Mit Oniva's Check-In Funktion kannst du die Anwesenheit deiner Gäste ganz einfach erfassen. Durch den Einsatz der Check-in-Funktion gewinnst du einen Überblick über die Anzahl Teilnehmenden und "no Shows" auf dem Event-Dashboard und durch den Kontaktstatus "teilgenommen" kannst du eingecheckte Gäste über Kampagnen gezielt anschreiben. Hier findest du drei verschiedenen Möglichkeiten, um das Check-In deiner Gäste zu erfassen.
Mit Oniva gibt es drei verschiedene Arten, wie du deine Gäste zu Events einchecken kannst.
Du kannst Gäste manuell im Admin-Bereich einchecken. Gehe dazu zu den Event-Kontakten und öffne die Gästeliste eines Events. Wenn ein Gast anwesend ist, kannst du über das Optionsmenü das Check-In setzen. Dadurch wird automatisch ein Zeitstempel gesetzt und die Anzahl der eingecheckten Gäste auf dem Event-Dashboard und im Status aktualisiert.
Mit dieser Funktion kannst du die Teilnahme auch an Online-Events verfolgen. Eine Stunde vor Beginn des Events wird die Teilnahme in Oniva erfasst. So kannst du während und nach dem Event im Oniva Admin auf dem Event-Dashboard sowie in den Event Buchungen überprüfen, wie viele Teilnehmer:innen am Online-Event teilgenommen haben.
Mit Onivas Check-In App können Gäste am einfachsten eingecheckt werden. Aktiviere zuerst die Check-In Funktion in den Event-Einstellungen. Nach der Aktivierung kannst du mit unserer App einchecken. Das Check-In kann entweder durch Scannen der Tickets oder manuell über die Gästeliste erfolgen. Die Check-In Daten werden automatisch in Oniva hochgeladen und aktualisiert, solange das Scangerät mit dem Internet verbunden ist. Auch wenn das Gerät offline ist, kann weiter gescannt werden, aber die Check-In Daten bleiben zunächst lokal auf dem Gerät und werden später automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung besteht.
Um sich in die Check-In App einzuloggen, muss zuerst die Check-In Funktion in den Event-Einstellungen aktiviert werden. Danach kann der Login-QR-Code im Event-Dashboard mit der Oniva Check-In App gescannt werden. Die Check-In App kann im Google Play Store oder im Apple App Store heruntergeladen werden.
Wurden in der Option Darstellung Branding-Elemente für dein Event definiert, werden diese auch für das E-Ticket übernommen. Dies erhöht den Wiedererkennungseffekt.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen Text und/oder ein Bild auf dem E-Ticket zu platzieren. So können beispielsweise eine Anfahrtsskizze, Sponsorenlogos oder Hinweise zur Veranstaltung platziert werden.
Schließlich kann der Event-Badge auf dem E-Ticket aktiviert werden. Dieser erzeugt im unteren Bereich des E-Tickets einen Gäste-Badge, den die Gäste entweder selbst ausdrucken und mitbringen können oder der vom Admin ausgedruckt werden kann. Die Badges werden den Teilnehmenden nach Abschluss der Buchung bequem auf dem E-Ticket zur Verfügung gestellt. Die Badges sind in den Formaten A6 und A7 erhältlich. Lese mehr dazu im Artikel Event-Badge auf E-Ticket.
Tipp: E-Ticket später aktivieren
Sobald das E-Ticket aktiviert ist, wird es mit der Buchungsbestätigung verschickt. Sollten zum Zeitpunkt des Einladungsversands noch nicht alle relevanten Informationen wie z.B. Anfahrtsplan oder Hinweise zum Ticket vorliegen, kann das Ticket auch zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden. Die E-Tickets können dann über Event-Kampagnen an die angemeldeten Gäste versendet werden. Mehr dazu im Artikel: How To: E-Tickets versenden.
Sobald das Check-In in den Event-Einstellungen aktiviert wurde, kann die Check-In App eingerichtet werden. Öffne dafür das Dashboard deines Events und wähle "Check-In App einrichten" unter den Event daten. Stelle sicher, dass du die aktuelle Version der App auf deinem Gerät fürs Scanning installiert hast.
Wenn du die App installiert hast, kannst du dein Event auf deinem Gerät konfigurieren, in dem den QR-Code scannst.
Damit Tickets gescannt werden können, muss der Menu-Tab "Check-In" gewählt werden.
Tipp: Ticket vergessen?
Hat ein Gast sein Ticket nicht zur Hand, kann dieser auch im Tab "Gästeliste" eingecheckt werden. Dafür den Namen oder die Buchungsnummer des Gastes suchen und durch klick in der Checkbox des Namens das Check-In setzen.
Nach dem Scannen von Tickets kann eines der drei Meldungen angezeigt werden;
Tipp: iPhones geführter Zugriff
Apple bietet auf seinen Geräten einen geführten Modus. Mit diesem kann die Nutzung eines Geräts auf eine einzelne App eingeschränkt werden. So kann die Check-In App von Oniva genutzt werden, ohne dass die App beendet werden kann oder der Benutzende Zugang zu anderen Apps hat.
Wenn du nur die Check-In App ohne E-Tickets aktiviert hast, kannst du deine Gäste auch über die virtuelle Gästeliste einchecken. Dazu kannst du im mittleren Menüpunkt "Gästeliste" den Gast über das Suchfeld suchen und durch Antippen einchecken. Diese Funktion kannst du z.B. auch nutzen, wenn Gäste ihr E-Ticket nicht zur Hand haben. Das Einchecken wird so gewertet, als ob das entsprechende Ticket eingescannt worden wäre.
Nachbuchungen können nicht direkt in der App vorgenommen werden. Weitere Gäste müssen im Oniva Admin-Bereich durch einen Event-Admin angemeldet werden oder selbst eine Buchung vornehmen, sofern die Anmeldung noch möglich ist.
Unter Synchronisierungsstatus zeigt die App an, falls Check-Ins nicht mit der App synchronisiert sind. Per Klick kann die Synchronisierung forciert werden.
Der Login QR Code erlaubt das Konfigurieren einer weiteren Geräts ohne dass der originale Code im Oniva Dashboard angezeigt werden muss.
Hinweis: Abmelden
Beim Abmelden aus der App werden alle nicht synchronisierten Daten gelöscht. Daher sollten vor Beendigung der Check-in App alle Daten synchronisiert werden.
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