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Les listes d'attente permettent aux invité·e·s de s'inscrire pour un événement complet. Cela signifie que lorsqu'une place se libère, les personnes sur la liste d'attente sont automatiquement invité·e·s à occuper cette place.
Liste d'attente
Pour activer les listes d'attente pour les événements, tu dois suivre les étapes suivantes :
Va dans "Modifier l'événement" puis dans "Groupes d'authorisations".
Sélectionne "Paramètres d'inscription et d'accès" et active la liste d'attente (automatique ou manuelle).
Assure-toi qu'un capacité est défini dans les options de réservation et que le nombre de places pour la liste d'attente est précisé.
Plages horaires pour une inscription définitive
Lorsque tu choisis les listes d'attente automatiques, tu peux définir une plage horaire pendant laquelle les personnes sur la liste d'attente ont du temps pour une réservation définitive. Une fois ce délai écoulé, la prochaine personne sur la liste d'attente sera invitée.
Processus de la liste d'attente automatique
Un·e invité·e potentiel·le s'inscrit sur la liste d'attente via le site de l'événement et reçoit un e-mail de confirmation pour sa place sur la liste d'attente. Dès qu'une réservation confirmée est annulée, le contact sur la liste d'attente reçoit automatiquement une invitation par e-mail pour confirmer ou refuser la réservation de façon définitive.
Processus de la liste d'attente manuelle
Un·e invité·e potentiel·le s'inscrit sur la liste d'attente via le site de l'événement et reçoit un e-mail de confirmation pour sa place sur la liste d'attente. Lorsqu'une place se libère, la personne responsable de l'événement vérifie les inscriptions en attente et peut effectuer l'une des trois actions suivantes : inviter, confirmer l'option ou annuler la réservation sur la liste d'attente.
Les listes d'attente sont un excellent moyen de s'assurer qu'aucun événement complet ne soit manqué. En utilisant correctement les fonctionnalités des listes d'attente, tu peux augmenter tes chances de participer à des événements très prisés.
Statut des contacts et des réservations pour les listes d'attente
Selon l'étape où se trouve un contact dans le processus de liste d'attente, son statut s'affiche différemment :
Réservation avec liste d'attente : Si une réservation comporte au moins une option sur la liste d'attente, le statut de la réservation reste "confirmé" car la réservation dans son ensemble est valide, même si une option est encore sur la liste d'attente. Si le contact a plusieurs options dans une réservation, elles peuvent avoir des statuts différents (par exemple, une confirmée, une autre en attente).
Liste d'attente uniquement : Si le contact est uniquement sur la liste d'attente et n'a aucune option confirmée, son statut s'affiche comme "en attente". Dès qu'au moins une option est confirmée, son statut passe à "confirmé".
Invitation lorsque qu'une place se libère : Lorsqu'une place se libère, le contact reçoit une invitation et le statut de l'option passe à "invité". Le statut du contact reste "en attente" ou "confirmé", selon son statut précédent.
Invitation acceptée ou refusée : Si le contact confirme l'invitation dans le délai imparti, l'option est marquée comme "confirmée". Le statut du contact passe également à "confirmé" s'il ne l'était pas déjà. S'il refuse l'invitation ou si le délai expire, l'option est marquée comme "annulée". Si c'était la seule option dans la réservation, le statut de la réservation devient également "annulé". Si d'autres options sont encore confirmées ou en attente, le statut de la réservation reste "confirmé". Si l'option annulée était la seule du contact, son statut repasse à "accédé" (ou "ouvert" si le contact n'a jamais visité le site de l'événement et que la réservation a été créée par l'administrateur·trice).
Questions fréquentes
La liste d'attente ne fonctionne pas. Que puis-je faire ? - La liste d'attente est-elle activée dans les groupes d'authorisations souhaités ? - La confirmation a-t-elle été choisie par la personne responsable de l'événement au lieu d'une confirmation automatique ? Dans ce cas, la personne responsable doit inviter les contacts manuellement. - Le nombre de places sur la liste d'attente est-il défini dans les options de réservation ? - Un délai d'inscription a-t-il été configuré dans les groupes d'authorisations, et si oui, est-il déjà expiré ? - La date des options de réservation est-elle dans le futur ?
Un·e invité·e qui était sur la liste d'attente a reçu une confirmation d'annulation par e-mail. L'invité·e est sûr·e d'avoir bien confirmé sa réservation. Que s'est-il passé ? Lorsqu'un·e invité·e est invité·e via la liste d'attente automatique, il·elle reçoit le délai défini dans la configuration (le délai par défaut est de 72 heures) pour confirmer la réservation. Si l'invité·e ne répond pas dans ce délai, sa réservation est annulée de la liste d'attente à l'expiration du délai, et le·la prochain·e invité·e est invité·e.
J'ai des places supplémentaires que je peux proposer pour mon événement. Que se passe-t-il avec les places sur la liste d'attente si j'augmente le capacité dans une option de réservation ? Si le capacité d'une option précédemment complet, qui a déjà des contacts sur la liste d'attente, est augmenté, une invitation est envoyée aux contacts sur la liste d'attente (si la liste d'attente est réglée sur automatique). Autant de personnes sont invité·e·s en même temps que le nombre de places qui se libère et qui sont sur la liste d'attente.
Que se passe-t-il si des réservations sont annulées après la date limite d'inscription ? Les invitations à la liste d'attente sont-elles quand même envoyées ? Non, après la date limite d'inscription et de désinscription, aucune invitation automatique à la liste d'attente n'est envoyée. Cependant, les invité·e·s de la liste d'attente peuvent toujours être confirmé·e·s manuellement par l'administrateur·trice de l'événement.
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Remboursements
Pour les remboursements, des frais de 2,50 CHF par transaction sont facturés en plus des frais de traitement. Tu peux décider si ces frais peuvent être supportés par le·a invité·e ou par l'organisateur·trice. Le remboursement se fait alors sur le montant total ou partiel. Idéalement, tu devrais le préciser dans tes conditions générales pour les invité·e·s.
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