Qu'est-ce que la gestion des invités ?

La gestion des invités fait référence à la gestion des informations sur les personnes qui participent ou pourraient participer à un événement. Les contacts peuvent être créés soit manuellement un par un, soit importés via un fichier Excel ou un profil utilisateur. Chaque contact reçoit un lien personnel vers l'événement, permettant aux invités d'accéder à l'événement.

Dans Oniva, les contacts et les réservations sont considérés comme deux éléments séparés mais étroitement liés. Les contacts comprennent toutes les informations sur les personnes qui participent à l'événement ou qui sont des participants potentiels, indépendamment de leur statut de réservation actuel. D'autre part, les réservations sont les inscriptions concrètes à l'événement effectuées par les participant·e·s. Alors que les contacts représentent une liste complète de tous les invités potentiels, les réservations offrent un aperçu plus précis de la participation réelle à un événement. Dans certaines configurations, il est également possible qu'un contact ait plusieurs réservations.

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Importer des contacts

Importation via Excel ou comptes
Dans Oniva, les contacts peuvent être ajoutés soit via un fichier Excel, soit via des comptes. Si des comptes existent pour le groupe cible (par exemple, pour les employé·e·s), ces utilisateurs peuvent être importé·e·s directement depuis les comptes, et les données associées (langue, sexe, nom d'utilisateur, etc.) peuvent être utilisées. Pour les personnes externes au système, les données peuvent être importées via Excel.

1. Ouvre ton événement.
2. Accède au menu contacts.
3. Sélectionne "Importer des contacts".
4. Si plusieurs groupes d'autorisations sont disponibles, il faut sélectionner le groupe d'autorisations approprié lors de l'importation.

Importation via Excel

1. Si tu souhaites importer tes contacts depuis Excel, il faut sélectionner un fichier.
2. Associe les colonnes de ton fichier Excel avec les champs correspondants du formulaire d'inscription. Ainsi, le système saura quelle colonne contient quelle information.
3. Confirme la saisie.

Exigences pour le fichier Excel

• Chaque contact doit avoir un identifiant (si un identifiant est manquant, la ligne correspondante sera ignorée).
• Le tableau ne doit contenir qu'une seule feuille.
• Aucun titre en double n'est autorisé.
• Les lignes vides ne sont pas autorisées.
• Utilisez un formatage minimal.
• Des valeurs absolues doivent être utilisées dans les colonnes au lieu de formules.

Champs de données pour l'association des colonnes Excel

• Identifiant : L'identifiant est une valeur permettant d'identifier de manière unique les utilisateurs. Si aucune adresse e-mail n'est disponible, le numéro client, employé ou utilisateur peut être utilisé. Cette valeur doit être unique pour chaque contact.
• E-mail et/ou numéro de portable : Pour inviter le contact, un numéro de portable ou une adresse e-mail est nécessaire.
• Langue : La langue est nécessaire si l'événement est multilingue. Si aucune langue n'est spécifiée, la langue par défaut sera attribuée au contact.
• Responsable de compte : Le responsable de compte d'un contact client peut être indiqué de manière optionnelle pour déclencher des notifications à cette personne (par exemple : notification au responsable de compte lors de l'action de l'invité). Il faut spécifier le nom du compte du responsable de compte (le responsable de compte doit avoir un compte).
• Prénom, Nom, etc. : Selon la configuration du formulaire d'inscription, d'autres données peuvent être importées.
  

Note que seul l'identifiant est un champ obligatoire. Si tu ne renseignes pas les autres champs, ils resteront vides et pourront être complétés par l'invité lors de l'inscription à l'événement.

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Importation via comptes

1. Si tu souhaites importer tes contacts depuis des comptes existants, il faut sélectionner un groupe de comptes. Les groupes de comptes peuvent être gérés dans les paramètres de l'espace de travail ou des comptes (nécessite des droits d'administrateur de plateforme).
2. Confirme la saisie.

Statut de l'importation

En fonction de la taille de l'importation, il peut y avoir un délai avant que l'importation soit terminée. Le statut de l'importation peut être consulté en cliquant sur les journaux dans le coin supérieur droit des contacts. Le système indique également combien de contacts ont été créés, mis à jour, supprimés ou ignorés. Ignoré signifie que le système n'a pas pu traiter la personne car une information (par exemple, adresse e-mail) était manquante ou incorrecte, ou parce que l'enregistrement existait déjà et que la mise à jour n'a pas été sélectionnée.

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Statut du contact

• Ouvert : Le contact a été ajouté par l'administrateur et n'a pas encore visité le site de l'événement via le lien personnel vers l'événement.
• Accédé : Le contact a visité le site de l'événement au moins une fois.
• Inscrit : Le contact a effectué une réservation ou a été inscrit par l'administrateur.
• Désinscrit : Le contact a refusé l'invitation ou a été désinscrit par l'administrateur.
• En attente : Le contact a effectué une réservation sur la liste d'attente ou a été inscrit par l'administrateur sur la liste d'attente.
• Participé : Le contact a une réservation valide et a été enregistré via l'une des solutions de check-in.

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Groupes de contacts

Les groupes de contacts sont une fonctionnalité utile qui te permet d'organiser tes contacts en sous-groupes pour les gérer plus efficacement et les cibler de manière plus précise. Tu peux créer des groupes de contacts directement dans le menu "Contacts". Tu peux soit utiliser des filtres existants ou des termes de recherche pour sélectionner préalablement ta liste de contacts, soit sélectionner les contacts souhaités un par un. Ensuite, tu peux les ajouter au groupe de contacts approprié. Si tu souhaites définir un groupe de contacts lors de l'importation de contacts, tu peux le faire dans les options avancées du processus d'importation, soit en créant un nouveau groupe, soit en sélectionnant un groupe existant.

Si tu souhaites créer un groupe de contacts en fonction de critères autres que les filtres disponibles, tu peux également le faire via un import. Pour cela, prépare un fichier Excel contenant tous les contacts à ajouter au groupe de contacts. Il est important de s'assurer qu'un identifiant est spécifié pour chaque contact.

Pour ajouter ultérieurement un groupe de contacts via un import, suis ces étapes :

1. Prépare un fichier Excel contenant tous les contacts à ajouter au groupe de contacts et assure-toi qu'un identifiant est présent pour chaque contact.
2. Dans l'interface Oniva, sélectionne le menu "Contacts" et clique sur "Importer des contacts".
3. Télécharge le fichier préparé et active l'option "Mettre à jour uniquement les contacts existants".
4. Clique sur "Afficher les options avancées" et sélectionne le groupe de contacts ou crée un nouveau groupe.
5. Associe l'identifiant du tableau Excel aux colonnes correspondantes du tableau et ignore les autres.

Après l'importation, tous les contacts seront ajoutés au groupe de contacts. Pour retirer un contact d'un groupe de contacts, ouvre simplement le contact et modifie l'attribution au groupe de contacts.

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Questions fréquentes

• Quelle est la différence entre les contacts et les réservations ?
  Les contacts comprennent tous les contacts, indépendamment de leur statut de réservation, tandis que les réservations listent toutes les réservations effectives.
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• Pourquoi le nombre de destinataires d'une campagne ne correspond-il pas à celui affiché sous Contacts ?
  Si le nombre de contacts ne correspond pas à celui des destinataires d'une campagne, cela peut être dû aux raisons suivantes :
  - Certains contacts n'ont pas fourni d'adresse e-mail.
  - Certains contacts ont annulé des campagnes.
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• Pourquoi y a-t-il deux colonnes pour une information (adresse e-mail / nom, etc.) dans ma liste de contacts ?
  Si une information apparaît dans plusieurs colonnes, cela signifie que l'enregistrement dans le formulaire d'inscription n'est pas associé au bon identifiant. Le système ne sait pas que l'information e-mail correspond à l'autre e-mail utilisé sur la plateforme. Pour que l'association des données des invités fonctionne, il est recommandé d'utiliser un identifiant pré-défini par le système lorsque disponible. Par défaut, les identifiants suivants sont définis : title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city