Virtuelle Events sind Veranstaltungen, die online stattfinden und es Teilnehmenden ermöglicht sich weltweit einzuwählen. Oniva bietet die Möglichkeit, das gesamte Event oder einzelne Buchungsoptionen als online zu konfigurieren, um eine flexible Event-Registrierungen zu ermöglichen.
Bei virtuellen Veranstaltungen kannst du entweder die gesamte Veranstaltung oder nur einzelne Buchungsoptionen als online kennzeichnen. Einzelne Buchungsoptionen sind nützlich, wenn die Veranstaltung hybrid ist, also sowohl physisch als auch online stattfindet, oder wenn verschiedene Sessions unterschiedliche Links haben sollen. So stellst du sicher, dass nur angemeldete Personen Zugriff auf die jeweiligen Links haben, zum Beispiel bei kostenpflichtigen Veranstaltungen.
Wenn du die gesamte Veranstaltung als online aktivierst, wird ein einziger Link für die gesamte Veranstaltung erstellt, der für alle Buchungsoptionen gilt. Es ist nicht nötig, jede einzelne Unteroption separat als online zu kennzeichnen, wenn das gesamte Event online ist und ein Link ausreicht. Dieser Link wird dann an alle Buchungsoptionen vererbt (siehe Grafik).
Tipp: Aufzeichnungslink
Für die Aufzeichnung des gesamten Events kann ein separater Aufzeichnungslink erstellt werden. Oniva zeichnet Veranstaltungen nicht automatisch auf; dieser Link muss extern erstellt werden.
Für die Durchführung von virtuellen Veranstaltungen mit externen Videolösungen bietet Oniva die Möglichkeit, jeden gewünschten Video-Stream zu integrieren. Nach der Anmeldung werden Teilnehmende über einen Button zur externen Videolösung weitergeleitet. Die Teilnahme am Online-Event wird durch das Klicken auf diesen Button verfolgt, sodass die Anwesenheit der Gäste präzise erfasst werden kann. Eine Stunde vor Beginn des Events wird die Teilnahme in Oniva erfasst. So kannst du während und nach dem Event im Oniva Admin auf dem Event Dashboard sowie in den Buchungen überprüfen, wie viele Teilnehmer:innen am Online-Event teilgenommen haben.
Live-Streams können direkt auf der Event-Website abgespielt werden, solange sie ein unterstütztes Format haben. Das ermöglicht deinen Gästen ein nahtloses Erlebnis, ohne die Event-Website verlassen zu müssen. Für andere Formate oder bei Online-Konferenzen, bei denen alle Teilnehmenden ihre Kamera nutzen, kann ein externer Link verwendet werden.
Folgende Streaming-Formate werden für die direkte Integration unterstützt: aac, mp4, f4a, f4v, hls, m3u, m4v, mov, mp3, mpeg, oga, ogg, ogv, vorbis, webm (YouTube und RTMP werden nicht unterstützt).
Für andere Formate oder bei Online-Konferenzen, bei denen alle Teilnehmenden ihre Kamera nutzen, kann ein externer Link verwendet werden. Gäste können sich dann über einen Button in der externen Lösung einwählen.
Eine Stunde vor Beginn des Events wird die Teilnahme der registrierten Gäste in Oniva erfasst. Admins können im Event-Dashboard den Status der Teilnehmenden überprüfen und sehen, wie viele Gäste am virtuellen Event teilgenommen haben.
Tipp: Keinen Direktlink versenden
Achtung: Wenn du den Direktlink zum Video-Stream per Kampagne an dein Publikum sendest und deine Gäste sich nicht über Oniva einwählen, kannst du die Teilnahmezahlen in Oniva nicht nachverfolgen. Wir empfehlen daher, vor dem Event den persönlichen Link für jeden Kontakt zu versenden. Wählt sich ein Gast über den persönlichen Link von Oniva in den Stream ein, wird er in Oniva als "teilgenommen" gewertet.
Damit alle Gäste den Event-Link haben, empfiehlt es sich den Link zur Buchung kurz vor dem Event (ca. 1-2 Tage) nochmal zu versenden. Dafür eignet sich der Versand von Kampagnen an alle angemeldeten Kontakte mit einem Button mit persönlicher Event-Link pro Kontakt. Dieser erlaubt den Gästen, sich auf der eignen Buchung einzuloggen und somit auch den hinterlegten Video-Link zu öffnen.
Bevor virtuelle Events stattfinden empfiehlt es sich, den Streaming-Dienst zu testen. Dies bedeutet, dass geprüft wird, ob die Übertragung von Bild und Ton auf dem hinterlegten Link funktioniert.
Damit alle Speaker wissen was sie zu tun haben, empfiehlt es sich vorher ein Briefing mit den Speakern zu halten, sodass diese wissen wie man den Ton einschaltet und die Slides teilt. Ausserdem können den Speakern so auch gewisse Rahmenbedingungen zum Event mitgegeben werden (Umgang mit Fragen, Dresscode, erwünschtes Lichtsetting). Für Notfälle oder technische Probleme sollten alle Speaker einen Notfallkontakt erhalten.
Bei online Events gibt es eine gewisse technische Abhängigkeit von verschiedenen Tools und Services (von der Kamera über den Streaming Provider bis hin zum Einstieg mit Oniva) und daher ist es wichtig, dass das Gesamtpaket funktioniert. Wird die User Journey aufgrund eines Fehlers in einem Link entlang der Kette unterbrochen kann das Gästeerlebnis für Teilnehmende eingeschränkt sein. Darum empfehlen wir vor dem Event einen End2End-Test durchzuführen. Dieser End2End-Test kann folgendermaßen aussehen:
Bei technischen Problemen (Ton / Bild / Übertragung / etc.) muss es sehr schnell gehen. Die Gäste wissen nicht, dass das Problem nicht bei ihnen liegt, sondern den gesamten Stream betrifft und könnten darum verunsichert sein. Anders wie bei physischen Events erhalten Gäste in diesem Moment kein Feedback und könnten sich darum schnell entscheiden, sich vom Event abzuwenden. Deshalb ist es gut eine Notfall-Kommunikation vorzubereiten, damit die Gäste über die technischen Schwierigkeiten umgehend informiert werden können.
Um im Krisenfall schnell und agil handeln zu können, sollten zudem die Verantwortlichkeiten geklärt werden. Das beinhaltet eine Kommunikations-Verantwortliche und Entscheidungsträger zu definieren.
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