La gestion des contacts joue un rôle crucial dans l'organisation des événements. Dans cet article, nous expliquons les principales fonctions de la gestion des contacts dans Oniva, de la création de contacts individuels à l'organisation de groupes de contacts.
La gestion des invités fait référence à la gestion des informations sur les personnes qui participent ou pourraient participer à un événement. Les contacts peuvent être créés soit manuellement un par un, soit importés via un fichier Excel ou un profil utilisateur. Chaque contact reçoit un lien personnel vers l'événement, permettant aux invités d'accéder à l'événement.
Dans Oniva, les contacts et les réservations sont considérés comme deux éléments séparés mais étroitement liés. Les contacts comprennent toutes les informations sur les personnes qui participent à l'événement ou qui sont des participants potentiels, indépendamment de leur statut de réservation actuel. D'autre part, les réservations sont les inscriptions concrètes à l'événement effectuées par les participant·e·s. Alors que les contacts représentent une liste complète de tous les invités potentiels, les réservations offrent un aperçu plus précis de la participation réelle à un événement. Dans certaines configurations, il est également possible qu'un contact ait plusieurs réservations.
Importation via Excel ou comptes
Dans Oniva, les contacts peuvent être ajoutés soit via un fichier Excel, soit via des comptes. Si des comptes existent pour le groupe cible (par exemple, pour les employé·e·s), ces utilisateurs peuvent être importé·e·s directement depuis les comptes, et les données associées (langue, sexe, nom d'utilisateur, etc.) peuvent être utilisées. Pour les personnes externes au système, les données peuvent être importées via Excel.
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Note que seul l'identifiant est un champ obligatoire. Si tu ne renseignes pas les autres champs, ils resteront vides et pourront être complétés par l'invité lors de l'inscription à l'événement.
En fonction de la taille de l'importation, il peut y avoir un délai avant que l'importation soit terminée. Le statut de l'importation peut être consulté en cliquant sur les journaux dans le coin supérieur droit des contacts. Le système indique également combien de contacts ont été créés, mis à jour, supprimés ou ignorés. Ignoré signifie que le système n'a pas pu traiter la personne car une information (par exemple, adresse e-mail) était manquante ou incorrecte, ou parce que l'enregistrement existait déjà et que la mise à jour n'a pas été sélectionnée.
Les groupes de contacts sont une fonctionnalité utile qui te permet d'organiser tes contacts en sous-groupes pour les gérer plus efficacement et les cibler de manière plus précise. Tu peux créer des groupes de contacts directement dans le menu "Contacts". Tu peux soit utiliser des filtres existants ou des termes de recherche pour sélectionner préalablement ta liste de contacts, soit sélectionner les contacts souhaités un par un. Ensuite, tu peux les ajouter au groupe de contacts approprié. Si tu souhaites définir un groupe de contacts lors de l'importation de contacts, tu peux le faire dans les options avancées du processus d'importation, soit en créant un nouveau groupe, soit en sélectionnant un groupe existant.
Si tu souhaites créer un groupe de contacts en fonction de critères autres que les filtres disponibles, tu peux également le faire via un import. Pour cela, prépare un fichier Excel contenant tous les contacts à ajouter au groupe de contacts. Il est important de s'assurer qu'un identifiant est spécifié pour chaque contact.
Pour ajouter ultérieurement un groupe de contacts via un import, suis ces étapes :
Après l'importation, tous les contacts seront ajoutés au groupe de contacts. Pour retirer un contact d'un groupe de contacts, ouvre simplement le contact et modifie l'attribution au groupe de contacts.
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