In diesem Artikel wird erläutert, wie Buchungen in Oniva verwaltet werden, einschließlich der verschiedenen Buchungs- und Zahlungsstatus sowie der Schritte zum Erstellen, Stornieren und Exportieren von Buchungen für Veranstaltungen.
Im Bereich der Buchungen werden sämtliche Buchungsvorgänge im Zusammenhang mit einer Veranstaltung übersichtlich aufgeführt. Jede Buchung ist durch eine eindeutige Buchungsnummer identifizierbar und verfügt über einen spezifischen Buchungsstatus, der den aktuellen Zustand der Buchung widerspiegelt. Diese Buchungen sind jeweils einem einzelnen Kontakteintrag im Rahmen des Events zugeordnet, wobei es durchaus vorkommen kann, dass ein einzelner Kontakt mehrere Buchungen für verschiedene Veranstaltungen vornimmt oder mehrere für eine Veranstaltung erstellt.
In Oniva gibt es bestätigte und unbestätigte Buchungen. Wenn ein Kontakt eine Buchung startet, wird automatisch eine Buchung mit dem Status "reserviert" angelegt. Wenn der Kontakt die Buchung abschließt, wird sie als "bestätigt" markiert und der Gast erhält eine Buchungsbestätigung. Wenn der Kontakt die Buchung nicht abschließt oder abbricht, erhält die Buchung einen unbestätigten Status wie "abgebrochen" oder "abgelaufen". Unbestätigte Buchungen werden dennoch unter "Buchungen" angezeigt, um die Aktivität der Kontakte besser verfolgen zu können.
Im Folgenden findest du alle Buchungsstatus:
Buchungen mit Zahlung haben neben dem Buchungsstatus auch einen Zahlungsstatus. Wenn eine Buchung über den Admin angelegt wird, erfolgt keine direkte Zahlung. In diesem Fall erhält die Buchung den Zahlungsstatus "offen" und den Buchungsstatus "bestätigt". Folgendes sind mögliche Zahlungsstatus:
Jede Buchungsoption hat zusätzlich zum Gesamtstatus der Buchung einen eigenen Status. So kann beispielsweise die Buchung insgesamt bestätigt und gültig sein, während eine einzelne Option auf der Warteliste steht. Der Status der einzelnen Option wird direkt bei dieser angezeigt, während der gesamte Buchungsstatus oben neben der Buchungsnummer aufgeführt wird.
Oniva bietet zwei separate Tabellen:
Zusammengefasst: Die Tabelle "Buchungen" bietet eine kompakte Übersicht über alle Buchungen, während die Tabelle "Gebuchte Optionen" detaillierte Informationen zu jeder einzelnen Option enthält.
Buchungen können von Kontakten selbst oder vom Admin erstellt und wieder storniert werden.
Hinweis: Zahlungsstatus
Wenn es kostenpflichtige Buchungsoptionen gibt, bleibt der Zahlungsstatus nach Abschluss der Buchung durch einen Admin "offen", auch wenn die Buchung bestätigt ist. Der Admin kann dann eine Zahlungsaufforderung senden oder den Zahlungsstatus selbstständig anpassen.
Du kannst eine Buchung stornieren, indem du sie über Kontakte oder Buchungen öffnest. Unterhalb der Buchung findest du einen Button, über den du die Buchung stornieren kannst. Wenn du nur eine Option einer Buchung stornieren möchtest (Teilbuchung), kannst du dies über den Link unter der Option "Element stornieren" tun. Hier kannst du auch ein Element zu einer bestehenden Buchung hinzufügen. Über das Kreuz oben rechts in der Buchung kann die gesamte Buchung gelöscht werden. Sie verschwindet damit vollständig und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wann und von wem sie erstellt wurde.
Tipp: Stornieren oder löschen?
Wir unterscheiden zwischen Stornierungen, Löschungen und Abmeldungen. Stornierungen sind bereits bestätigte Buchungen, die rückgängig gemacht werden. Bei Löschungen wird der gesamte Datensatz gelöscht und ist später nicht mehr sichtbar. Abmeldungen sind Kontakte, die eine Einladung abgelehnt haben, also von vornherein nie zugesagt haben.
Die folgende Grafik zeigt einen Kontakt mit einer bestehenden Buchung. In dieser Buchung wurde die Buchungsoption "Physische Teilnahme" ausgewählt. Über die linke Navigation gelangst du zu den Kontaktdaten, wo die Informationen aus dem Anmeldeformular bearbeitet werden können. Zusätzliche Abfragen, die an eine Buchungsoption geknüpft sind – wie in diesem Fall die Auswahl des Mittagessens – findest du unter der Buchung sowie direkt bei der entsprechenden Buchungsoption.
Bei Buchungen mit dem Zahlungsstatus "offen" kann der Admin den Status aktualisieren.
Über die Zahlungsverlauf können auch die Zahlungsversuche eingesehen werden. Hier kann überprüft werden, wie oft ein Gast versucht hat zu zahlen. Bei fehlgeschlagenen Zahlungen wird auch der Grund angegeben.
Hinweis: Zahlungsverlauf nur bei Zahlungsversuch
Erscheint die Option Zahlungsverlauf nicht, wurde noch kein Zahlungsversuch per Online-Zahlung unternommen.
Über den Button "Zahlung vervollständigen" unten in der Buchung kann die Zahlung vervollständig werden. Wird in der Auswahl Rechnung oder Bar gewählt, ändert sich der Zahlungsstatus direkt auf "bezahlt". Wird Online Zahlung gewählt, wird dem Gast eine Zahlungsaufforderung mit einem Link auf die Online-Zahlung zugestellt (über Kreditkarte, Postcard oder TWINT).
Wenn eine Zahlungsaufforderung für eine Online-Zahlung (per Kreditkarte, Postcard oder TWINT) verschickt wurde, kann der Zahlungsstatus über "Status abgleichen" aktualisiert werden. Wende dies auch an, wenn der Verdacht besteht, dass eine Zahlung erfolgt ist, der entsprechende Status jedoch in Oniva nicht angezeigt wird. Generell erfolgt die Aktualisierung des Status automatisch.
Die Buchungen können über " Herunterladen " als Liste exportiert werden. Dabei wird die Liste mit den aktuell eingestellten Filtern exportiert. Sollen auch alle stornierten und abgelaufenen Buchungen exportiert werden, kann der Filter "Alle" gewählt werden. Mit "Bestätigt" werden nur die gültigen Buchungen heruntergeladen. Sollen nur die Buchungen einer Buchungsoption exportiert werden, kann in den Filteroptionen die gewünschte Buchungsoption ausgewählt werden.
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