Die Kontaktverwaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Organisation von Veranstaltungen. In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Funktionen der Kontaktverwaltung in Oniva, von der Erstellung einzelner Kontakte bis hin zur Organisation von Kontaktgruppen.
Gäste-Management bezieht sich auf die Verwaltung von Informationen über Personen, die an einer Veranstaltung teilnehmen oder teilnehmen könnten. Kontakte können entweder einzeln manuell angelegt oder über einen Excel-Import oder ein Benutzerprofil importiert werden. Jeder Kontakt erhält einen persönlichen Veranstaltungslink, über den die Gäste Zugang zur Veranstaltung erhalten.
In Oniva werden Kontakte und Buchungen als zwei separate Elemente behandelt, die jedoch eng miteinander verbunden sind. Kontakte umfassen sämtliche Informationen zu Personen, die entweder am Event teilnehmen oder potenzielle Teilnehmer:innen sind, unabhängig von ihrem aktuellen Buchungsstatus. Auf der anderen Seite sind Buchungen die konkreten Anmeldungen für dein Event, die von den Teilnehmenden vorgenommen wurden. Während Kontakte eine umfassende Liste aller potenziellen Gäste darstellen, bieten Buchungen einen genaueren Einblick in die tatsächliche Teilnahme an einem Event. In manchen Konfigurationen ist es auch möglich, dass ein Kontakt mehrere Buchungen hat.
In Oniva kannst du Kontakte auf zwei Arten hinzufügen: per Excel-Import oder durch Übernahme bestehender Konten. Falls für die Zielgruppe bereits Konten existieren (z. B. für Mitarbeitende), kannst du diese direkt importieren. Dabei werden gespeicherte Daten wie Sprache, Geschlecht oder Benutzername automatisch übernommen. Dies erhöht die Sicherheit, da nur registrierte Benutzer Zugriff erhalten. Diese Funktion ist nur mit einer Premium-Lizenz verfügbar (siehe Artikel über Berechtigungsgruppen).
Möchtest du neue Personen zur Kontaktliste hinzufügen, kannst du ihre Daten per Excel-Import hochladen. Die Reihenfolge oder Bezeichnung der Spalten spielt keine Rolle, da du sie im Import-Prozess den passenden Oniva-Datenfeldern zuordnen kannst.
Wichtige Formatvorgaben:
Falls mehrere Berechtigungsgruppen existieren, muss beim Import die passende Gruppe ausgewählt werden. Beim Import aus bestehenden Konten wählst du eine Kontengruppe, die in den Workspace- oder Kontoeinstellungen verwaltet wird (Adminrechte erforderlich).
Du kannst beim Import festlegen, was mit den Daten geschehen soll:
Beim Import kannst du Kontakte direkt einer Kontaktgruppe zuordnen. Weitere Informationen dazu findest du im nächsten Abschnitt.
Nach der Dateiauswahl musst du die Excel-Spalten den passenden Oniva-Datenfeldern zuordnen. Nicht zugeordnete Spalten werden nicht importiert. Falls du benutzerdefinierte Felder wie CRM-Nummer, Account Manager oder Keywords benötigst, erstelle diese vorher im Anmeldeformular. Falls diese Felder nur für dich, aber nicht für Gäste sichtbar sein sollen, aktiviere die Option "Für Kontakt verbergen".
Der Identifikator dient zur eindeutigen Erkennung eines Kontakts und entscheidet, ob ein bestehender Datensatz aktualisiert oder ein neuer erstellt wird. Geeignete Identifikatoren sind E-Mail-Adresse, Kundennummer oder Mitarbeitenden-Nummer, da Namen mehrfach vorkommen können. Falls sich ein Kontakt ohne Einladung selbst registriert, generiert das System automatisch eine zufällige 16-stellige ID. Die Identifikatoren können mit den Kontakten exportiert werden.
Neben den benutzerdefinierten Feldern gibt es standardmäßig folgende Felder:
Hinweis: Nur der Identifikator ist ein Pflichtfeld. Alle anderen Felder können beim Import leer bleiben und vom Gast selbst ausgefüllt werden. Je mehr Daten importiert werden, umso weniger muss der Gast selbst ergänzen.
Vor dem Import kannst du die Daten des ersten Kontakts überprüfen. Falls alles korrekt aussieht, kannst du den Import starten. Nach Abschluss findest du den Status im Importprotokoll.
Je nach Größe des Imports kann es einige Zeit dauern, bis der Import abgeschlossen ist. Der Status des Imports kann durch Klicken auf Protokolle in der rechten oberen Ecke der Kontakte eingesehen werden. Das System zeigt auch an, wie viele Kontakte erstellt, aktualisiert, gelöscht und übersprungen wurden. Übersprungen bedeutet, dass das System die Person nicht erfassen konnte, weil der Identifikator fehlte oder falsch war oder weil der Datensatz bereits existiert und Aktualisieren nicht ausgewählt wurde. Um nachzuvollziehen, welcher Datensatz übersprungen wurde, kann das detaillierte Protokoll eingesehen werden. In diesem kann dann beispielsweise nach "übersprungenen" gefiltert werden. Im Detailprotokoll wird immer die Zeilenzahl zusammen mit einem Hinweis angezeigt. Die Zeile kann dann im Excel überprüft werden.
Kontaktgruppen sind eine nützliche Funktion, die es dir ermöglicht, deine Kontakte in Untergruppen zu organisieren, um sie besser verwalten und gezielter ansprechen zu können. Du kannst Kontaktgruppen direkt unter dem Menüpunkt "Kontakte" erstellen. Dabei kannst du entweder vorhandene Filter oder Suchbegriffe verwenden, um deine Kontaktliste vorab zu selektieren, oder du wählst die gewünschten Kontakte einzeln aus. Anschließend kannst du sie der entsprechenden Kontaktgruppe hinzufügen. Wenn du beim Import von Kontakten eine Kontaktgruppe festlegen möchtest, kannst du dies in den erweiterten Optionen des Importvorgangs tun, entweder indem du eine neue Gruppe erstellst oder eine bestehende auswählst.
Wenn du eine Kontaktgruppe basierend auf anderen Kriterien als den verfügbaren Filtern erstellen möchtest, kannst du dies ebenfalls durch einen Import durchführen. Dazu bereitest du eine Excel-Datei vor, die alle Kontakte enthält, die der Kontaktgruppe hinzugefügt werden sollen. Wichtig ist, dass für jeden Kontakt ein Identifikator angegeben ist.
Um eine Kontaktgruppe nachträglich mit einem Import hinzuzufügen, gehst du folgendermaßen vor:
Nach Abschluss des Imports werden alle Kontakte der Kontaktgruppe hinzugefügt. Um einen Kontakt aus einer Kontaktgruppe zu entfernen, öffne einfach den Kontakt und bearbeite ihn, um die Kontaktgruppenzuordnung zu ändern.
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