Les groupes d'autorisations déterminent quelles personnes peuvent participer à un événement et dans quelles conditions, ainsi que comment l'accès au site Web de l'événement est autorisé.
Avec les groupes d’autorisations, tu peux définir quels invités peuvent s’inscrire à ton événement et selon quelles conditions. Tu peux créer autant de groupes d’autorisations que nécessaire pour répondre aux besoins spécifiques de tes différentes cibles. Par exemple, tu peux configurer des conditions spéciales pour les VIP, des délais d’inscription individuels ou d’autres règles spécifiques pour différentes catégories.
Pour chaque groupe d’autorisations, il est nécessaire de configurer au moins un paramètre d’inscription et d’accès. Ces groupes peuvent être activés pour un accès via des comptes personnels ou pour un accès public.
Oniva identifie les contacts à l’aide de leurs liens personnels d’événement. Si tu utilises plusieurs groupes d’autorisations dans un événement, tu dois toujours attribuer le groupe d’autorisations approprié lors de la création ou de l’importation des contacts.
Les accès publics à la page de l’événement (sans lien personnel) sont automatiquement attribués au groupe d’autorisations défini avec "public" comme méthode d’accès. Si aucun groupe d’autorisations n’a activé l’accès public, l’événement est accessible uniquement via des liens personnels. Toute tentative d’accès sans lien personnel sera alors refusée. Consulte l’article sur "Accès refusé".
Si tu limites l'accès à ton événement aux comptes, seules les personnes disposant d'un compte Oniva pourront s'inscrire. Cela augmente la sécurité, car seules les personnes inscrites auront accès. Cependant, cette fonctionnalité est exclusivement disponible pour les utilisateur·trice·s ayant une licence Premium. Par exemple, tu pourrais utiliser cette option pour t'assurer que seuls tes·tes salarié·e·s internes, déjà inscrit·e·s dans le système, puissent participer à certains événements.
L'inscription sera alors masquée derrière un écran de connexion. Si tu utilises, par exemple, l'authentification unique (SSO) pour ton organisation, l'accès pourra être restreint à l'authentification SSO pour augmenter encore la sécurité.
Si tu choisis de configurer le groupe d'autorisations pour un accès public, plusieurs méthodes d'accès sont disponibles et peuvent être définies dans les paramètres d'inscription et d'accès. Tu peux choisir entre des options telles que public, privé avec mot de passe ou uniquement avec un lien personnel pour déterminer comment tes invité·e·s peuvent accéder à l'inscription à l'événement. Cette flexibilité te permet d'ajuster les règles d'accès en fonction des besoins et des politiques de sécurité de ton événement.
Pour les événements destinés aux invité·e·s externes sans compte (par exemple, événements clients), l'accès peut être restreint en désactivant d'abord toutes les méthodes d'accès sous le menu des paramètres d'inscription et d'accès. Ensuite, une liste Excel peut être importée sous Contacts d'événement. Pour les contacts importés, un lien personnel pour le site Web de l'événement sera alors généré, qui pourra être envoyé avec l'invitation. Ainsi, le site Web de l'événement ne peut être ouvert qu'avec un lien personnel.
Pour les événements destinés aux utilisateur·trice·s avec comptes, un groupe de comptes peut être utilisé ou créé pour limiter l'accès. Les groupes de comptes peuvent être créés et modifiés dans l'espace de travail. Une fois le groupe créé, il peut être enregistré dans l'événement sous les paramètres d'inscription et d'accès pour limiter l'accès. Si aucun groupe de comptes n'est enregistré, tous les utilisateur·trice·s du type de compte peuvent réserver.
Chaque groupe d'autorisation nécessite au moins un paramètre d'inscription et un paramètre d'accès. Ceux-ci définissent les conditions dans lesquelles le groupe peut réserver.
Conseil : Plusieurs paramètres d'inscription et d'accès
Dans la plupart des cas, un seul paramètre d'inscription et d'accès par groupe d'autorisation est suffisant. Cependant, un groupe d'autorisation peut avoir plusieurs paramètres d'inscription et d'accès, à condition qu'ils soient clairement distincts. Par exemple, différentes heures peuvent être utilisées pour différents paramètres d'inscription et d'accès.
Conseil : Pas de date nécessaire
Dans la plupart des cas, aucune date de début n'est nécessaire. La date de début est importante uniquement si l'inscription doit automatiquement s'ouvrir à un certain moment. Si aucune date limite d'inscription n'est configurée, l'heure de fin peut être laissée vide. L'événement sera alors disponible jusqu'à la dernière minute des dernières options de réservation.
Les méthodes d'accès peuvent uniquement être sélectionnées pour les groupes d'autorisations sans comptes.
L'option de désinscription permet aux contacts de refuser l'invitation à l'événement. Les contacts désinscrits seront retirés du groupe de contacts « Contacts sans réservation confirmée » et ne recevront plus de communications supplémentaires. Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires d'événements de garder une vue claire entre les invitations en attente, les confirmations et les refus. Consulte également notre article sur les désinscriptions.
Les pièces jointes peuvent être configurées comme condition pour l'inscription ou comme pièce jointe à la confirmation de réservation.
Lorsque plusieurs groupes d'autorisations ont été créés, il est possible de restreindre certaines options de réservation à un ou plusieurs groupes d'autorisations. Ces options ne seront alors visibles et réservables que par les invité·e·s de ce groupe. Pour ce faire, l'option peut être restreinte à l'un des deux groupes d'autorisations dans les "Options avancées".
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