Avec la fonction Check-In d'Oniva, tu peux facilement enregistrer la présence de tes invité·e·s. L'utilisation de la fonction Check-In te permet d'obtenir un aperçu du nombre de participant·e·s et des "no shows" sur le tableau de bord de l'événement, et grâce au statut de contact "a participé", tu peux cibler les invité·e·s enregistré·e·s via des campagnes. Voici trois façons de gérer le Check-In de tes invité·e·s.
Il existe trois manières différentes d'enregistrer le Check-In de tes invité·e·s à des événements avec Oniva.
Tu peux enregistrer manuellement les invité·e·s dans l'espace Admin. Va dans les contacts de l'événement et ouvre la liste des invité·e·s d'un événement. Lorsque un·e invité·e est présent·e, tu peux définir le Check-In via le menu des options. Cela ajoute automatiquement un horodatage et met à jour le nombre d'invité·e·s enregistré·e·s sur le tableau de bord de l'événement et dans le statut.
Avec cette fonction, tu peux également suivre la participation aux événements en ligne. Une heure avant le début de l'événement, la participation est enregistrée dans Oniva. Ainsi, pendant et après l'événement, tu peux vérifier dans le tableau de bord de l'admin Oniva et dans les réservations combien de participant·e·s ont assisté à l'événement en ligne.
Avec l'application Check-In d'Oniva, les invité·e·s peuvent être enregistré·e·s facilement. Active d'abord la fonction Check-In dans les paramètres de l'événement. Une fois activée, tu peux utiliser notre application pour enregistrer les invité·e·s. Le Check-In peut se faire soit en scannant les tickets, soit manuellement via la liste des invité·e·s. Les données de Check-In sont automatiquement téléchargées et mises à jour dans Oniva tant que le scanner est connecté à Internet. Si l'appareil est hors ligne, le scan peut continuer, mais les données de Check-In resteront localement sur l'appareil et seront synchronisées automatiquement dès qu'une connexion Internet sera disponible.
Pour te connecter à l'application Check-In, tu dois d'abord activer la fonction Check-In dans les paramètres de l'événement. Ensuite, tu peux scanner le QR code de connexion sur le tableau de bord de l'événement avec l'application Oniva Check-In. L'application Check-In peut être téléchargée depuis le Google Play Store ou l'Apple App Store.
Si des éléments de branding ont été définis dans les paramètres de l'événement, ils seront également appliqués àu billet électronique pour renforcer l'identité visuelle.
Il est également possible d'ajouter un texte et/ou une image sur le billet, par exemple un plan d'accès, des logos de sponsors ou des informations sur l'événement.
Enfin, le badge de l'événement peut être activé sur le billet électronique. Il crée un badge invité en bas du billet, que les invité·e·s peuvent imprimer ou que l'admin peut imprimer. Les badges sont disponibles en formats A6 et A7. Lis l'article badge du événement sur billet électronique pour plus de détails.
Conseil : Activer le billet électronique plus tard
Une fois activé, le billet électronique est envoyé avec la confirmation de réservation. Si des informations importantes (comme un plan d'accès) manquent lors de l'envoi de l'invitation, le billet peut être activé plus tard. Les billets électroniques peuvent alors être envoyés via des campagnes d'événement. Pour en savoir plus, consulter l'article : How To : envoyer des billets électroniques.
Dès que le Check-In est activé dans les paramètres de l'événement, tu peux configurer l'App Check-In. Pour cela, ouvre le tableau de bord de ton événement et sélectionne "Installer l'App Check-In" dans les données de l'événement. Assure-toi d'avoir installé la version actuelle de l'application sur ton appareil pour le scan.
Une fois l'application installée, tu peux configurer ton événement sur ton appareil en scannant le QR-Code.
Pour scanner les billets, sélectionne l'onglet "Check-In".
Conseil : Billet oublié ?
Si un·e invité·e n'a pas son billet, il peut être enregistré dans l'onglet "Liste des invité·e·s". Recherche le nom ou le numéro de réservation et coche la case pour définir le Check-In.
Après avoir scanné les billets, une des trois notifications suivantes peut apparaître :
Conseil : Accès guidé sur iPhone
Apple propose un mode guidé qui restreint l'utilisation à une seule application. Cela permet d'utiliser l'application Check-In sans pouvoir la fermer ou accéder à d'autres applications.
Si tu n'as activé que l'application Check-In sans billets électroniques, tu peux également enregistrer tes invité·e·s via la liste des invité·e·s virtuelle. Pour ce faire, utilise le champ de recherche dans le menu central "Liste des invité·e·s" pour trouver l'invité·e, puis enregistre-le·la en appuyant sur son nom. Cette fonction peut également être utilisée lorsque les invité·e·s n'ont pas leur billet électronique à portée de main. L'enregistrement est alors compté comme si le billet correspondant avait été scanné.
Les réservations supplémentaires ne peuvent pas être faites directement dans l'application. Les invité·e·s supplémentaires doivent être inscrit·e·s dans l'admin d'Oniva par un·e administrateur·trice ou par eux-mêmes si l'inscription est encore possible.
L'état de synchronisation indique si les Check-Ins ne sont pas synchronisés. La synchronisation peut être forcée en cliquant. Le QR code de connexion permet de configurer un autre appareil sans afficher le code original dans le tableau de bord.
Remarque : Déconnexion
Lors de la déconnexion, toutes les données non synchronisées sont supprimées. Assure-toi de synchroniser toutes les données avant de quitter l'application Check-In.
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