Berechtigungsgruppen legen fest, welche Personen unter welchen Bedingungen an einem Event teilnehmen können und wie der Zugriff zur Event-Website erlaubt ist.
Mit Berechtigungsgruppen kannst du festlegen, welche Gäste sich unter welchen Bedingungen für dein Event anmelden können. Du kannst beliebig viele Berechtigungsgruppen erstellen, um die verschiedenen Anforderungen deiner Zielgruppen abzubilden. So lassen sich beispielsweise Sonderkonditionen für VIPs, individuelle Anmeldefristen oder andere spezifische Bedingungen für unterschiedliche Gruppen definieren.
Für jede Berechtigungsgruppe müssen mindestens eine Anmelde- und Zugriffseinstellung eingerichtet werden. Diese Gruppen können entweder für den Zugriff über persönliche Konten oder für den öffentlichen Zugriff aktiviert werden.
Oniva erkennt Kontakte anhand ihrer persönlichen Event-Links. Sobald du in einem Event mehr als eine Berechtigungsgruppe verwendest, musst du beim Erstellen oder Importieren von Kontakten immer die passende Berechtigungsgruppe zuweisen.
Öffentliche Zugriffe auf die Event-Website (ohne persönlichen Link) werden automatisch der Berechtigungsgruppe zugeordnet, die „öffentlich“ als Zugriffsmethode definiert hat. Wenn keine Berechtigungsgruppe für den öffentlichen Zugriff aktiviert ist, kann das Event nur mit persönlichen Links betreten werden. Zugriffe ohne persönlichen Link werden in diesem Fall abgelehnt. Siehe Artikel zu "Kein Zugriff".
Wenn du den Zugang zu deinem Event auf Konten beschränkst, können sich nur diejenigen anmelden, die über ein Oniva-Konto verfügen. Dies erhöht die Sicherheit, da nur registrierte Benutzer:innen Zugang erhalten. Diese Funktionalität ist jedoch ausschließlich für Nutzer:innen mit einer Premium-Lizenz verfügbar. Beispielsweise könntest du diese Option nutzen, um sicherzustellen, dass nur deine internen Mitarbeitenden, die bereits im System registriert sind, an bestimmten Veranstaltungen teilnehmen können.
Die Anmeldung wird in diesem Fall hinter einer Login-Maske versteckt. Nutzt du für deine Organisation beispielsweise Single-Sign-On (SSO), kann auch nur der Zugang mit SSO gewährleistet werden um die Sicherheit weiter zu erhöhen.
Wenn du dich dafür entscheidest, die Berechtigungsgruppe für für den öffentlichen Zugriff einzurichten, stehen dir verschiedene Zugriffsarten zur Verfügung, die unter Anmelde- und Zugriffseinstellungen festgelegt werden können. Du kannst wählen zwischen Optionen wie öffentlich, privat mit Passwort oder nur mit persönlichem Link, um zu bestimmen, wie deine Gäste auf die Event-Anmeldung zugreifen können. Diese Flexibilität ermöglicht es dir, die Zugriffsregelungen den Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien deiner Veranstaltung anzupassen.
Für Events die sich an externe Gäste ohne Konto richten (z.B. Kundenevents), kann der Zugriff eingeschränkt werden, in dem zunächst alle Zugangsmethoden unter dem Menüpunkt Anmelde- und Zugriffseinstellungen deaktiviert werden. Danach kann eine Excel-Liste unter Event-Kontakte importiert werden. Für die importierten Kontakte wird dann je ein persönlicher Event-Website Link generiert, welcher mit der Einladung versendet werden kann. So kann die Event-Website ausschließlich nur mit einem persönlichen Link geöffnet werden.
Für Events, die sich an Benutzende mit Konten richten, kann eine Kontogruppe verwendet oder erstellt werden, um den Zugang einzuschränken. Kontogruppen können dabei im Workspace erstellt und bearbeitet werden. Sobald die Gruppe erstellt ist, kann sie im Event unter Anmelde- und Zugriffseinstellungen hinterlegt werden, um den Zugriff einzuschränken. Wird keine Kontogruppe hinterlegt, können alle Nutzerinnen und Nutzer des Kontotyps buchen.
Jede Berechtigungsgruppe benötigt mindestens eine Anmelde- und Zugriffseinstellung. Diese definiert, zu welchen Konditionen die Gruppe buchen kann.
Tipp: Mehrere Anmelde- und Zugriffseinstellung
In den allermeisten Fällen ist eine Anmelde- und Zugriffseinstellung pro Berechtigungsgruppe ausreichend. Eine Berechtigungsgruppe kann aber auch mehrere Anmelde- und Zugriffseinstellungen haben, diese müssen aber klar unterscheidbar sein. Zum Beispiel könnten unterschiedliche Zeiten für verschiedene Anmelde- und Zugriffseinstellungen verwendet werden.
Tipp: Kein Datum notwendig
In den allermeisten Fällen wird kein Startdatum gebraucht. Das Startdatum ist nur wichtig, wenn die Anmeldung automatisch zu einem gewissen Zeitpunkt geöffnet werden soll. Soll kein Anmeldeschluss konfiguriert werden, kann die Endzeit leer gelassen werden. Das Event ist dann bis zur letzten Minute der letzten Buchungsoptionen buchbar.
Zugriffsmethoden können nur für Berechtigungsgruppen ohne Konten ausgewählt werden.
Die Abmeldeoption ermöglicht es Kontakten, die Einladung zum Event abzulehnen. Abgemeldete Kontakte werden aus der Kontaktgruppe 'Kontakte ohne bestätigte Buchung' entfernt und erhalten keine weiteren Kommunikationen. Diese Funktion ermöglicht es Event-Managern, einen klaren Überblick zwischen noch ausstehenden Einladungen, Zusagen und Absagen zu behalten. Lese hierzu auch unseren Artikel zum Thema Abmeldungen.
Dateianhänge können als Bedingung für die Registrierung oder als Anhang zur Buchungsbestätigung konfiguriert werden.
Wurden mindestens zwei Berechtigungsgruppen erstellt, können einzelne Buchungsoptionen auf eine oder mehrere Berechtigungsgruppen eingeschränkt werden. Diese Optionen sind dann nur für Gäste dieser Gruppe sichtbar und buchbar. Dafür kann die Option unter den "Erweiterten Optionen" auf eine der beiden Berechtigungsgruppen eingeschränkt werden.
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