Cet article explique comment gérer les réservations sur Oniva, y compris les différents statuts de réservation et de paiement, ainsi que les étapes pour créer, annuler et exporter des réservations pour des événements.
Dans la section des réservations, tous les processus de réservation liés à un événement sont clairement affichés. Chaque réservation est identifiée par un numéro de réservation unique et dispose d'un statut de réservation spécifique qui reflète l'état actuel de la réservation. Ces réservations sont associées à un contact individuel dans le cadre de l'événement, et il peut arriver qu'un même contact effectue plusieurs réservations pour différents événements ou plusieurs pour un seul événement.
Sur Oniva, il existe des réservations confirmées et non confirmées. Lorsqu'un contact démarre une réservation, une réservation avec le statut "réservé" est automatiquement créée. Lorsque le contact termine la réservation, elle est marquée comme "confirmée" et l'invité reçoit une confirmation de réservation. Si le contact ne termine pas ou annule la réservation, celle-ci reçoit un statut non confirmé comme "annulée" ou "expirée". Les réservations non confirmées sont tout de même affichées sous "Réservations" pour mieux suivre l'activité des contacts.
Voici tous les statuts de réservation :
Les réservations avec paiement ont également un statut de paiement en plus du statut de réservation. Lorsqu'une réservation est créée par l'admin, aucun paiement direct n'est effectué. Dans ce cas, la réservation reçoit le statut de paiement "ouvert" et le statut de réservation "confirmée". Voici les statuts de paiement possibles :
Chaque option de réservation a son propre statut en plus du statut général de la réservation. Par exemple, la réservation peut être confirmée et valide, tandis qu'une option individuelle est sur liste d'attente. Le statut de chaque option est affiché directement avec celle-ci, tandis que le statut général de la réservation est affiché en haut, à côté du numéro de réservation.
Oniva propose deux tableaux distincts :
Les réservations peuvent être créées et annulées soit par les contacts eux-mêmes, soit par l'admin.
Remarque : Statut de paiement
S'il y a des options de réservation payantes, le statut de paiement reste "ouvert" après la confirmation de la réservation par un admin, même si la réservation est confirmée. L'admin peut ensuite envoyer une demande de paiement ou ajuster le statut de paiement lui-même.
Tu peux annuler une réservation en l'ouvrant via Contacts ou Réservations. Sous la réservation, tu trouveras un bouton pour annuler la réservation. Si tu souhaites seulement annuler une option d'une réservation (réservation partielle), tu peux le faire via le lien sous l'option "Annuler l'élément". Tu peux également ajouter un élément à une réservation existante. En utilisant la croix en haut à droite dans la réservation, la réservation entière peut être supprimée. Elle disparaît alors complètement et il n'est plus possible de savoir quand et par qui elle a été créée.
Conseil : Annuler ou supprimer ?
Nous faisons la distinction entre annulations, suppressions et désinscriptions. Les annulations concernent les réservations déjà confirmées qui sont annulées. Les suppressions impliquent la suppression de l'ensemble de l'enregistrement, qui n'est plus visible ensuite. Les désinscriptions concernent les contacts qui ont refusé une invitation, c'est-à-dire qui n'ont jamais accepté dès le départ.
Le graphique ci-dessous montre un contact avec une réservation existante. Dans cette réservation, l’option de réservation "Participation physique" a été sélectionnée. En utilisant la navigation à gauche, tu peux accéder aux données du contact et modifier les informations issues du formulaire d’inscription. Les requêtes supplémentaires associées à une option de réservation – comme ici le choix du déjeuner – se trouvent sous la réservation ainsi que directement dans l’option de réservation concernée.
Pour les réservations avec le statut de paiement "ouvert", l'admin peut mettre à jour le statut.
Le historique des paiements permet également de consulter les tentatives de paiement. Tu peux vérifier combien de fois un invité a tenté de payer. En cas d'échecs de paiement, la raison est également indiquée.
Remarque : Historique des paiements uniquement en cas de tentative de paiement
Si l'option Historique des paiements n'apparaît pas, aucune tentative de paiement en ligne n'a été effectuée.
Via le bouton "Compléter le paiement" en bas de la réservation, le paiement peut être finalisé. Si tu choisis Facture ou Espèces, le statut de paiement passe directement à "payé". Si tu choisis Paiement en ligne, une demande de paiement avec un lien vers le paiement en ligne (par carte de crédit, Postcard ou TWINT) sera envoyée à l'invité.
Si une demande de paiement pour un paiement en ligne (par carte de crédit, Postcard ou TWINT) a été envoyée, le statut de paiement peut être mis à jour via "Synchroniser le statut". Utilise cette option également si tu soupçonnes qu'un paiement a été effectué mais que le statut correspondant n'est pas affiché sur Oniva. En général, la mise à jour du statut se fait automatiquement.
Les réservations peuvent être exportées en tant que liste via "Télécharger". La liste sera exportée avec les filtres actuellement appliqués. Pour exporter également toutes les réservations annulées et expirées, tu peux choisir le filtre "Tous". Avec "Confirmées", seules les réservations valides seront téléchargées. Si tu souhaites exporter uniquement les réservations d'une option de réservation, tu peux sélectionner l'option de réservation souhaitée dans les options de filtre.
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