Groupes d'autorisations

Si tu limites l'accès à ton événement aux comptes, seules les personnes disposant d'un compte Oniva pourront s'inscrire. Cela augmente la sécurité, car seuls les utilisateur·trice·s enregistrés auront accès. Cette fonctionnalité est toutefois disponible uniquement pour les utilisateur·trice·s disposant d'une licence Premium. Par exemple, tu pourrais utiliser cette option pour garantir que seuls tes employés internes déjà enregistrés dans le système puissent participer à certains événements.

Si tu choisis de configurer le groupe d'autorisations pour un accès public, différentes méthodes d'accès sont disponibles et peuvent être définies sous les paramètres d'inscription et d'accès. Tu peux choisir entre des options telles que public, privé avec mot de passe ou uniquement avec un lien personnel, afin de déterminer comment tes invité·e·s peuvent accéder à l'inscription à l'événement. Cette flexibilité te permet d'adapter les règles d'accès aux exigences et aux politiques de sécurité de ton événement.

Limiter l'accès pour des événements exclusifs

Pour les événements destinés aux invité·e·s externes sans compte (par exemple, événements clients), l'accès peut être restreint en désactivant d'abord toutes les méthodes d'accès sous le menu des paramètres d'inscription et d'accès. Ensuite, une liste Excel peut être importée sous Contacts d'événement. Pour les contacts importés, un lien personnel pour le site Web de l'événement sera alors généré, qui pourra être envoyé avec l'invitation. Ainsi, le site Web de l'événement ne peut être ouvert qu'avec un lien personnel.

Pour les événements destinés aux utilisateur·trice·s avec comptes, un groupe de comptes peut être utilisé ou créé pour limiter l'accès. Les groupes de comptes peuvent être créés et modifiés dans l'espace de travail. Une fois le groupe créé, il peut être enregistré dans l'événement sous les paramètres d'inscription et d'accès pour limiter l'accès. Si aucun groupe de comptes n'est enregistré, tous les utilisateur·trice·s du type de compte peuvent réserver.

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Paramètres d'inscription et d'accès

Chaque groupe d'autorisation nécessite au moins un paramètre d'inscription et un paramètre d'accès. Ceux-ci définissent les conditions dans lesquelles le groupe peut réserver.

Conseil : Plusieurs paramètres d'inscription et d'accès
Dans la plupart des cas, un seul paramètre d'inscription et d'accès par groupe d'autorisation est suffisant. Cependant, un groupe d'autorisation peut avoir plusieurs paramètres d'inscription et d'accès, à condition qu'ils soient clairement distincts. Par exemple, différentes heures peuvent être utilisées pour différents paramètres d'inscription et d'accès.

• Date et heure de début : Définit la date de début à partir de laquelle ces paramètres d'inscription et d'accès doivent être activés.
• Date et heure de fin : Définit la date à partir de laquelle les paramètres d'inscription et d'accès doivent être arrêtés et ne plus être disponibles. Cette date fonctionne comme une date limite d'inscription pour le groupe d'autorisation.

Conseil : Pas de date nécessaire
Dans la plupart des cas, aucune date de début n'est nécessaire. La date de début est importante uniquement si l'inscription doit automatiquement s'ouvrir à un certain moment. Si aucune date limite d'inscription n'est configurée, l'heure de fin peut être laissée vide. L'événement sera alors disponible jusqu'à la dernière minute des dernières options de réservation.

• Message de réservation : Définit un message qui apparaît au-dessus des options de réservation pour ce groupe d'autorisation. Exemple : « Veuillez vous inscrire pour une session et un atelier. »
• Places disponibles maximales : Définit le nombre maximal de participant·e·s possibles pour le paramètre d'inscription et d'accès correspondant. Ce capacité sert à limiter les invité·e·s d'un groupe d'autorisation (par exemple, si un nombre limité d'employés ou de gestionnaires de comptes peut s'inscrire à un événement client). Le capacité des options de réservation peut être défini directement dans l'option. Consulte également notre article sur les capacités.
• Coût : Les coûts indiqués dans les paramètres d'inscription et d'accès sont facturés une fois par réservation, indépendamment des options choisies. Pour enregistrer des coûts pour un paramètre d'inscription et d'accès, les paramètres de paiement doivent être activés sous Paramètres de l'événement.
• Remise : Définit une remise sur les prix des options réservées sous forme de montant ou de pourcentage pour les paramètres d'inscription et d'accès respectifs. Exemple : les partenaires peuvent réserver gratuitement ou à tarif réduit.

Méthodes d'accès

Les méthodes d'accès peuvent uniquement être sélectionnées pour les groupes d'autorisations sans comptes.

• Public : Le lien de l'événement peut être ouvert par tous les utilisateur·trice·s sans authentification.
• Privé avec mot de passe : Un mot de passe général et générique est requis pour ouvrir l'événement. Le mot de passe peut être défini directement.
• Aucune méthode d'accès activée : L'événement peut uniquement être ouvert et réservé via le lien personnel de chaque contact.

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Désincriptions

L'option de désinscription permet aux contacts de refuser l'invitation à l'événement. Les contacts désinscrits seront retirés du groupe de contacts « Contacts sans réservation confirmée » et ne recevront plus de communications supplémentaires. Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires d'événements de garder une vue claire entre les invitations en attente, les confirmations et les refus. Consulte également notre article sur les désinscriptions.

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Fichiers joints

Les pièces jointes peuvent être configurées comme condition pour l'inscription ou comme pièce jointe à la confirmation de réservation.

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Questions fréquentes

• Comment puis-je permettre l'accès aux types de comptes existants, par exemple, les employés externes ?
  Le groupe d'autorisation doit restreindre l'accès aux comptes et le type de compte approprié doit être choisi.
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• Un groupe de comptes ou un compte ne peut plus s'inscrire. Que peut-il y avoir comme raison ?
  Si un événement est complet ou non disponible pour des utilisateur·trice·s d'un type de compte spécifique, il est probable que ce compte n'ait pas l'autorisation de réserver l'événement. Les raisons possibles sont :
  - Des groupes de comptes sont définis comme des restrictions pour les événements avec comptes, excluant ce compte,
  - L'événement ne permet qu'une seule option à réserver et l'utilisateur·trice a déjà réservé une option (et n'est donc plus éligible pour les autres),
  - Il n'y a pas de groupes d'autorisations pour ce type de compte,
  - Le groupe d'autorisations n'a pas de paramètres d'inscription et d'accès,
  - Les options sont exclues par des règles de réservation supplémentaires ou des exclusions sous les groupes d'autorisations pour ce type de compte,
  - Il y a un quota sur les options de réservation ou les groupes d'autorisations qui a été atteint.

• Le message « Accès refusé » apparaît. Quelle en est la raison ?
  Le compte utilisé pour accéder au site de l'événement n'a pas l'autorisation d'ouvrir le site. Cela peut également se produire si l'utilisateur·trice est autorisé à accéder à l'événement dans la section administrateur·trice (voir l'article sur « Accès refusé »).
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• Pourquoi mon groupe d'autorisations ne peut-il plus être supprimé ?
  Les groupes d'autorisations ne peuvent pas être supprimés s'il existe des réservations sur eux (même expirées ou annulées). Comme alternative, tu peux désactiver les groupes d'autorisations en définissant la date de fin dans le passé. Le groupe sera alors expiré et inutilisable.