‍Konten bearbeiten

Die Konten findest du in Oniva Admin unter Einstellungen. Wenn du diesen Navigationspunkt nicht findest, hast du nicht die entsprechenden Rechte. Nur Plattform-Admins von Benutzer:innen mit Premium-Lizenz können Konten bearbeiten. Solltest du eine Anpassung eines Kontos auf einer tieferen Lizenzstufe benötigen, kannst du den Oniva-Support über das Formular unten im Artikel kontaktieren.

Konten manuell erstellen

Über den Button "Konto erstellen" können neue Benutzer oder Benutzerinnen angelegt werden.

Angaben

• Vorname: Vorname des Benutzenden
• Name: Nachname des Benutzenden
• E-Mail: E-Mail des Benutzenden
• Mobile: Mobilfunknummer des Benutzenden zur Kommunikation mittels SMS
• Sprache: Vordefinierte Systemsprache für Benutzende
• Geschlecht: Geschlecht des Benutzenden, welches die automatische Auswahl der entsprechenden Anrede in den Benachrichtigungen steuert
• Kontotyp: Auswahl des Kontotyps, welchem der Benutzende zugeordnet wird. Über Kontotypen können z. B. Login- oder Zugriffsmethoden definiert werden.
• Kontoname: Kontoname des Benutzenden, in der Regel die E-Mailadresse
• Passwort: Erstmaliges Vergeben eines Passworts, kann vom Benutzenden beim Login mit "Passwort vergessen" zurückgesetzt werden
• Authentifizierung über mobile App: zwingt dieses Konto beim nächsten Login, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten.
• Admin-Rechte: Möchtest du einem Konto Admin-Rechte zuweisen, kannst du dies beim Bearbeiten des Kontos auswählen. Mehr zu Berechtigungen findest du im dazugehörigen Support-Artikel zu Konto-Rollen & Berechtigungen.
• Verantwortliche Ticket Koordinierende: In Oniva kann jedem Konto ein/e Ticket-Koordinierende/r zugewiesen werden. Diese Personen können im Auftrag der Person mit dem Konto Events mit Buchungen auf Anfrage buchen oder Buchungen freigeben. Die Freigabe durch Ticket-Koordinierende ändert jedoch lediglich den Buchungsstatus auf "ausstehend".

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Kontogruppen

Mit Hilfe von Kontogruppen können individuelle Zielgruppen für Events erstellt werden. So kann z.B. für wiederkehrende Events die gleiche Zielgruppe verwendet werden. Kontogruppen können innerhalb eines Events für folgende Vorgänge verwendet werden:

• Du kannst eine vordefinierte Gruppe von Konten verwenden, um Kontakte zu importieren und dann Einladungen an diese Kontakte zu versenden
  Kontogruppen können verwendet werden, um Event Kontakte in die Kontaktliste zu importieren.
• Du kannst eine vordefinierte Gruppe von Konten verwenden, um den Zugriff auf deinen Event einzuschränken
  Auf Eventebene kann unter Berechtigungsgruppen unter Zugriff auf Event Website nur für ausgewählte Kontogruppen erlauben die Kontogruppe hinterlegt werden. Mit dieser Einstellung haben nur Benutzende der entsprechenden Gruppe Zugriff auf den Event.

Konto zu Kontogruppen hinzufügen

1. Den entsprechenden Workspace öffnen
2. Den Menüpunkt Kontogruppen wählen
3. Eine neue Kontogruppe erstellen oder eine bestehende auswählen, Konten bearbeiten wählen
4. Konto über die E-Maildresse hinzufügen oder entfernen
5. Nach einigen Minuten wird eine E-Mail an die E-Mailadresse des Admin Kontos eine E-Mail gesendet, die über den Erfolg des Imports informiert

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Konten importieren

‍Um eine Vielzahl von Konten in Oniva zu erstellen, können Kontos mittels Excel-Liste importiert werden. Klicke dazu auf "Excel importieren", um den Importvorgang zu starten.

Um einen reibungslosen Importvorgang zu gewährleisten, kannst du die Beispieltabelle in Schritt 1 herunterladen.

Schritt 1 - Auswahl der Optionen:

• Kontotyp: Auswahl des Kontotyps, dem die Kontos angehören sollen
• Datei: Auswahl der zu importierenden Excel-Datei
• Bestätigung der Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten: Sicherstellung des Einverständnisses der betroffenen Personen bezüglich der angestrebten Datenverwendung

Schritt 2 - Zuweisung der Tabellenspalten:
‍Um die zu importierenden Daten dem jeweiligen Datenfeld zuzuordnen, musst du in Schritt 2 eine Zuweisung der Daten aus dem Excel mit den vorhandenen Datenfeldern in Oniva vornehmen.

Schritt 3 - Importvorschau:
Überprüfe die korrekte Zuordnung der ausgewählten Datenfelder und schließe den Vorgang mit dem Button "Importieren" ab.

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Konten sperren oder löschen

Um ein Konto zu sperren, navigiere zur Kontoliste und wähle das entsprechende Konto aus. Klicke dann im Aktionsmenü (···) auf "Blockieren" oder "Löschen". Der Status des Kontos wird im Listeneintrag angezeigt:

• Aktiv: Das Konto hat Zugriff auf Oniva.
• Inaktiv: Das Konto hat keinen Zugriff auf Oniva.

Manuelle Entsperrung:
‍Um ein gesperrtes Konto zu aktivieren, wähle im Aktionsmenü "Entsperren" aus.

Automatische Sperrung:
‍Sofern Oniva über eine Schnittstelle zu einer Kontodatenbank (z. B. Active Directory) verfügt, werden mit dem regelmäßigen Datenimport nicht mehr aktive Konten automatisch gesperrt.