez configurer les éléments suivants :

• Désignation : Ce texte apparaît au-dessus du champ pour vos contacts.
• Champ d'éntrée : Définissez ici le type de saisie. Les options suivantes sont disponibles : Texte simple, texte multiligne, adresse e-mail, date, case à cocher, sélection simple, sélection multiple, téléchargement de fichier, téléchargement d'image, ligne de texte sans saisie (par exemple, pour des titres de section).
• Valeur : Vous pouvez spécifier une valeur prédéfinie ici, que les invités peuvent modifier. Utilisez ce champ si la valeur par défaut sera généralement la même ou dans une sélection simple ou multiple. Pour la sélection simple et multiple, les différentes options doivent être spécifiées dans le champ "Valeur" et séparées par des virgules. → Exemple : Option 1, Option 2, Option 3.
• Caractères de remplacement : L'indication apparaît dans le champ mais disparaît lorsqu'un contact clique dans le champ.
• Champ obligatoire : Définit si le champ est obligatoire ou non.
• Identifiant de champ de formulaire : Pour que le lien des données des invités fonctionne correctement, travaillez toujours avec un identifiant prédéfini par le système si disponible. Les identifiants suivants sont définis par défaut : title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city.
• Cacher pour les contacts : Le champ de saisie n'est pas visible pour les invités. Seuls les administrateurs peuvent voir et modifier ce champ, idéal pour des numéros de client, notes, etc.

Les sésignations et les champs de texte (y compris les cases à cocher) sont limités à 255 caractères. Jusqu'à 2 000 caractères peuvent être ajoutés pour le texte statique.

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Autres remarques sur la gestion des données

Lors de l'importation de nouvelles données de contact, Oniva ignore les colonnes non incluses dans le formulaire d'inscription. Si ces colonnes sont nécessaires en tant que champs, elles doivent être configurées dans le formulaire d'inscription au préalable. Les champs qui ne doivent pas être visibles pour les contacts dans le processus de réservation peuvent être marqués comme "masqués."