La gestion des contacts joue un rôle crucial dans l'organisation des événements. Dans cet article, nous expliquons les principales fonctions de la gestion des contacts dans Oniva, de la création de contacts individuels à l'organisation de groupes de contacts.
La gestion des invités fait référence à la gestion des informations sur les personnes qui participent ou pourraient participer à un événement. Les contacts peuvent être créés soit manuellement un par un, soit importés via un fichier Excel ou un profil utilisateur. Chaque contact reçoit un lien personnel vers l'événement, permettant aux invités d'accéder à l'événement.
Dans Oniva, les contacts et les réservations sont considérés comme deux éléments séparés mais étroitement liés. Les contacts comprennent toutes les informations sur les personnes qui participent à l'événement ou qui sont des participants potentiels, indépendamment de leur statut de réservation actuel. D'autre part, les réservations sont les inscriptions concrètes à l'événement effectuées par les participant·e·s. Alors que les contacts représentent une liste complète de tous les invités potentiels, les réservations offrent un aperçu plus précis de la participation réelle à un événement. Dans certaines configurations, il est également possible qu'un contact ait plusieurs réservations.
Dans Oniva, tu peux ajouter des contacts de deux manières : par importation Excel ou en reprenant des comptes existants. Si des comptes existent déjà pour ton public cible (par exemple, pour les salarié·e·s), tu peux les importer directement. Les données enregistrées, comme la langue, le sexe ou le nom d'utilisateur, sont automatiquement reprises. Cela augmente la sécurité, car seules les personnes inscrites ont accès. Cette fonctionnalité est uniquement disponible avec une licence Premium (voir l'article sur les groupes d'autorisations).
Si tu souhaites ajouter de nouvelles personnes à ta liste de contacts, tu peux télécharger leurs données par importation Excel. L'ordre ou l'intitulé des colonnes n'a pas d'importance, car tu peux les associer aux champs de données Oniva appropriés lors du processus d'importation.
Directives de format importantes :
Si plusieurs groupes d'autorisations existent, il faut sélectionner le groupe approprié lors de l'importation. Lors de l'importation de comptes existants, tu dois choisir un groupe de comptes géré dans les paramètres du Workspace ou des comptes (droits d'admin requis).
Tu peux choisir ce qu'il faut faire avec les données lors de l'importation :
Lors de l'importation, tu peux directement attribuer des contacts à un groupe de contacts. Plus d'informations sur ce sujet se trouvent dans la section suivante.
Après avoir sélectionné le fichier, tu dois associer les colonnes Excel aux champs de données Oniva correspondants. Les colonnes non associées ne seront pas importées. Si tu as besoin de champs personnalisés comme le numéro CRM, le responsable de compte ou des mots-clés, crée-les au préalable dans le formulaire d'inscription. Si ces champs doivent être visibles uniquement pour toi et non pour les invité·e·s, active l'option "Cacher pour le contact".
L'identifiant permet de reconnaître un contact de manière unique et détermine si un enregistrement existant doit être mis à jour ou un nouveau doit être créé. Les identifiants appropriés sont l'adresse e-mail, le numéro client·e ou le numéro de salarié·e, car les noms peuvent être répétitifs. Si un contact s'enregistre lui·elle-même sans invitation, le système génère automatiquement un identifiant aléatoire de 16 caractères. Les identifiants peuvent être exportés avec les contacts.
En plus des champs personnalisés, les champs suivants sont disponibles par défaut :
Remarque : seul l'identifiant est un champ obligatoire. Tous les autres champs peuvent rester vides lors de l'importation et être remplis par l'hôte lui-même. Plus les données importées sont nombreuses, moins l'hôte doit en compléter lui-même.
Avant l'importation, tu peux vérifier les données du premier contact. Si tout semble correct, tu peux démarrer l'importation. Une fois terminée, tu trouveras le statut dans le protocole d'importation.
Selon la taille de l'importation, cela peut prendre un certain temps pour que l'importation soit terminée. Le statut de l'importation peut être consulté en cliquant sur les protocoles dans le coin supérieur droit des contacts. Le système indique également combien de contacts ont été créés, mis à jour, supprimés et sautés. Sauté signifie que le système n'a pas pu enregistrer la personne car l'identifiant était manquant ou incorrect ou que l'enregistrement existait déjà et que la mise à jour n'a pas été choisie. Pour savoir quel enregistrement a été ignoré, tu peux consulter le journal détaillé. Dans celui-ci, tu peux filtrer, par exemple, selon les "sautés". Le journal détaillé affiche toujours le numéro de ligne avec un message. La ligne peut ensuite être vérifiée dans Excel.
Les groupes de contacts sont une fonctionnalité utile qui te permet d'organiser tes contacts en sous-groupes pour les gérer plus efficacement et les cibler de manière plus précise. Tu peux créer des groupes de contacts directement dans le menu "Contacts". Tu peux soit utiliser des filtres existants ou des termes de recherche pour sélectionner préalablement ta liste de contacts, soit sélectionner les contacts souhaités un par un. Ensuite, tu peux les ajouter au groupe de contacts approprié. Si tu souhaites définir un groupe de contacts lors de l'importation de contacts, tu peux le faire dans les options avancées du processus d'importation, soit en créant un nouveau groupe, soit en sélectionnant un groupe existant.
Si tu souhaites créer un groupe de contacts en fonction de critères autres que les filtres disponibles, tu peux également le faire via un import. Pour cela, prépare un fichier Excel contenant tous les contacts à ajouter au groupe de contacts. Il est important de s'assurer qu'un identifiant est spécifié pour chaque contact.
Pour ajouter ultérieurement un groupe de contacts via un import, suis ces étapes :
Après l'importation, tous les contacts seront ajoutés au groupe de contacts. Pour retirer un contact d'un groupe de contacts, ouvre simplement le contact et modifie l'attribution au groupe de contacts.
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