Wartelisten

Wartelisten

Um Wartelisten für Events zu aktivieren, musst du folgende Schritte durchführen:

1. Gehe zu "Event bearbeiten" und dann zu "Berechtigungsgruppen".
2. Wähle "Anmelde- und Zugriffseinstellungen" aus und aktiviere die Warteliste (automatische oder manuelle Warteliste).
3. Stelle sicher, dass in den Buchungsoptionen ein Kontingent vorhanden ist und die Anzahl der Plätze für die Warteliste hinterlegt ist.

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Zeitfenster für eine definitive Anmeldung

Bei der Auswahl der automatischen Wartelisten kannst du das Zeitfenster definieren, innerhalb dessen Personen auf der Warteliste Zeit für eine definitive Buchung haben. Ist die Zeit abgelaufen, wird die nächste Person auf der Warteliste eingeladen.

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Prozess der automatischen Warteliste

Ein potentieller Gast meldet sich über die Event-Website für die Warteliste an und erhält eine Bestätigungsmail für den Wartelistenplatz. Sobald eine bestätigte Buchung storniert wird, erhält der Kontakt auf der Warteliste automatisch eine Einladung per E-Mail, um die Buchung definitiv zu bestätigen oder abzulehnen.

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Prozess der manuellen Warteliste

Ein potentieller Gast meldet sich über die Event-Website für die Warteliste an und erhält eine Bestätigungsmail für den Wartelistenplatz. Wenn ein Platz frei wird, überprüft der Event-Verantwortliche die wartenden Anmeldungen und kann eine von drei Aktivitäten vornehmen: Einladen, Option bestätigen oder Buchung auf der Warteliste stornieren.

Wartelisten sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass keine ausgebuchte Veranstaltung verpasst wird. Indem du die Funktionalitäten der Wartelisten richtig nutzt, kannst du deine Chancen erhöhen, an begehrten Veranstaltungen teilzunehmen.

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Kontakt- und Buchungsstatus für Wartelisten

Je nachdem, an welchem Punkt sich ein Kontakt auf der Warteliste befindet, wird sein Status unterschiedlich angezeigt:

• Buchung mit Warteliste: Wenn eine Buchung mindestens eine Option auf der Warteliste hat, bleibt der Buchungsstatus "bestätigt", weil die Buchung insgesamt gültig ist, auch wenn eine Option noch auf der Warteliste steht. Hat der Kontakt mehrere Optionen in einer Buchung, können diese unterschiedliche Status haben (z. B. eine bestätigt, eine auf Warteliste).
• Nur Warteliste: Steht der Kontakt nur auf der Warteliste und hat keine bestätigte Option, wird sein Status als "wartend" angezeigt. Sobald mindestens eine Option bestätigt wird, ändert sich sein Status auf "bestätigt".
• Einladung bei freiem Platz: Wenn ein Platz frei wird, erhält der Kontakt eine Einladung und der Status der Option wechselt auf "eingeladen". Der Kontakt selbst bleibt je nach vorherigem Status entweder auf "wartend" oder "bestätigt".
• Einladung bestätigt oder abgelehnt: Bestätigt der Kontakt die Einladung innerhalb der Frist, wird die Option als "bestätigt" markiert. Der Kontaktstatus wird dann ebenfalls "bestätigt", falls dies noch nicht der Fall war. Lehnen sie ab oder läuft die Frist ab, wird die Option als "storniert" markiert. War es die einzige Option in der Buchung, ändert sich auch der Buchungsstatus auf "storniert". Sind noch andere Optionen bestätigt oder auf der Warteliste, bleibt der Buchungsstatus "bestätigt". War die stornierte Option die einzige des Kontakts, ändert sich der Kontaktstatus zurück auf "zugegriffen" (oder "offen", wenn der Kontakt die Event-Website nie selbst besucht hat und die Buchung vom Admin erstellt wurde).

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Häufig gestellte Fragen

• Die Warteliste funktioniert nicht. Was kann ich tun?
  - Ist die Warteliste  in den gewünschten Berechtigungsgruppen aktiviert?
  - Wurde die Bestätigung durch die für den Event-verantwortliche Person anstelle einer automatischen Bestätigung gewählt? Der Event-Verantwortliche muss die Kontakte dann manuell einladen.
  - Ist die Anzahl Plätze auf der Warteliste in den Buchungsoptionen definiert?
  - Wurde unter Berechtigungsgruppen ein Anmeldeschluss konfiguriert und wenn ja, ist dieser bereits vorbei?
  - Ist das Datum der Buchungsoptionen in der Zukunft?
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• Ein Gast, welcher auf der Warteliste war, hat eine Stornierungs-Bestätigung per E-Mail erhalten. Der Gast ist sich sicher, dass er seine Buchung nicht storniert hat. Was ist passiert?
  Wird ein Gast via automatischer Warteliste eingeladen, so erhält dieser die in der Konfiguration definierte Frist (Standard ist 72h) Zeit, um die Buchung zu bestätigen. Reagiert der Gast nicht in dieser Zeit, wird seine Buchung von der Warteliste nach Ablaufen der Frist storniert und der nächste Gast wird eingeladen.
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• Ich habe zusätzliche Plätze, welche ich an meinem Event anbieten kann. Was passiert mit den Wartelistenplätzen, wenn ich das Kontingent auf einer Buchungsoption erhöhe?
  Wird das Kontingent auf einer zuvor ausgebuchten Option welche bereits Kontakte auf der Warteliste hat erhöht, geht an die Kontakte auf der Warteliste eine Einladung raus (sofern Warteliste auf automatisch gestellt wurde). Dabei werden so viele gleichzeitig eingeladen, wie Plätze frei werden und auf der Warteliste sind.
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• Was passiert, wenn Buchungen nach dem Anmeldeschluss storniert werden? Werden trotzdem Wartelisten-Einladungen versendet?
  Nein, nach dem An- und Abmeldeschluss werden keine automatischen Wartelisteneinladungen mehr versendet. Gäste von der Warteliste können jedoch immer  noch manuell durch den Event-Admin bestätigt werden.