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Online Events & Live Streaming

Inhaltsverzeichnis

Zuletzt aktualisiert:
January 9, 2025

Einen neuen Workspace einrichten

Ein gut eingerichteter Workspace hilft der effizienten Eventverwaltung und sorgt für ein konsistentes Branding. Workspaces ermöglichen Teams, Standards zu definieren und hilfreiche Grundkonfigurationen zu hinterlegen. Die richtige Konfiguration von Anmeldeformularen, E-Mail-Templates und Berechtigungen vereinfacht die Eventverwaltung und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.

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Wie richte ich einen neuen Workspace ein?

Um einen neuen Workspace zu beantragen, wende dich an deinen Plattform Admin oder kontaktiere den Oniva Support. Beachte, dass für zusätzliche Workspaces Kosten anfallen können. Bei Premium-Lizenzen entstehen keine zusätzlichen Kosten für zusätzliche Workspaces.

Was ist ein Workspace?

Ein Workspace ist ein virtueller Arbeitsbereich auf Oniva, in dem Teams zusammenarbeiten und Events effizient organisieren können. Innerhalb eines Workspaces kannst du:

  • Berechtigungen verwalten: Bestimme, wer welche Events bearbeiten darf.
  • Reportings einsehen: Behalte den Überblick über alle Events deines Workspaces.
  • Standardeinstellungen konfigurieren: Erstelle einheitliche Grundlagen, die auf alle Events angewendet werden können.

Workspaces sind die zentrale Struktur auf Oniva. Sie helfen dabei, die Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen zu optimieren indem sie:

  • Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
  • Einheitliches Branding sicherstellen
  • Anpassbare Voreinstellungen ermöglichen

Alle Events gehören zu einem Workspace, und die dort hinterlegten Konfigurationen werden standardmäßig auf diese Events angewendet. Diese Voreinstellungen können jedoch individuell pro Event angepasst werden.

Warum sollte ich meinen Workspace einrichten?

Eine sorgfältige Einrichtung deines Workspaces spart Zeit und sorgt für einen professionellen Auftritt deiner Organisation. Wenn du neue Events erstellst, übernehmen diese automatisch die Standardeinstellungen deines Workspaces, wie:

  • Branding: Einheitliche Farben, Logos und Schriftarten
  • Anmeldeformulare: Voreinstellungen für Gäste
  • Standardprozesse: Einheitliche Workflows für alle Events

Durch diese Struktur kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: die erfolgreiche Durchführung deiner Events.

Checkliste: Workspace einrichten

Damit dein Workspace optimal funktioniert, richte die folgenden Konfigurationen ein. Du kannst diese Einstellungen später für einzelne Events anpassen:

  • Titelbild hochladen
    Lade ein ansprechendes Titelbild für deinen Workspace hoch – besonders relevant, wenn du Bibliotheken nutzt.
  • Branding definieren
    Hinterlege die Farben, Logos und Schriftarten, die deinen Workspace repräsentieren sollen.
  • E-Mail-Template erstellen
    Richte ein individuelles E-Mail-Template ein, inklusive Fußzeile und Titelbild für Benachrichtigungen und Kampagnen.
  • Absenderadresse festlegen
    Gib eine Teammailbox und die Absenderadresse für Workspace-E-Mails an. Für Änderungen am Absender kontaktiere bitte den Support.
  • Standardsprache(n) auswählen
    Lege fest, welche Sprachen standardmäßig für deine Events verfügbar sein sollen.
  • Lieferscheine aktivieren (optional)
    Aktiviere Lieferscheine für Buchungen, falls du z. B. Tickets per Post versenden möchtest.
  • Event-Standardeinstellungen konfigurieren
    Definiere die Einstellungen, die standardmäßig für alle neuen Events des Workspaces aktiv sind.
  • Standard-Anmeldeformular hinterlegen
    Wähle ein Standardformular für Event-Registrierungen aus oder erstelle neue Vorlagen im Tab „Formularvorlagen“.
  • Zahlungs-Identifikator einrichten
    Hinterlege einen Identifikator, um Zahlungen deinem Workspace zuzuordnen.
  • Dateianhänge hinzufügen
    Lade relevante Dokumente hoch, z. B. eine Datenschutzerklärung oder AGBs, die in Buchungsprozessen verwendet werden kann.
  • Zusätzliche Abfragen erstellen
    Konfiguriere buchungsbezogene Felder, wie interne Kommentare oder Kostenstellen, für spezifische Anforderungen.
  • Organisation eintragen
    Erfasse deine Organisation und füge die MWST-Nummer hinzu, falls du kostenpflichtige Events planst.
  • Kategorien erstellen
    Definiere Kategorien, um Events besser zu strukturieren oder die Navigation in einer Bibliothek zu erleichtern.
  • Standorte hinzufügen
    Erfasse alle relevanten Veranstaltungsorte und importiere bei Bedarf mehrere Standorte.
  • Medien hochladen
    Lade wichtige Dateien wie Logos oder Stimmungsbilder hoch, die du für Events nutzen möchtest.
  • Benachrichtigungen anpassen
    Passe die Tonalität deiner Benachrichtigungen an (z. B. „Du“ oder „Sie“).
  • Unterseiten erstellen (optional)
    Erstelle individuelle Seiten, z. B. Teilnahmebedingungen, wenn dein Workspace Bibliotheken nutzt.
  • Berechtigungen verwalten
    Richte Rollen für Event-Admins und Event-Operatoren ein. Berechtigungen werden über Gruppen gesteuert
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Rückerstattungen

Für Rückzahlungen wird zusätzlich zur Bearbeitungsgebühr eine Gebühr von CHF 2.50 pro Transaktion verrechnet. Ob diese vom Gast oder dem Veranstalter getragen werden können, kannst du selbst bestimmen. Die Rückerstattung erfolgt dann über den vollen oder Teilbetrag. Idealerweise solltest du dies in deinen AGB für Gäste festlegen.
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