Anmeldeformular und Zusätzliche Abfragen in Oniva

Eine effiziente Erfassung von Gastdaten ist entscheidend für eine erfolgreiche Eventorganisation. Oniva bietet hierzu das Anmeldeformular und zusätzliche Abfragen, um relevante Informationen systematisch und zielgerichtet zu sammeln.

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Struktur der Datenerfassung in Oniva

Oniva verwendet drei zentrale Elemente:

• Kontakte: Individuelle Personen oder Entitäten, die in der Eventdatenbank hinterlegt sind. Ein Kontakt kann für mehrere Events angemeldet sein.
• Buchungen: Eine Buchung stellt die Anmeldung eines Kontakts für ein bestimmtes Event dar und verknüpft ihn mit gebuchten Optionen.
• Gebuchte Optionen: Spezifische Bestandteile einer Buchung, die den individuellen Bedürfnissen des Events angepasst sind.

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Anmeldeformular

Das Anmeldeformular ist ein standardisiertes Formular zur Erfassung allgemeiner, für alle Gäste relevanter Informationen. Diese beinhalten:

• Pflichtfelder wie Name und E-Mail-Adresse, die für alle Gäste einer Berechtigungsgruppe ausgefüllt werden müssen.
• Anpassbare Felder für spezifische Anforderungen je nach Berechtigungsgruppe, etwa Abteilung oder Kundenberater für interne und externe Gäste.

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Zusätzliche Abfragen

Zusätzliche Abfragen sind optionale Felder, die bei der Buchung bestimmter Optionen auftauchen und nur spezifische Informationen für einzelne Buchungen abfragen. So können beispielsweise Ernährungspräferenzen beim Mittagessen oder Workshop-Präferenzen gesammelt werden. Sie bieten:

• Flexibilität für individuelle Buchungsoptionen.
• Maßgeschneiderte Fragen, die nur bei Auswahl der jeweiligen Option erscheinen.

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Unterschiedliche Datenspeicherung

• Anmeldeformular: Daten werden dem Kontakt (Person) zugeordnet und sind allgemeingültig.
• Zusätzliche Abfragen: Daten sind buchungsbezogen und erfassen situationsspezifische Informationen.

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Konfiguration von Formularfeldern

Alle Felder folgen der gleichen Konfigurationslogik, ob im Anmeldeformular oder bei zusätzlichen Abfragen:

• Bezeichnung und Eingabetyp (z. B. Text, Auswahl, Datei-Upload) definieren die Inhalte.
• Vordefinierte Werte und Platzhalter bieten Orientierung für die Eingabe.
• Pflichtfeld-Einstellung und Verbergen für Kontakt ermöglichen eine flexible Anpassung der Felder.

Bei Bedarf lassen sich auch benutzerdefinierte Identifikatoren und versteckte Felder nutzen, etwa für interne Notizen oder Kundennummern.‍‍‍

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Nachdem du ein neues Feld erstellt oder ein bereits existierendes geöffnet hast, kannst du folgende Konfigurationen vornehmen:

• Bezeichnung: Dieser Text wird deinen Kontakten über dem Feld angezeigt.
• Eingabefeld: Hier kannst du den Eingabetyp definieren. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Einfacher Text, mehrzeiliger Text, E-Mailadresse, Datum, Checkbox, Einfache Auswahl, mehrfache Auswahl, Datei Upload, Bild Upload, Textzeile ohne Eingabe (beispielsweise für Zwischentitel).
• Wert: Hier kannst du einen vordefinierten Wert angeben. Diesen können deine Gäste aber auch überschreiben. Nutze dieses Feld nur, wenn der vordefinierte Wert in fast allen Fällen gleich sein wird oder bei einfacher oder mehrfacher Auswahl. Bei Einfacher- und Mehrfachauswahl müssen über das Feld "Wert" die verschiedenen Optionen angeben und mit einem Komma getrennt werden. → Beispiel: Option 1, Option 2, Option 3
• Platzhalter: Der Platzhalter wird im Feld angezeigt, beinhaltet aber keinen Wert und verschwindet, sobald ein Kontakt das Feld anklickt.
• Pflichtfeld: Definiert, ob das Feld in Pflichtfeld ist, oder nicht.
• ‍Formularfeld-Identifikator: Damit die Verknüpfung der Gästedaten funktioniert, sollte wo vorhanden immer mit einem vom System vordefinierten Identifikator gearbeitet werden. Standardmäßig sind folgende Identifikatoren definiert: title, function, firstname, lastname, organization, phone_mobile, image, job_title, badge_info, email, street, zip, city.
• ‍Für Kontakt verbergen: Das Eingabefeld ist für Gäste nicht sichtbar. Nur Admins können dieses Feld  sehen und bearbeiten. Eignet sich für Kundennummern, Notizen etc.

Die Bezeichnungen und Textfelder (auch Checkboxen) sind jeweils auf 255 Zeichen beschränkt. Beim statischen Text können bis zu 2’000 Zeichen platziert werden.

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Weitere Hinweise zur Datenverwaltung

Beim Importieren neuer Kontaktdaten ignoriert Oniva nicht-erfasste Spalten. Sollten diese als Felder benötigt werden, müssen sie vorher im Anmeldeformular angelegt werden. Wenn diese für die Kontakte im Buchungsprozess nicht sichtbar sein sollen, können sie als "versteckt" gekennzeichnet werden.